МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное
бюджетное образовательное
учреждение высшего профессионального
образования
«Ухтинский государственный
технический университет»
(УГТУ)
КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ:
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ШИФР 111727
Студентки 2 курса специальности
М ФБО (К)
ИЕВЛЕВОЙ АНАСТАСИИ ИГОРЕВНЫ
Ухта 2013
Содержание
- Введение……………………………………………………………..3
- Формуляр-образец документа……………………………………4
Правовые основы делопроизводства
и документирования…….8
Справки……………………………………………………………..11
- Телеграммы и телефонограммы…………………………………..13
- Список литературы………………………………………………...17
ВВЕДЕНИЕ
Деятельность любой организации
невозможно представить без сбора, обработки,
накопления, хранения, поиска и распространения
информации, при этом информация все чаще
принимает фиксированный, документальный
характер. Документ, документированная
информация - это зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать».
Необходимость фиксировать
информацию появилась у людей в глубокой
древности. Если рассматривать это в историческом
аспекте, то можно проследить, как менялись
способы фиксирования информации на материальном
носителе и соответственно сами носители.
Для фиксирования и передачи информации
во времени и пространстве применялись
различные способы - от письменности до
книгопечатания, от литографии до аудиозаписи,
фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования,
топографии, применения лазерной и компьютерной
техники. Происходило это потому, что менялись
носители информации - сначала это были
береста, папирус, затем бумага, фотопленки
(фотобумага), магнитные дискеты, лазерные
диски и др.
Запись информации на различных
носителях по установленным правилам
называется документированием
и представляет собой процесс создания
и оформления документов.
Документирование может осуществляться
на естественном языке (рукопись, машинопись)
или на искусственных языках с использованием
соответствующих носителей (магнитные
ленты, диски, лазерные диски, дискеты
и др.).
Во многих случаях документирование
является обязательным, предписывается
законами и нормативными правовыми актами.
1.Формуляр-образец
документа.
Документы используются в различных
областях деятельности, отраслях знаний,
сферах жизни и являются объектом исследования
многих научных дисциплин. Поэтому содержание
понятия "документ" многозначно и
зависит от того, в какой отрасли и для
каких целей он используется.
Каждый документ состоит из ряда составляющих
его элементов, которые называются реквизитами
(наименование, автор, адресат, текст, дата,
подпись и т.д.).Совокупность реквизитов
и схема их расположения на документе
составляют формуляр документа.
Формуляр образец
документа – это модель построения документа,
устанавливающая область применения,
форматы, размеры полей, требования к построению
конструкционной сетки и основные реквизиты.
Расположение реквизитов всегда в одном
и том же месте позволяет существенно
сократить время на издание документа
организации-автору и время на обработку
документа организации-получателю. Кроме
того, применение формуляра-образца документов
позволяет избежать ошибок при внесении
необходимых реквизитов в документ и избежать
риска создания документа, не обладающего
необходимой юридической силой.
Формуляр-образец может быть представлен
в виде чертежа, содержащего план размещения
реквизитов, или описания реквизитов с
указанием их последовательности, занимаемой
площади с учетом особенностей взаимного
расположения реквизитов.
Формуляр-образец документа устанавливает:
• форматы бумаги;
• служебные поля;
• конструкционную сетку;
• расположение зон размещения реквизитов;
• координаты расположения реквизитов.
Формат применяемой бумаги определяется
исходя из состава и суммарной площади,
занимаемой реквизитами документа, которые
должны быть рационально размещены на
проектируемой форме документа.
В настоящее время для издания документов
применяют бумагу форматов А3 (297×420 мм),
А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм), А6 (105×148 мм). Формат
бумаги для документов устанавливают
Для форматов бумаги устанавливается
два варианта расположения: вертикальное
и горизонтальное. Обычное расположение
формата бумаги - это ее вертикальное расположение.
При горизонтальном расположении длинной
стороны формата к его обозначению добавляется
буква L (например, А4L).
В настоящее время принято подшивать
документы в дело за левую сторону документа,
независимо от вертикального или горизонтального
расположения формата бумаги. Поэтому
при издании документа на лицевой стороне
листа бумаги ширина левого служебного
поля устанавливается равной 20 мм, а ширина
правого служебного поля устанавливается
равной 10 мм. При издании документа на
оборотной стороне листа бумаги ширина
правого служебного поля устанавливается
равной 20 мм, а ширина левого служебного
поля устанавливается равной 10 мм. Размер
ширины верхнего служебного поля и ширины
нижнего служебного поля могут быть различными
для разных систем документов.
Документы, как правило, изготавливают
на бланках. При изготовлении бланков,
формировании геометрии полей и площадей
размещения конкретных реквизитов следует
руководствоваться Приказом Минкультуры
России "О типовой инструкции по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти и ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление
документами. Общие требования».
Для бланков применяется бумага
форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Бумага,
применяемая для изготовления бланков
документов, должна быть белого цвета
или слабо окрашена в светлые тона. Бланки
для документов постоянного хранения
следует изготовлять на бумаге высших
сортов.
Бланки документов должны изготавливаться
преимущественно типографским способом.
Для документов временного срока хранения
допускается использовать бланки, полученные
с помощью средств оперативной полиграфии
(ксерокопии), а также воспроизводить все
необходимые реквизиты бланка непосредственно
при создании конкретного документа на
компьютере.
Реквизиты бланка и ограничительные
отметки для реквизитов в пределах границ
зон расположения реквизитов размещают
центровано (начало и конец каждой строки
реквизитов равно удалены от границ зоны
расположения реквизитов) или фланговым
способом (каждая строка реквизитов начинается
от левой границы зоны расположения реквизитов).
Государственным стандартом
на систему организационно-распорядительной
документации установлен набор реквизитов,
свойственных этим документам. Все 30 реквизитов,
включенных в государственный стандарт,
не встречаются вместе ни в одном виде
документов. Они характеризуют типовой
формуляр документов, входящих в систему
организационно-распорядительной документации.
Формуляр конкретного вида документа
определяется его назначением и правилами
составления, оформления, разработки и
введения в действие.
ГОСТом установлены следующие
реквизиты документов:
01 - Государственный герб
Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской
Федерации;
03 - эмблема организации
или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный
регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица;
06 - идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки
на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные
об организации;
10 - наименование вида
документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер
документа;
13 - ссылка на регистрационный
номер и дату документа;
14 - место составления
или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии
приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования
документа;
24 - визы согласования
документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении
копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении
документа и направлении его
в дело;
29 - отметка о поступлении
документа в организацию;
30 - идентификатор электронной
копии документа.
В настоящее время существует
два варианта расположения реквизитов
на бланке: угловой и продольный. При угловом
расположении реквизиты бланка располагаются
в верхнем левом углу при продольном -
вдоль верхнего поля документа.
2.Правовые основы
делопроизводства и документирования.
Нормативно-правовую базу делопроизводства
в России составляет совокупность законодательных
актов РФ, нормативно-методических документов,
государственных стандартов, регламентирующих
вопросы создания, технологию обработки
и хранения деловых документов, а также
регулирующих работу служб ДОУ организаций
всех форм собственности. Приведем лишь
важнейшие законодательные и нормативные
акты, содержащие как отдельные требования
по организации делопроизводства и оформлению
документов, так и целиком посвященные
данным вопросам.
Федеральный закон «Об информации,
информатизации и защите информации»
установил обязательность документирования
информации, определил ряд терминов (информация,
документированная информация и др.).
Гражданский кодекс РФ установил
правовые основы не только деятельности
юридических лиц, но и ее документирования.
В ряде статей ГК установлены требования
к содержанию устава и учредительного
договора, на основании которого действуют
юридические лица. Уголовный кодекс установил
уголовную ответственность за неправомерные
действия с документами и информацией.
