Хранение докуиентов

 

 

 

План

1. Стандарт архивных зданий и помещений.
2. Температурно-влажностный и световой режимы

3. Санитарно-гигиенические требования.

4. Охранный режим. Противопожарное оборудование.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Стандарт архивных зданий  и помещений

       В соответствии  с объемом и составом хранящихся  дел архиву предоставляются отдельные  здания (или часть здания), специально  построенные и оборудованные  или приспособленные для хранения  документов.

Строительство специальных  зданий архива может проводиться  как по типовым проектам зданий государственных  архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными  организациями.

     Здания архивов  должны быть удалены:

от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на расстояния, установленные  санитарными нормами;

от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в  соответствии с требованиями строительных норм и правил.

При определении пригодности  района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной  санитарно-эпидемиологической станции.

      В целях  обеспечения оптимальных условий  хранения документов и работы  с ними в архиве оборудуются  следующие помещения:

хранилища для хранения документов;

помещения для приема, временного хранения и подготовки документов к  сдаче в архив;

помещения для работы исследователей (читальный зал);

рабочие комнаты для сотрудников  архива.

Рабочие комнаты для сотрудников  и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы  от хранилищ для хранения документов.

В центральных архивах, кроме  того, должны быть помещения:

для размещения научно-справочного  аппарата и учетных документов;

для размещения справочно-информационного  фонда, научно-справочной библиотеки и  методического кабинета;

для микрофильмирования и  фотокопирования документов (лаборатория  микрофотокопирования документов);

для реставрации, дезинфекции  и переплета;

для размещения вычислительной и множительной техники;

вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).

     Архивохранилища  архива должны быть удалены  от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений,  связанных с хранением или  применением пищевых продуктов  или химических веществ, и не  иметь общих с ними вентиляционных  каналов.

      Архивохранилища  архива должны быть безопасными  в пожарном отношении, гарантированы  от затопления и иметь запасный  выход.

 

В помещениях архивохранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных  трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии  их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение  выбросов из них в архивохранилище. Использовать под архивохранилище  подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям  хранения документов, запрещается.

  Здания архивов и  помещения архивохранилищ оборудуются  охранной и пожарной сигнализациями.

    Входные двери  в архивохранилища должны быть  обиты железом и иметь прочные  запоры. По окончании работы двери  архивохранилищ запираются и  опечатываются.

     Порядок опечатывания  и вскрытия архивохранилищ, а  также других помещений, где  временно размещаются документы  (читальный, выставочный залы, лаборатории  и т.п.), и допуска сотрудников  архива в архивохранилища устанавливается  начальником архива.

     На окна, через  которые возможно проникновение  извне, устанавливаются металлические  решетки.

     Для эвакуации  личных дел, документов и имущества  через окна часть решеток на  них навешивается на петли.  Решетки всегда должны быть  заперты на замки и опечатаны  на бирку металлической печатью.  Доступ для открывания замков  должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны.  Окна, оборудованные открывающимися  решетками, нумеруются. К ключам  от замков таких окон прикрепляются  бирки с указанием номеров  окон.

      Помещение  архива (архивохранилища) до размещения  в нем документов принимается  комиссией, которая назначается  в центральных архивах начальниками  архивов, в окружных и флотских  архивах - начальниками штабов, в  подчинении которых находятся  данные архивы.

Комиссия проверяет исправность  технического оснащения помещений  и состояние температурно-влажностного режима в архивохранилищах, на основании  чего составляется акт. Акт утверждается начальником, назначившим комиссию. Осмотр состояния помещения архива (архивохранилища) проводится в дальнейшем по требованию начальника архива (архивохранилища), но не реже одного раза в 5 лет.

 

    

2. Температурно-влажностный  и световой режимы

 

     В помещениях  хранилищ, оборудованных системами  кондиционирования воздуха, должен  поддерживаться оптимальный температурно-влажностный  режим, учитывающий специфику  видов документов:

для документов на бумажной основе: температура 17-19°С, относительная  влажность воздуха 50-55%;

 

для пленочных материалов: черно-белых - температура не выше 15°С, относительная влажность воздуха 40-55%; цветных - температура не выше - 5°С, относительная влажность воздуха 40-55%;

для документов на магнитных  лентах и дисковых носителях: температура 15-20° С, относительная влажность  воздуха 50-65%.

   В целях улучшения режима хранения в помещениях архивохранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.

    Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

       Показания контрольных измерительных приборов (термометра, гигрометра, психрометра, термографа) фиксируются в журналах наблюдений за температурой и относительной влажностью воздуха.

     Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,3-1,5 м от пола монтируются на одном контрольном щитке. На приборы не должны падать прямые солнечные лучи.

Контрольные измерительные  приборы устанавливаются в каждом архивохранилище.

Поверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру  не реже одного раза в три месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.

     Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.

      Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением документов в коробках, папках, шкафах.

