Хранение документов: текущее и архивное

ГОУ ВПО  «Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева» 

     Экономический факультет

     Специальность «Государственное и муниципальное управление» 
 
 
 
 
 
 

     Контрольная работа 

     По  курсу: «Основы управления документооборотом»

На  тему: «Хранение документов: текущее и архивное» 
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка 207 группы, з/о

Филягина  Надежда Сергеевна

Проверил: преподаватель

Белова  Юлия Алексеевна 
 
 
 

Саранск 2009

Содержание:

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

1. Текущее хранение документов

 

Понятие номенклатуры дел 

     В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

     Быстрый поиск и использование таких  документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как «Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

     Номенклатура  дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура  дел – документ многоцелевого назначения.

     Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит плавления документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

     Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы  в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.

     Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура  дел служит основой при составлении  описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

     Номенклатура  дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и  охватывать все документы, создаваемые  в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конфетные  «ли индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.

     Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими  документами.

В заголовках дел, предназначенных для группировки  документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

     В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким  вопросам. Если переписка ведется  с одним корреспондентом, дается его конкретное название и т.д.

     В практике работы организаций часто  бывает удобным сгруппировать в  одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся  на определенной территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и  нецелесообразно группировать переписку  с каждым в отдельное дело. Т.е. группировка дела ведется по географическому признаку.

     Нормативные документы и методические материалы  по составлению номенклатур дел  рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих  органов, затем дела с организационной  документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются  названия дел с организационно-распорядительными  документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных  органов). За этой группой дел последовательно  идут дела с плановыми и отчетными  документами (годовые, за ними квартальные  и месячные) и переписка. 

Формирование  дел 

     Документы во время их исполнения хранятся у  исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с  надписями типа «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

     После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечивает их сохранность.

     Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается  множество, и чтобы в них легко  можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы  после их исполнения группируют в  дела, т.е. подшивают в отдельные  папки.

     Распорядительные  документы, переписку руководства  и важнейшие внутренние документы  формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

     Формирование  дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в  номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

     На  обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше  употребить его. В депо могут быть подшиты только те документы, которые  предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится  самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел  под резервным номером.

     Изъятие документов организации, может производиться  только органами государственной налоговой  инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим  уголовно-процессуальным законодательством  Российской Федерации.

     Изъятие документов производится в присутствии  должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется протоколом, копия которого вручается под  расписку соответствующему должностному лицу этой организации.На изъятые документы  должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

Хранение  дел 

     Дела  считаются заведенными с момента  включения в них первого исполненного документа. Они формируются в  структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света).

     Документы, уже включенные в дело, могут в  течение года потребоваться работнику  учреждения, фирмы. В этих случаях  они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и  хранение дел, а на их место закладывается  лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан  документ.

     Если  требуется выдать дело целиком, заполняется  карта-заместитель, в которой указывается  номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи  в получении и приеме после  возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного  года выдача сотрудникам отдельных  документов из дела не допускается. При  необходимости во временное пользование  может быть выдано дело целиком.

     Выдача  дел в другие организации разрешается  лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии. 

 

2. Архивное  хранение документов

 

Обеспечение сохранности документов 

     Дела  кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в  организации:

1. до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
2. до сдачи дел на государственное хранение;
3. до ликвидации организации.

     В течение всего установленного срока  хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

     Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео - и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу. 

Электронные документы в архивах 

     Срок  хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим  статьям перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

     До  настоящего времени более надежного  и дешевого, чем бумага, носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.