Фонодокументирование: возникновение, развитие и область применения

 

2.1 Понятия «документирование», «фонодокумент» и «способы документирования»                                      

 

Документирование – это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин “документирование” и определение этого понятия стандартизованы.

 

Согласно «ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В свою очередь, правила документирования определяются как требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

 

Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

 

Способ документирования - это действие или совокупность действий, которые применяются для записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось всё более разнообразным.

 

Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин).

 

 

Принято различать следующие способы  документирования:

 

- текстовое документирование;

 

- техническое документирование;

 

- фотодокументирование;

 

- кинодокументирование;

 

- фонодокументирование;

 

- электронное документирование;

 

По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно

увеличивалось и становилось всё более разнообразным. От прогресса средств документирования зависит и дальнейшее развитие способов документирования.

 

 

 

 

   2.2 Особенности фонодокументирования

 

 

Научившись с помощью письма закреплять и передавать информацию во времени и пространстве, человек с давних пор пытался зафиксировать на материальном носителе свою речь, звук. Решение этой задачи во многом было продиктовано общественными потребностями. Дело в том, что звукозапись позволяет в несколько раз ускорить процесс документирования. Например, для записи одной страницы текста рукописным или машинописным способом требуется не менее 9 минут, тогда как диктофон позволяет это сделать всего лишь за 3 минуты. Кроме того, даже самые лучшие стенограммы не в состоянии в точности передать сказанное в речи, выступлении и т. п., хотя бы уже потому, что значительная доля информации (по некоторым данным, до 40 %) заключена в интонации говорящего.

 

Поэтому можно выделить главные  преимущества фонодокументирования:

 

- высокая скорость записи информации;

 

- точность передания информации (докладов, речи, выступлений);

 

- возможность передачи зафиксированной  информации во времени;

 

- возможность фиксирования исторических  фактов (функция исторического источника);

 

- прогрессивность способа, постоянное его развитие;

 

- возможность передачи тембра, эмоций, интонации речи, что является немаловажным               фактором восприятия информации;

 

- широкая область применения;

 

- доступность средств фонодокументирования;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Область применения  фонодокументирования и материальные носители  

                                               фонодокументов 

 

3.1 Область применения  фонодокументирования 

 

 

В настоящее время фонодокументирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, публичных выступлений, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций (“чёрные ящики” в авиации), в системе образования (аудирование), в повседневной жизни (автоответчики).

 

Этот способ значительно повлиял  на развитие документирования и документоведения в целом.

 

 

3.2 Материальные носители фонодокументов 

 

 

Согласно ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83), фонодокумент – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию. Он содержит звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи, которая используется в том случае, когда получение информации возможно только с ее помощью (запись голосов животных, птиц, людей, звучание музыкальных инструментов, аудиальная диагностика в медицине и др.).

 

Основными видами фонодокументов являются: грампластинка, фонограмма, компакт-диск.

 

По принадлежности знаков записи к определенным знаковым системам фонодокумент относится к разряду технически кодированных документов, информация на которые наносится путём изменения поверхности носителя или его структуры. Фонодокумент получают путём преобразования временного физического процесса, отражающего записываемый звуковой сигнал, в соответствующие пространственные изменения физического состояния или формы носителя записи. Для этого обычно применяют неподвижные записывающие элементы и движущиеся носители записи.

Направление распространения следа на носителе записи, возникающего в результате относительного перемещения записывающего элемента и носителя, является пространственной разверткой записываемого сигнала. Это направление связано с формой носителя и определяется перемещением записи относительно записывающего элемента.

 

Материальный носитель информации — материальные объекты, в которых сведения (данные) находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

 По материальной конструкции носителя фонодокументы делятся на ленточные (в виде киноплёнке и магнитной ленты) и дисковые (в форме диска).

 

Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель информации – бумага, но она не может фиксировать звуки, информация в ней находится виде символов и образов. Она предназначена только для документированной информации.

 

Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски — материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.

 

К полимерно-пленочным документам относятся:

 

- кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм)

 

- фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша)

 

- фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука)

 

- документы для использования в ЭВМ (перфоленты).

 

Группу полимерно-пластиночных документов составляют:

 

- гибкий магнитный диск

 

- магнитная карта

 

- гибкая и жесткая грампластинка

 

- оптический диск — как жесткий (так и мягкий)

 

 

Магнитный диск — носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи. К магнитным носителям информации относят магнитную ленту (МЛ), магнитную карту (МК), магнитный диск (МД) (жесткий и гибкий).

