Хранение документов в электронном виде

   Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Достаточно условно эти инструментальные средства могут быть разделены на две категории. К первой категории можно отнести текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, Т3. Самым популярным отечественным продуктом в этом классе является текстовый процессор Лексикон, поддержка и дальнейшая разработка которого осуществляется компанией «Арсеналъ».

   Текстовые процессоры второй категории имеют существенно меньшие возможности, однако они удобнее в использовании, работают быстрее и требуют меньше оперативной памяти, существенно ниже по стоимости. Специально рассчитанные на руководителей системы обработки текстов проще, и ими легче пользоваться. К этой категории можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word.

   Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Подобно тому, как текстовые процессоры не есть «развитие» форматеров, настольные издательства не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, поскольку у них совсем иное назначение. Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) по сути представляют собой инструмент верстальщика. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов, т. е. программа настольного издательства позволяет легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида как отдельных страниц (полос), так и всего издания.

   В настоящее время текстовые редакторы уже мало используются, поскольку в них заложено намного меньше функций, чем в текстовых процессорах и настольных издательских системах, которые стали доступными для большинства пользователей. Со стороны документоведения это связано и с тем, что в текстовых редакторах не предусмотрена функция создания шаблонов, которая намного облегчает и ускоряет работу по созданию документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Пакет прикладных программ Microsoft Office

   Сегодня программные продукты фирмы Microsoft являются «де факто» стандартом для офисной работы. Сложно найти учреждение, предприятие, фирму, в офисе которой не стояли бы компьютеры с операционной системой Windows (95,98,98SE,2000, NT, ХР) и пакетом прикладных программ Office. Знание составных частей пакета — текстового редактора Microsoft Word, электронных таблиц Microsoft Excel сегодня является обязательным для работника офиса. Популярный пакет программ - Microsoft Office 2000, включающий в себя в стандартном наборе Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000 и PowerPoint 2000. В версии Small Business - PowerPoint 2000 заменен издательским пакетом Publisher 2000, версия Professional включает в себя как стандартный набор, так и дополнения Small Business, а также имеет средство работы с базами данных (СУБД) Access 2000. Самая полная версия Premium включает также пакет для создания деловой графики PhotoDraw 2000 и средство создания Web-сайтов FrontPage 2000. Две последние программы поставляются в англоязычном варианте. В комплект в качестве бесплатного приложения входит Internet Explorer 5.0 - набор программ для работы в Internet. Существует также версия Office 2000 Developer - для разработчиков прикладных программ на базе Office.

   Самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.

   Основная идея пакета программ – работа в Internet. Если раньше Word и Excel в первую очередь ориентировались на то, что подготовленный документ будет распечатан на бумаге, то теперь разработчики предполагают, что подготовленный документ будет в первую очередь отправлен по электронной почте или размещен в Internet. Для этого разработчики Office включили в продукт еще один формат файлов – HTML, являющийся стандартом для размещения материалов в Internet. Сохранение документов в формате HTML позволяет также просматривать документы пользователям, не имеющим на своем компьютере MS Office. Для просмотра таких документов теперь достаточно Internet Explorer, входящего в стандартный комплект Windows.

   Достаточно распространенная для современного офиса является ситуация, когда документы готовятся не только на русском и английском, но и на других языках – от немецкого, испанского или французского и до арабского, японского. Дополнительный пакет MS Office 2000 Multi-Language Pack позволяет легко создавать многоязычные документы и проверять правописание.

   Microsoft Access - это реляционная база данных. В основе этой программы лежат таблицы. Microsoft Access отличается от Excel тем, что в отличие от Excel, СУБД Access позволяет работать с целой системой взаимосвязанных таблиц. В СУБД Access используются при работе с таблицами формулы, сортировка, связи отдельных ячеек и их форматирование. При необходимости извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данных можно сформировать запрос, при этом ячейки на экране будут располагаться в заданном порядке. Результаты запроса можно распечатать, используя инструмент «Отчет». Отчет представляет собой таблицу с запрошенными данными, оформление можно выбрать из предложенных шаблонов.

