Экспертиза ценности документов

Объединение усилий специалистов отрасли, историков  и архивистов создает условия  для реальной объективной оценки документов. Ведь огромный поток документной  информации затрудняет их выявление. Погоня за обобщенной информацией порой  приводит к выхолащиванию ценных документов, отходящих от привычных  стереотипов, содержащих информацию о  новаторских начинаниях, творческих поисках, нестандартных решениях проблем. Особенно характерно содержание такой  информации в документах определенных исторических периодов, связанных с  различными переменами в жизни общества — политическими, экономическими, социальными, культурными. Задача экспертной службы — сохранить наиболее ценные документы  из тех, что освещают ход перестройки  и экономических реформ.

 

 

                   Критерии экспертизы ценности.

 

Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем  комплексного применения критериев  происхождения, содержания, внешних  особенностей документов.

Критерии  экспертизы ценности - это система  научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

• Критерии происхождения документов;
• Критерии содержания документов;
• Критерии внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: значение учреждения или лица в жизни  общества; значимость событий (явлений, предмета), отраженные в документах; время и место создания документов.

Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов.

Значимость  учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. В процессе деятельности общества создается  огромное количество учреждений, организаций  и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные, учебные и другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Критерий  значимость события позволяет оценивать  документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о  существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы  в зависимости от степени участия  учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного  в документах.

Большое значение имеет критерий время образования  документов. Чтобы оградить от уничтожения  документы, была введена запретная  дата - 1922 год. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к  уничтожению и выделяются. Личные дела и документы биографического  характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению  не подлежат.

Критерий  место образования документов также  требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут  быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного  явления.

Наиболее  полно основную деятельность организации  отражают:

организационно-учредительные  и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы  и др.), а также годовые планы  и отчеты. Это документы постоянного  хранения;

 

                

 

 

 

 

 

 

                        Порядок проведения.

 

Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного  обеспечения управления совместно  с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

Дела  с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью  определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному  хранению.  
    Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.  
    Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.  
    Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации  состоит из следующих этапов:

• проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
• запись ЭД на машинные носители;
• проверка качества записи;  
• описание ЭД;
• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
• подготовка комплекта сопроводительной документации.

 

    Сопроводительная  документация ЭД должна быть достаточной  для обеспечения их сохранности  и использования.

 

При этом рассмотрение и  утверждение актов о выделении  документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

По утвержденным актам  дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное  хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения  дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению, составляется и их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. «Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет...»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  литературы:

 

1. Кузнецова Т.В «Секретарское дело».
2. Учебник «Архивоведение» М.: ПрофОбрИздат, 2002
3. «Основные правила работы организаций» М.: 2003