История делопроизводства

     1 История становления  архивного дела 

     1.1 Появление архивов  в Древнерусском  государстве 
 

     На  ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных  учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

     Письменные  документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и  лингвистами, показывают, что уже  в X в. в Древнерусском государстве  была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей.

     В период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства (978-1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати, "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.

     В этот период в основном документируются  правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Археологические  раскопки сначала в Новгороде, а  потом и в Пскове, Смоленске, Витебске, Старой Руссе и других городах  позволили обнаружить частную переписку рядовых жителей северо-западных областей Древнерусского государства XI-XV вв. (как мужчин, так и женщин). Возникают и достаточно крупные собрания письменных материалов, еще не разделенных на документные архивы и книжные библиотеки. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами ("Русская Правда", Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; житийные записи - при срочном найме работников; полные грамоты - при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.

     С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов. Поскольку правом выдачи документов, закрепляющих за горожанами земли и другое имущество, пользовались и "концы" (районы) Новгорода, то хранилищами и местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел - рыбаков, торговцев различным товаром, шорников, оружейников и т.д. В таких патрональных храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций. Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.) и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сам монастырь - достаточно крупное экономическое предприятие - документировал свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого и свободное место в духовных книгах.

     Накопление  традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально  их состав пополнялся за счет церковных  псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

     Объем документов определить не представляется возможным, однако характерно, что в  Городище под Новгородом и в самом  Новгороде найдено около 350 свинцовых  печатей - булл, употребляющихся для  скрепления документов. Примерно столько  же их найдено позднее при проведении раскопок в Пскове.

     В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической  силы документов. Материалы вынимались "ларником" и уничтожались в  присутствии свидетелей. "Ларник" не только заведовал ларем, хранящим документы, но и был уполномочен скреплять частноправовые акты городской печатью (Псков). Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело. Достаточно распространенная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесения в судные грамоты указаний об аннулировании подложных документов.

     Практически до конца XIV в. основным материалом для  письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья  или козлиная кожа), называемый в  документах и "хартией" и просто "телятиной". Лучший пергамент  привозили из Греции или ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

     Несмотря  на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических  фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства  и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. Это период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки. Вместе с тем, отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и городов и конкретных чиновников (дьяков) с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией, т.е. выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства. 
 

     1.2 Понятие «архивы»  их виды задачи  и функции 
 

     Архив - учреждение или структурное подразделение  организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование  архивных документов;

     Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

     Муниципальный архив - структурное подразделение  органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

     Архив организации - структурное подразделение  организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование  документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

     Архивы  организаций подразделяются на:

     - передающие свои документы в  архивные учреждения на постоянное  хранение;

     - не передающие свои документы  в архивные учреждения на постоянное  хранение.

     Согласно  Федеральному закону от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования этих архивов. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

     Федеральный закон устанавливает следующие  сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций-источников комплектования до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

     1) для документов федеральных органов  государственной власти, иных государственных  органов Российской Федерации  (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

     2) для документов органов государственной  власти, иных государственных органов  субъектов Российской Федерации  и организаций субъектов Российской  Федерации - 10 лет;

     3) для документов органов местного  самоуправления и муниципальных  организаций - 5 лет;

     4) для отдельных видов архивных  документов:

     а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

     б) документов по личному составу, записей  нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

     в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

     г) технологической и конструкторской  документации - 20 лет;

     д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

     е) научной документации - 15 лет;

     ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

     з) видео- и фонодокументов - 3 года.

     Основными задачами архива организации являются:

     - комплектование архива документами,  состав которых предусмотрен  положением об архиве;

     - учет и обеспечение сохранности  документов;

     - создание научно-справочного аппарата  к документам архива;

     - использование хранящихся в архиве  документов;

     - подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду  Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ.

     В целях выполнения основных задач  архив осуществляет следующие функции:

     - ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

     - принимает упорядоченные документы  структурных подразделений организации  и организаций - источников комплектования  архива;

     - учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

     - создает и поддерживает в актуальном  состоянии научно-справочный аппарат  к документам архива;

     - организует информационное обслуживание  руководителей и структурных  подразделений организации, осуществляет  использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

     - проводит экспертизу ценности  и осуществляет комплекс организационных  и методических мероприятий по  передаче документов на постоянное хранение;

     - осуществляет проверку правильности  формирования и оформления дел  в структурных подразделениях  организаций и других организациях - источниках комплектования;

     - организует работу по составлению  номенклатуры дел организации;

     - оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;