   Еще одна важная особенность пакета прикладных программ Microsoft Office – это интегрированность, возможность работы в связке. Это означает, что можно выделять объекты или части текста в одной программе, а потом переносить в другую. Например, можно скопировать часть таблицы в Microsoft Excel и перенести ее в документ Microsoft Word.

   Возможности программ Microsoft Office можно расширить с помощью специальных модулей – дополнений. Среди таких программ можно найти и серьезные коммерческие пакеты (например, систему проверки орфографии Orfo, электронные словари Lingvo, переводчик PROMT), и небольшие бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями.

   Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office.

   Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.

   Программа предлагает ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:

- автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

- стили – для хранения и  задания сразу целых наборов  форматов;

- слияние – для создания серийных  писем, распечатки конвертов и  этикеток;

- макросы – для выполнения  последовательности часто используемых  команд;

- “мастера” – для создания  профессионально оформленных документов.

   С помощью Word для Windows можно создавать таблицы, диаграммы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности.

   Word для Windows дает возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.

   Достаточно часто многим сотрудникам приходится создавать документы на основе стандартных унифицированных форм или форм, разработанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автоматизированном способе подготовки такого вида документов возможны два варианта:

- создать необходимую форму  в виде документа (например, это  будет файл с расширением .doc) и затем изменять в нем переменную часть текста;

- создать необходимый бланк  в виде шаблона (файл с расширением  .dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. Шаблон - это некий трафарет с определенными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнительных пунктов меню и пользовательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением .DOT.

   Шаблоны используются:

1. Для стандартизации и унификации  работы всех сотрудников организации  со стандартными и однотипными  видами документов. Все сотрудники  создают документы на основе  единых шаблонов (файлов с расширением  .dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке.

2. Для повышения эффективности  подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки  большому количеству адресатов.  Такие документы создаются на  основе шаблонов с использованием  функции слияния. Путем слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией.

   Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Основное преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее

 

 

 

Заключение

   В последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word, настолько много у него функций.

   Среди систем подготовки текстовых и табличных документов более подробно в курсовой работе были рассмотрены две программы пакета прикладных программ Microsoft Office – это текстовый процессор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel. Для создания документов в основном используются только эти две программы, независимо от размеров и сферы деятельности организации. Это связано с тем, что почти везде сейчас используется операционная система Windows (95, 98, 98SE, 2000, NT, XP, Me), созданная как и Office компанией Microsoft. Эти программы позволяют подготовить сложные и большие по объему документы, включая книги. Очень легко учиться работать в программах, входящих в Microsoft Office., так как все они, включая и операционную систему Windows, имеют похожий интерфейс.

   Системы автоматизации документационного обеспечения управления позволяют делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота и включают в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и создавать документы.

   Из-за того, что происходит унификация и стандартизация документов, в большинстве программ, использующихся для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже оформленный документ с необходимыми атрибутами, куда нужно просто ввести данные. Также в программах имеются такие функции, при которых сам пользователь может создать свой шаблон документа. Это намного ускоряет и упрощает работу по созданию документа. Сейчас предлагается очень много различных как текстовых и табличных процессоров, так и систем автоматизации документационного обеспечения управления. Сделать выбор очень сложно. Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и недостатки, а универсальных программ нет.

   При выборе программного продукта следует учитывать сферу деятельности, технические свойства компьютера, операционную систему, установленную на компьютер, размеры организации, отдаленность подразделений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1.ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2.ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

3.ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2001.

5. Басаков, М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ 1995

6.Городин, В. В., Корнеев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с.

7. Кузнецов, С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело.-1999.-№3. С. 33-36.

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

   Типовая инструкция по оформлению документов с использованием

компьютерных технологий

1. Инструкция по оформлению документов  с использованием компьютерных  технологий (далее - настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок  оформления организационно-распорядительных  документов (далее - документов) с  использованием компьютерных технологий  с учетом требований Государственного  стандарта.

2. Печатание и оформление документов  в республиканских органах государственного  управления и иных государственных  осуществляется по установленным  в компьютерах шаблонам со  следующими параметрами настройки  в редакторе Microsoft Word: