История делопроизводства в России

Содержание

 

Введение  3

     1.  Приказное  делопроизводство XVI—XVII вв.  4

     2.  Система  коллежского делопроизводства XVIII в.  5

     3.  Система  министерского делопроизводства XIX - начала XX вв.   7

Заключение  15

Список использованной литературы 16

 

 

 

 

 

Введение

 

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. 

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты и другое). Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.

Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилось единоначалием. Сложилась исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда.

 

 

1. Приказное делопроизводство XVI—XVII вв.

В XVI-XVII  в.в. в Русском государстве действовала система приказов – центральных государственных учреждений, которые подчинялись царю и Боярской думе. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. «Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров» [2, с.5-6].

В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло.

Приказов насчитывалось около 80, в каждом из них было  от 3 до 7, а в отдельных случаях – более 400 «приказных людей».

 С созданием приказов в  Русском государстве сложилось  обширное бумажное делопроизводство. В деятельности приказов  появились  прямые предписания по содержательной  и оформляющей частям документов, порядок их оформления и движения как внутри приказа, так и между приказами. Делопроизводство требовало определенных навыков и опыта, которых часто не имел начальник  приказа – судья, поэтому в помощники судьям в приказы назначались дьяки.

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа – «черное письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов.

Русская канцелярия четко различала тексты лицевой и оборотной стороны листа. Для разного рода пометок обычно использовалась оборотная сторона. Лицевая  сторона документа так и называлась «лицо».

Площадь листа, на котором размещался основной лист документа, также  имела свои названия. Так, верх листа и помещенная на нем часть текста документа называлась «головой»; часть листа под основным текстом с лицевой или оборотной стороны называлась «исподом» (на этой площади обычно размещались отдельные отметки оформляющей части документа). Окончательно подготовленный, вступивший в документооборот беловой вариант документа назывался «матица». При составлении копии документа обязательно указывались отличительные особенности его матицы как подлинника, иногда сообщалось место ее хранения [1,с.8].

  Именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

Делопроизводство в учреждениях XVI-XVII вв. основывалось на сложившихся традициях и не регулировалось законодательством.

 

2. Система коллежского делопроизводства XVIII в.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 – 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Было решено взять за образец шведские коллегии и, учитывая особенности российского государственного строя, постепенно вводить в России коллегиальную систему управления. «Петр I подчеркивал важность коллегиальности в работе государственных учреждений – «что един не постигнет, постигнет другой». Система делопроизводства этого времени получила название коллежской» [1,с.10].

Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. 

Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря. 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей.

Наиболее важные документы готовились секретарем коллегии, остальные – по указанию секретаря – канцеляристами. Часть документов составлялась «по генеральным формулярам», т.е. обязательным формам документов. Кстати, обязательность составления документов в соответствии с формулярами предусматривалась многими законоположениями Петра I.

Разновидностями переписки были письма, доношения, реляции, известия, требования, прошения. На документе, поступившем в коллегию, секретарь в верхнем правом углу проставлял дату и номер.

В 1722 г. издается «Табель о рангах», положившая начало строгой системе чинов, знаний, титулов, употребление которых в официальных бумагах было обязательным [1].

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива – общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Таким образом, XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала. 

 

3. Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, управление осуществлялось на основе единоналичия с помощью таких официальных документов, как циркуляры и распоряжения (в гражданских делах), приказы (в военных делах). Разработанное крупнейшим государственным деятелем М.М.Сперанским «Общее учреждение министерств» (1811 г.) установило единообразие делопроизводства и отчетности.

Рассуждая о свойствах слов, М.М.Сперанский рекомендовал придерживаться строгих языковых правил. Рекомендации М.М.Сперанского по формированию канцелярского стиля речи внесли огромный вклад в то, что в современном делопроизводстве принято называть унификацией языка деловой переписки. Делопроизводство дореволюционного времени называют министерским делопроизводством [1].

«Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку «сношений» (переписке) министерств с другими учреждениями.

Содержание «Общего учреждения министерств» свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин — письмоводство), и движение документов и дел («порядок течения дел»), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или «производства дел» (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений). 

Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами, губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела. Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.

Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) — донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, «не терпящие времени», или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента — правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве.

 Общий порядок движения дел  в министерствах строго регламентировался, и редкое дело могло избежать  участи пройти весь путь его  подготовки и рассмотрения - от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал «коллежский» порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения «слово в слово» всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров.

С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации — журнальная.

Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: 

- документы, составлявшие внутреннее  делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные  реестры и др.);

- документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе — «исполнительные бумаги».

Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась «иерархия властей и мест», определившая систему «сношений» учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как «вписаться» в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора — указы, повеления; от Государственного совета — высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров — выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений.

Самостоятельную стадию «производства дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.