 

Гибкий диск или дискета — это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Гибкий магнитный диск широко используется в персональных компьютерах и является сменным носителем документированной информации. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью 1,44 Мбайт. Они позволяют переносить документ и программы с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую постоянно в компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестких дисках. Гибкий магнитный диск является компромиссным решением между магнитной лентой и граммофонной пластинкой. Это небольшой, тонкий и гибкий пластиковый диск, на одной или обеих сторонах которого нанесено магнитное покрытие. Диск с покрытием заключается в защитный конверт или оболочку, имеющую отверстия для доступа головки чтения (записи) и двигателя дисковода. Эти диски «проигрываются» аналогично грампластинке, но с помощью головки магнитной записи, а не иголки. Подобно магнитной ленте, гибкий диск может формировать постоянную запись программы или данных; поскольку он допускает стирание, его содержимое может быть изменено.

 

Гибкий диск, в отличие от магнитной ленты, является средством произвольного доступа. Информация, записанная на диске, располагается концентрическими окружностями (дорожками) на его поверхности. Одна или две дорожки обычно используются для хранения оглавления. Чтобы найти конкретную запись на диске, компьютер дает указание магнитной головке переместиться к дорожке с оглавлением и найти координаты места нужной информации; при этом диск вращается под магнитной головкой. Как только нужная запись найдена в оглавлении, компьютер приказывает магнитной головке переместиться к соответствующему месту диска.

Те же принципы действуют при записи информации. Чтобы изменить информацию на магнитной ленте, надо прочитать всю ленту, вставить изменения и перезаписать измененный вариант. Принцип гибкого диска позволяет исправить конкретный сегмент записей, не затрагивая остальной поверхности. Вот почему запись на диске может быть осуществлена частями, каждая из которых вставляется в любое подходящее место. Единственное дополнительное требование состоит в том, чтобы оглавление на диске изменялось в соответствии с изменениями, сделанными на этом диске.

 

Магнитная карта представляет собой документ, выполненный на основе металла, бумаги или пластика стандартной прямоугольной формы, хотя бы один из реквизитов которого находится в форме, доступной восприятию средствами электронно-вычислительной техники и электросвязи. Карты бывают двух типов: простые и интеллектуальные. В простых картах имеется лишь магнитная память, позволяющая заносить данные и изменять их. В интеллектуальных картах, которые иногда называют смарт-картами (от англ. «smart» –умный), кроме памяти, встроен ещё и микропроцессор. Он даёт возможность производить необходимые расчёты и делает пластиковые карты многофункциональными.

 

Технологии и материальные носители магнитной записи постоянно совершенствуются. В частности, наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных дисках при уменьшении его размеров и снижении среднего времени доступа к информации.

 

Оптические документ - это пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при помощи лазерного луча. В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом.

 

Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида — звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

 

Оптический документ - это интегральный вид документа, способный вобрать в себя достоинства и возможности книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и т. д., причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

 

Самым перспективным видом оптического документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск — материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча.

 

Компакт-диски изготавливаются из поликарбоната толщиной 1,2 мм, покрытым тончайшим слоем алюминия (ранее использовалось золото) с защитным слоем из лака, на котором обычно печатается этикетка.

По технологии применения оптические, магнитооптические и цифровые компакт-диски делятся на 3 основных класса:

 

1.  Диски, допускающие однократную запись и многократное воспроизведение сигналов без возможности их стирания (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many - один раз записал, много раз считал). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ.

 

2.  Реверсивные оптические диски, позволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW, CD-E). Это наиболее универсальные диски, способные заменить магнитные носители практически во всех областях применения.

 

3.  Цифровые универсальные видеодиски DVD типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью (до 17 Гбайт).

 

В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом. Вместе с тем активно ведутся работы по созданию ещё более компактных носителей информации с использованием так называемых нанотехнологий, работающих с атомами и молекулами. Плотность упаковки элементов, собранных из атомов, в тысячи раз больше, чем в современной микроэлектронике. В результате один компакт-диск, изготовленный по нанотехнологии, может заменить тысячи лазерных дисков.

 

Грампластинка— аналоговый аудионоситель, представляющий собой двусторонний, реже односторонний, диск, изготовленный из синтетических материалов (первоначально из шеллака), на поверхности или поверхностях которого отштампована непрерывная извилистая канавка или дорожка, представляющая собой отображение звуковых волн.

 

 Слова «грампластинка» и «грамзапись» являются сокращениями от «граммофонная пластинка» и «граммофонная запись», но, поскольку граммофоны давно уже никто не использует, то эти сокращённые термины стали существовать независимо друг от друга. В конце XIX и на протяжении XX века грампластинка была важнейшим аудионосителем, недорогим и доступным. Главным достоинством грампластинки было удобство массового тиражирования путём горячей штамповки; кроме того, грампластинки не подвержены действию электрических и магнитных полей.