Освещение в архивохранилищах может быть естественным и искусственным.

Не допускается освещение  документов прямым солнечным светом.

 

В целях защиты документов от разрушающего действия солнечных  лучей архивохранилища следует  располагать в здании с окнами на северную сторону.

 

Защита документов от действия света обеспечивается: применением  в окнах светорассеивающих стекол; покраской обычных стекол белой  краской; хранением документов в  коробках, папках и переплетах, а  также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;

применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров.

 

      В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

      Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 см. Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-30 лк, на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации - 100 лк.

      Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ с документами.

 

3. Санитарно-гигиенические требования.

 

       Помещения  архива должны содержаться в  образцовом порядке и чистоте,  исключающих возможность появления  насекомых, грызунов, плесени и  пыли.

      Для защиты  документов от пыли необходимо:

 

обеспечить максимально  возможную герметичность помещений  архивохранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;

периодически, не реже одного раза в год, проводить обеспыливание  коробок с документами, стеллажей  и помещений архивохранилищ с  помощью электропылесоса или  ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;

проводить систематическую  влажную уборку помещений архивохранилищ: не реже одного раза в месяц протирать  полы, плинтусы, подоконники водными  растворами соответствующих химических средств;

следить за состоянием дощатых  полов, чтобы они не имели щелей  и были окрашены масляной краской;

нижнюю часть архивохранилищ (2/3 высоты) окрашивать масляной краской, а верхнюю - клеевой;

периодически проветривать помещения архивохранилищ. Вопрос о  целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного  и внутреннего воздуха.

      В архивохранилищах  должно проводиться регулярное  наблюдение за физическим состоянием  документов.

        При  обнаружении в архивохранилищах  плесени, насекомых или грызунов  немедленно принимаются меры  по их уничтожению.

 

        Документы,  пораженные плесенью, изолируются  от остальных и подвергаются  дезинфекции. Стеллажи, на которых  лежали пораженные материалы,  и прилегающие к ним стены  протираются 3-5%-ным раствором  формалина, а затем просушиваются.  Дезинфицируются коробки, папки  и другие средства упаковки.

 

        Документы,  пораженные насекомыми, также изолируются  и подвергаются дезинфекции. Для  уничтожения насекомых в условиях  архива можно применять бромистый  метил, хлорофос (3%-ный водный  раствор) и инсектициды в аэрозольных  баллонах, используемые в быту  для борьбы с насекомыми. При  поражении значительного количества  документов насекомыми и обнаружении  их в различных местах архивохранилища:  на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. - необходима  дезинфекция всего архивохранилища.  Такую дезинфекцию проводят специальные  фумигационные отряды карантинной  службы или санитарно-эпидемиологической  станции.

           Архивные дела, прошедшие дезинфекцию  и дезинсекцию, укладываются отдельно  от других дел на карантин  сроком до трех месяцев, после  чего они вновь подвергаются  осмотру.

            При обнаружении в архивохранилище  грызунов следует обратиться  в санитарно-эпидемиологическую  станцию.

           О каждом случае повреждения  документов грызунами или насекомыми - вредителями бумаг докладывается  начальнику архива.

           Для проведения санитарно-гигиенических  работ (обеспыливание, перемещение  дел и т.п.) в архивохранилище  в плане работы архива предусматриваются  санитарные дни (не реже одного  раза в месяц).

 

4. Охранный режим. Противопожарное  оборудование.

          В помещениях архивов прокладывается  скрытая электропроводка; допускается  электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется  полугерметическая. Светильники,  электрощиты и распределительные  устройства должны быть закрытого  исполнения.

          Архивохранилища оборудуются отключающими  рубильниками. Распределительные электрощиты,  предохранители и рубильники  устанавливаются только вне архивохранилищ.

          Все электрооборудование обеспечивается  заземлением.

          Пожарная охрана архивов осуществляется  в соответствии с Правилами  пожарной безопасности*(15) и Требованиями  пожарной безопасности*(16).

         Ответственность за организацию  пожарной охраны, постоянную готовность  пожарного оборудования и обучение  личного состава правилам пожарной  безопасности несут начальники  архивов.

         В архивах (в центральных архивах  - в каждом архивохранилище) на  видном месте вывешиваются инструкции  по мерам пожарной безопасности, пожарный расчет личного состава  и план эвакуации людей, документов  и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включается  весь личный состав архива (архивохранилища), с которым периодически, но не  реже одного раза в квартал,  проводятся занятия по мерам  противопожарной безопасности и  практическим действиям личного  состава во время пожара. В  расчете указываются обязанности  и действия личного состава  по предупреждению пожара и  во время пожара. В плане эвакуации  указываются пути эвакуации и  место сосредоточения документов  и имущества, фамилии лиц, выделяемых  для охраны. План и расчет утверждаются  начальниками архивов, а в центральных  архивах - начальниками отделов.