Ряд законодательных актов
(Закон РФ «О языках народов Российской
Федерации», Закон РФ «О товарных знаках,
знаках обслуживания и наименования мест
происхождения товаров», постановление
Правительства РФ «Об упорядочении изготовления,
использования, хранения и уничтожения
печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации»,
«Об оказании услуг почтовой связи» и
др.) содержат совокупность частных норм,
которые необходимо учитывать при составлении
и оформлении деловых документов. Законодательством
также регулируются требования к документам,
пересылаемым с помощью разнообразных
средств связи, требования к защите информации,
приданию документам юридической силы
(официальности), определяется порядок
формирования, хранения, учета и использования
архивных документов.
Недавно был принят национальный стандарт
ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами.
Общие требования»
|
Настоящий
стандарт: - распространяется на управление
документами (всех форматов и на всех носителях),
создаваемыми или получаемыми государственной,
коммерческой или общественной организацией
в процессе ее деятельности или лицом,
на которого возложена обязанность создавать
и сохранять документы; - содержит положения
об ответственности, политике, процедурах,
системах и процессах, связанных с документами
организаций; - содержит руководящие указания
по управлению документами в рамках процессов
управления качеством и управления окружающей
средой в соответствии с международными
стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; - содержит
методические рекомендации по проектированию
и внедрению систем управления документами.
Настоящий стандарт не распространяется
на управление архивными документами,
хранящимися в архивных учреждениях |
Document определяется как зафиксированная
на материальном носителе идентифицируемая
информация, созданная, полученная, сохраняемая
предприятием или частным лицом в качестве
доказательства при подтверждении правовых
обязательств или деловой деятельности.
Делопроизводство или система документооборота, распространяется
на практическую деятельность как лиц,
управляющих документами, так на любых
других лиц, создающих или использующих
документы в ходе деловой деятельности.
Управление документами в организации
включает следующие задачи: принятие политики
или стандартов в сфере управления документами;
распределение ответственности/полномочий
по управлению документами; установление/распространение
процедур, руководящих указаний; предоставление
ряда услуг, относящихся к управлению
документами (делопроизводству), их использованию;
интегрирование управления документацией
в системы деловой деятельности. Документы
содержат информацию, являющуюся ценным
ресурсом, а также важным элементом деловой
деятельности. Системный подход к управлению
документами позволяет предприятием защищать
или сохранять их в качестве доказательства
действий.
Система делопроизводства или система документооборота позволяет
создать ресурс информации о деятельности
организации, который может поддерживать
последующую деятельность и отдельные
управленческие решения, а также обеспечивать
подотчетность всем заинтересованным
сторонам.
Согласно положениям
ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют
предприятиям осуществлять свою
деятельность упорядоченно, эффективно
и подотчетно; предоставлять услуги
последовательно, а также беспристрастно;
обеспечивать, документировать формирование
политики; принятие управленческих
решений; обеспечивать согласованность,
непрерывность, производительность
управленческо - деловой деятельности;
повышать эффективность деятельности
всей организации; обеспечивать бесперебойность
деятельности при чрезвычайных ситуациях;
соблюдать требования законодательства
плюс регулирующей среды, в том числе в
области архивной, аудиторской или надзорной
деятельности; обеспечивать защиту, поддержку
в судебных делах, включая управление
рисками, связанными с наличием или отсутствием
документальных доказательств, содержащих
сведения о деятельности организации;
защищать интересы организации, а также
права сотрудников, всех заинтересованных
сторон; документировать текущие или будущие
научно-исследовательские/ опытно-конструкторские
работы, деятельность по развитию, разработки
или достижения, а также исторические
исследования; предоставлять документированные
доказательства деловой, личной и общественной
деятельности; обеспечивать деловое, персональное,
социальное своеобразие; сохранять корпоративную,
индивидуальную память, память общества.