История развития системы государственного делопроизводства

Содержание

 

Введение                                                                                                                   3

1. История развития системы  государственного делопроизводства                  4

    1.1. Делопроизводство в Древнерусском государстве                                     4         

    1.2. Приказное делопроизводство в XV—XVII вв.                                          6

    1.3. Коллежское делопроизводство                                                                   9

    1.4. Министерская система управления и делопроизводства                       11

1.5. История развития делопроизводства в  ХХ вв.                                       14

Заключение                                                                                                             17

Список использованной литературы                                                                   19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

С древнейших времён дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаём историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далёкие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Изначально фиксировались лишь отдельные, наиболее важные исторические моменты. По мере зарождения и становления государства, развивалась и система делопроизводства. Возрастание объема документации приводили к увеличению сложности по управления технологическим циклом движения документов. Перспективы значительного увеличения уровня автоматизации и механизации создания, обработки и контроля за движением документов появились с использованием компьютеров и созданием компьютерных технологий в делопроизводстве.

Целью контрольной работы было: проанализировать историю развития системы государственного делопроизводства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Проанализировать методическую и теоретическую литературу

по проблеме исследования;

• Выявить основные этапы развития делопроизводства в России;
• Раскрыть актуальность и значимость данных теоретических

вопросов.

 

 

 

 

1. История развития  системы государственного делопроизводства

 

1.   Делопроизводство в Древнерусском государстве

 

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществлявшие свою деятельность либо с очень ограниченным штатом чиновников, либо вообще без него. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Письменные документы того периода, дошедшие до нас, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве существовала культура написания документов. Примером могут служить договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов: в первом случае — письменных завещаний, во втором — подорожных грамот для купеческих кораблей.

В период правления князя Владимира Святославича в Киеве — столице Древнерусского государства (978—1015) — существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» — хранителей княжеской печати, «металников» — судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.

В этот период в основном документировались правовые отношения, создавались жалованные и вкладные грамоты, завещания. Возникли и достаточно крупные собрания письменных материалов, еще не разделенных на архивы и книжные библиотеки. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными актами создавались документы, фиксировавшие конкретные частные правоотношения.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это были, как правило, центральные храмы во имя святых — покровителей конкретных городов. В крупных городах существовали хранилища документов.

Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, т. к. церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сами монастыри — достаточно крупные экономические предприятия — документировали свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого и свободное место в духовных книгах.

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет псаломщиков и дьяков.

Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т. е. типовые устойчивые формы документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству — «формулярники». Устанавливались приемы засвидетельствования документов, их составления и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках).

Появились также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались «ларником» и уничтожались в присутствии свидетелей.

Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще нельзя. Это был период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности.

 

2.   Приказное делопроизводство в XV—XVII вв.

 

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства,— с середины XV в. Московское государство сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государством, сколько хозяйством князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам (прообраз будущих административных ведомств).

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи; отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, трансформировались в сложные и постоянные присутственные места — избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению — князьям и боярам — по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением — Боярской думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом — по названию первых государственных учреждений — приказов.

В целом система органов государственного управления в XV—XVII вв. выглядит следующим образом:

Царь

Боярская дума

Приказы (разрядный, наместный, посольский, тайных дел, разбойный, пушкарский, холопий, казанский, большой казны,сибирский и др.)

 

Рис. 1. Система органов государственного управления в XV—XVII вв.

 

Однако в этот период управление не составляло стройной системы и основывалось на принципе «поручений»: круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в тот период документы можно сгруппировать по следующим основным видам: указные грамоты (царские указы), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные.

Отписки — документы, поступившие в приказы с мест от воевод. Грамоты — царские указы, посылаемые из приказов на места — боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады. Воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы. Приказы между собой общались посредством памятей. Обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр — совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфичной для каждого вида документа. Формуляр — результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские грамоты начинались с указания автора и адресата (от кого — кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому…» Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…»

В заключительной части указной грамоты обозначались дата ее составления и место, где она была написана: «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1766 года, марта в 16 день». Челобитная заканчивалась заверительной надписью («К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил.»); указывались также имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

В целом в приказной период постепенно формировалась система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывались кадры делопроизводственных служащих, создавались устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, пользуясь отрывочными и частными мерами и не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

 

3. Коллежское делопроизводство

 

Становлением системы коллежского делопроизводства начал заниматься Петр I.

В 1699г. он вводит в обращение гербовую бумагу, а в 1700г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме. Первым учреждением стал Сенат - первоначально законодательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Для работы правительство из-за боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей.

Учреждается должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и об исполнении указов. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан доносить об этом генерал-прокурору.

В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и Коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах.

Первоначально коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720г.

Этот регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской». Доминирующее получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии.

Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. Кроме него в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).