История делопроизводства в России

Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал пометку "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответственного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк "чернил" подготовленный документ, т. е. Исправлял его, младший подьячий "справлял", т. е. Сверял беловик с черновиком, удостоверял ("справлял") его своей подписью - "справой", которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалось "припись" дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: "а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам… руки не прикладывают, для того и устроены они думные дьяки". Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или "припись", дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк "приписывал" документ на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов. В Уложении перечислены неприсутственные дни - Рождество (с24 декабря до 8 января) и вся неделя Пасхи и др.; общее количество неприсутственных дней было достаточно велико. Сношения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществлялись с помощью нарочных; ответы отсылались не с нарочным гонцом, а при случае.

 

 

 

 

 

 

 

2. Коллежское делопроизводство

Становлением системы коллежского делопроизводства начал заниматься Петр I.

В 1699г. он вводит в обращение гербовую бумагу, а в 1700г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме. Первым учреждением стал Сенат - первоначально законодательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Для работы правительство из-за боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей.

Учреждается должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и об исполнении указов. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан доносить об этом генерал-прокурору.

В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и Коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах.

Первоначально коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720г.

Этот регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской». Доминирующее получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии.

Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. Кроме него в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Рабочий день начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже он был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу вычиталось месячное жалование, за неотработанный час - недельное жалованье.

Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решение вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы.

Нотариус вел реестр нерешенных дел. Актуариус вел общий журнал всех входящих документов. У регистратора находились регистрационные книги - журнал с краткой записью содержания дел, решенных в коллегии и четыре регистрационные книги - A, B,C и D.

Книги А и В - для регистрации исходящих документов, C и D - входящих.

Книга А использовалась для записи краткого содержания документов, отправляемых на имя царя или в Сенат;

Книга В - краткого содержания документов, направляемых другим учреждениям и лицам;

Книга С - содержала в хронологической последовательности краткие выписки документов от царя или Сената;

Книга D - содержала краткие выписки документов от коллегий, губерний и других учреждений и лиц.

Все решенные дела сдавались в актохранилища, получивших европейское название - архивов.

Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

Завершила реформы Петра I Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями.

Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течение всего XIX в.

 

 

 

 

 

 

3. Министерская система управления и делопроизводства

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства - министерской, основанной на принципе единоначалия. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен из новой системы. Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802г. были: военно-морских сил, иностранных и внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Одновременно учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение на коллегиальных началах. Одновременно реформируется Сенат, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Министерское начало окончательно победило с изданием 28 января 1811г. «Общего учреждения министерств». Министры назначались императором и были ответственными только перед ним; директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру; начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений.

Поступающие в министерство дела делились на три категории:

ь Текущие дела - донесения, ведомости, представления, переписка и др.;

ь Чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

ь «не терпящие время» или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

Документы, создаваемые в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: документы внутреннего делопроизводства и документы, поступавшие из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.

До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось все исходящие бумаги отправлять в виде пакетов (конвертов), запечатанных сургучной печатью.

Ревизия дел составляла самостоятельный участок делопроизводства и являлась функцией начальников отделений, директоров; в губерниях - начальников присутвенных мест и губернаторов.

В делопроизводстве министерств произошли изменения форм документов: появились бланки учреждений с угловым расположением реквизитов.

Бланки печатались типографским способом или писались от руки. На протяжении всего XIX и начала XX веков осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Появляется обширная делопроизводственная литература, в том числе и работы теоретического характера. Появились письмовники - сборники образцов документов, первые - вторая половина XVIIIв., а с конца XVIII - начала XIXвв. начинают издаваться регулярно. До 1917г. издано более ста сборников.

4. Современное состояние системы управления и делопроизводства и пути его совершенствования

Однако происшедшие события 1917 года привели к полному слому государственного аппарата и зарождению принципиально новых устоев в сфере управления и делопроизводства в частности.

Фактически от власти были отстранены помещики, дворяне, купечество.

Для работы в советских учреждениях были привлечены люди (рабочие, солдаты и т.д.), не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.

На своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть.

Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями.

С одной стороны, пресекается деятельность видных ученных, с другой - активно и успешно работает несколько вполне самостоятельных школ управленческой мысли (Гостев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А. и др.).

Организуются исследования в области управления, Научной Организации Труда (НОТ) и делопроизводства, выходят важные нормативно-методические документы в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), создается целая сеть общественных организаций, институтов и лабораторий.

Для координации работы по НОТ в масштабах страны в декабре 1923г.

образован Совет НОТ, производства и управления, 1 января 1925г. - Оргстрой, в феврале 1926г. - Государственный институт техники управления (ИТУ). В1931г. ИТУ изданы «Общие правила документации и документооборота», где аккумулирован передовой практический опыт, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученных. Основным исполнительным органом должен стать секретариат. К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений. ИТУ ликвидировали в 1932г.

Кабинетом стандартизации ИТУ разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др.

Стандартизовались материалы в делопроизводстве - бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.

В июле 1918г. сформированы центральные и местные органы статистики.

В декабре 1926г. проведена Всесоюзная перепись населения. В бухгалтерской документации широко используется опыт царской России и западноевропейских стран.

Конституция 1936г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов. Эти нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Отсутствие единого методического центра по координированию работ в области и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций потребовали решения проблемы концентрации научных сил и организационного оформления. В 1941г. собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике. Однако практической реализации выдвинутой совещанием программы помешала Великая отечественная война.

Вопросы документационного обеспечения управления после окончания войны были оттеснены на второй план. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления произошло вначале 60-х гг.

Особенно остро отставание нашей страны по управлению выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математической базы привели к внедрению развитых стран Запада управленческой деятельности новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Но это не умаляет достижений отечественной науки в области управления.

В июне 1960г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и административно-управленческого аппарата.

В 1966г. учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

В 1988г. утверждена новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), созданы новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

Получившие весьма широкое распространение компьютерные программ подготовки документов имеют в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми. Роль и значение документов велики.

Они служат в различных областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначительно и является предметом изучения многих научных дисциплин. Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.