Електронний документообіг

СЕМИНАР 1

1.Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування.

1)Призначення СЕД  
На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.  
ІDC у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або  в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних  можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних".  
Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни  виконання документів,  рух  документів,  а  також контролюватися  всі  їхні  версії  і  підверсії.  Комплексна  СЕД  повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів  у  залежності  від їхньої  компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень.

Основними користувачами  СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.  
2)Особливості СЕД  
Особливості збереження документів  
СЕД  працюють,  переважно,  на  базі  розподілених архітектур  і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована ієрархічна система збереження документів (за принципом "шафа /папка"). Кожен документ міститься в папку, що, у свою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Кількість рівнів вкладення при збереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихідний документ у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще більш могутні можливості збереження за рахунок організації зв'язків між документами (ці зв'язки можна встановлювати і редагувати в графічному виді).  
Будь-якому  документові  в  СЕД  властивий  певний  набір  атрибутів (наприклад,  його  назва,  автор  документа,  час його  створення й ін.). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного  типу  документів  він  зберігається  незмінним).  У  СЕД  атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному  вигляді  представлені  найменування  атрибутів  документа.  При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться  значення  атрибутів).  Після  заповнення  картка  виявляється зв'язаною із самим документом.  
Деякі галузеві аналітики навіть вважають, що СЕД цілком можуть стати основою корпоративної інформаційної системи підприємства чи організації. 
СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості випадків, серверна частина СЕД  складається  з  наступних логічних  компонентів  (які  можуть розташовуватися  як  на  одному, так  і  на  декількох  серверах):  
1. Сховища атрибутів документів (карток);  
2. Сховища документів;  
3. Сервісів повнотекстової індексації.  
Під  сховищем  документів  звичайно  розуміється  сховище  вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загальною назвою "архів документів". Слід  зазначити,  що великими  перевагами СЕД є  збереження документів у вихідному форматі й автоматичне розпізнавання безлічі  форматів файлів.  
Останнім часом все більшу популярність здобуває  збереження документів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має свої переваги і недоліки. Перевагою є  значне підвищення безпеки доступу до документів, а основним недоліком  - низька ефективність роботи з документами при великому обсязі збереженої  інформації.  При  даному  підході  також  потрібне  використання могутніх серверів з великими  обсягами  оперативної пам'яті і жорстких дисків. Крім того, у випадку збою бази даних відновити документи, що зберігалися в ній, буде дуже непросто.  
Особливості маршрутизації документів  
Модулі  СЕД,  що  відповідають  за  документообіг,  прийнято  називати модулями маршрутизації документів. У загальному випадку використовуються поняття    "вільної"   і   "твердої"   маршрутизації   документів.   При   "вільній" маршрутизації будь-який користувач, що бере  участь  у  документообігу,  може за своїм розсудом змінити існуючий  маршрут  проходження  документів  (або задати новий маршрут). При "твердій " маршрутизації  маршрути  проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати. Однак при "твердій " маршрутизації можуть оброблятися логічні операції, коли  маршрут  змінюється  при  виконанні  яких-небудь  аздалегідь  заданих  умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень).  
Розмежування доступу  
У СЕД реалізовані надійні засоби  розмежування повноважень і контролю за  доступом  до  документів. У  більшості  випадків з їхньою  допомогою визначаються  наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, залежить від конкретної  СЕД):  
- Повний  контроль над документом;  
- Право редагувати, але не знищувати документ;  
- Право створювати нові версії документа, але не редагувати його ;  
- Право анотувати документ, але не редагувати його і не створювати нові версії;  
- Право читати документ, але не редагувати його ;  
- Право доступу до картки, але не до вмісту документа;  
- Повна  відсутність прав доступу до документа (під час роботи із СЕД кожна  дія  користувача протоколюється,  і,  таким чином, вся історія його роботи з документами може бути легко проконтрольована).  
Відстеження версій і підверсій документів  
При одночасній роботі із документом відразу декількох  користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати  в різних інстанціях) дуже зручною  функцією СЕД є   використання  версій  і підверсій документа. Припустимо, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію третьому користувачеві, що створив уже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати вихідну версію і на її основі  створює  підверсію  першої  версії  документа.  Достоїнством  СЕД  є  реалізована в них  можливість автоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один по одному або  часові їхнього створення).  
Анотування документів  
При  організації  групової  роботи  над  документами  досить корисна можливість їхнього анотування. Тому що  в  деяких  випадках користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення  в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля  картки. Але таке рішення  не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція "червоного олівця",  за  допомогою якої можна графічно вказати недоліки  на самому  зображенні.  
3 )Переваги використання СЕД 
За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад,  за  даними  Sіemens  Busіness  Servіces,  при використанні СЕД:  
·        Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;  
·        Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.  
Прийнято також вважати,  що при впровадженні  СЕД  здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються  скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням  фізичного місця для збереження  документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням  витрат  на  персонал  і устаткування та ін. До стратегічного відносяться  переваги, зв'язані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому  діловодстві); Значне прискорення пошуку і вибірки  документів (по різних атрибутах); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота  в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації; підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді  на сервері; поліпшення контролю за виконанням документів.

2. ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ

Порядок руху документів в організаціях не завжди продуманий -- багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до до виконання, ряд операцій з ними дублюється, а деякі з них при більш ретельному аналізі взагалі виявляються непотрібними.

У роботі з документами не повинно бути дублювання, тобто кожна операція з документом має виконуватись тільки один раз, -- це одна з найголовніших вимог до організації документообігу. [21]

Практика діловодства  сформувала такі основні принципи раціональної організації документообігу:

1. Рух документів  повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

2. Перебування документа  в інстанції повинно бути строго  зумовлено необхідністю його  опрацювання і відповідати організації  і технології праці закладу.

3. Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.

4. Копії з документа  виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються і виконані копії

Семінарське заняття № 3

Тема: «Основні поняття і терміни в сфері електронного документообігу»

1. Законодавчо-нормативна база керування документацією в Україні

Закон України «Про стандартизацію» від 01.12.2005 р. Закон  України «Про стандартизацію» встановлює правові та організаційні засади стандартизації в Україні і спрямований  на забезпечення єдиної технічної політики у цій сфері. Стандартизація - діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар'єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву. Нормативний документ - документ, який установлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів. Цей термін охоплює такі поняття як “стандарт”, “кодекс усталеної практики” та “технічні умови".

Стандарт - документ, розроблений на основі консенсусу та затверджений уповноваженим органом, що встановлює призначені для загального і багаторазового використання правила, інструкції або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, включаючи продукцію, процеси або послуги, дотримання яких є необов'язковим.

Стандарт може містити вимоги до термінології, позначок, пакування, маркування чи етикетування, які застосовуються до певної продукції, процесу чи послуги; Закон регулює відносини, пов'язані з діяльністю у сфері стандартизації та застосуванням її результатів, і поширюється на суб'єкти господарювання незалежно від форми власності та видів діяльності, органи державної влади, а також на відповідні громадські організації.

Дія цього Закону не поширюється на ядерні матеріали, фармацевтичну продукцію, стандарти  медичного обслуговування, бухгалтерського  обліку, освіти, а також інші соціальні стандарти, сфера дії яких встановлюється відповідними законами.

Законодавство України  у сфері стандартизації складається  з цього Закону та інших нормативно-правових актів, що регулюють відносини у  цій сфері.

Об'єктами стандартизації є продукція, процеси та послуги, зокрема матеріали, складники, обладнання, системи, їх сумісність, правила, процедури, функції, методи чи діяльність, персонал і органи, а також вимоги до термінології, позначення, фасування, пакування, маркування, етикетування.

Метою стандартизації в Україні є забезпечення раціонального  використання природних ресурсів, відповідності  об'єктів стандартизації їх функціональному  призначенню, інформування споживачів про якість продукції, процесів та послуг, підтримка розвитку і міжнародної конкурентоспроможності продукції та торгівлі товарами і послугами. Державна політика у сфері стандартизації базується на таких принципах: * забезпечення участі фізичних і юридичних осіб в розробленні стандартів та вільного вибору ними видів стандартів при виробництві чи постачанні продукції, якщо інше не передбачено законодавством; * відкритості та прозорості процедур розроблення і прийняття стандартів з урахуванням інтересів усіх заінтересованих сторін, підвищення конкурентоспроможності продукції вітчизняних виробників; * доступності стандартів та інформації щодо них для користувачів; * відповідності стандартів законодавству; * адаптації до сучасних досягнень науки і техніки з урахуванням стану національної економіки; * пріоритетності прямого впровадження в Україні міжнародних та регіональних стандартів; * дотримання міжнародних та європейських правил і процедур стандартизації; * участі у міжнародній (регіональній) стандартизації; * прийняття і застосування органами стандартизації на території.

1.3 Керування документаційними  процесами в Україні

Серед найактуальніших  питань в умовах глобалізації інформаційного суспільства компетентно називають  нормативне забезпечення керування  документаційними процесами (далі - КДП). Розвиток КДП показує, що вирішення проблем організації роботи з документами набуло міжнародного характеру і стало складовою модерного інформаційного суспільства.

Пошуки законодавчого, науково-методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн. Яскравими прикладами такої співпраці стали діяльність міжнародних фахових організацій, міжнародні DLM-форуми, започатковані ЄС. Утім, якщо зарубіжні колеги розробляють згадану тему вже не одне десятиліття, то для вітчизняної науки її актуалізація припадає на кінець ХХ ст. Одними із перших, хто звернувся до теми КДП в межах умовно «вітчизняного» досвіду, були російські дослідники В.Д. Банасюкевич і А.М. Сокова. Їм належить першість у науково-практичній апробації ідей records management.

Ученим удалося  привернути увагу колег до закордонного досвіду керування документацією  й оволодіння інформацією, до того ж, у найрізноманітніших варіаціях  його існування - records management, gestion des documents, Schriftgutverwaltung та ін.,що сприяло продукуванню новітніх тематичних досліджень, автором значної частки яких був тоді Всесоюзний, а нині - Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи.

Керування документаційними процесами, його мету, завдання, основні  положення; * розглянути поняття інформаційної  безпеки та шляхи несанкціонованого  доступу, класифікація способів і засобів  захисту інформації. Історіографія  досліджуваного питання. Аналізуючи сучасну ситуацію у сфері керування документацією, слід відмітити, що вагомий внесок у розроблення проблем теорії і технологій керування документацією здійснили вчені та практики США, Канади, Великої Британії, Австралії.

РОЗДІЛ 2. Досвід керування документацією  в різних країна

Якщо у вітчизняній  науці і практичній діяльності установ  вживання поняття "керування широкого поширення, то за кордоном воно має тривалу історію документацією" ще не набуло становлення та сутнісного розмежування змісту з подібними до нього означеннями. В американській, британській традиціях поняття "керування документацією" - це records management, франкомовній - gestion des documents, російській - керування документацією, українській - керування управління документацією.

Найзагальніше в  зарубіжній і вітчизняній історіографії  тлумачення поняття «керування документацією» звучить так - це наукова дисципліна й організаційна функція керування  документами з метою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя  держави і суспільства.

Історично термін "керування документацією" зароджується в Сполучених Штатах Америки. Керування  документацією розглядали як складову загального управління установою. Витоки технологій керування документацією  можна відстежити у США, починаючи  з 1880-х рр., проте перші колективні розробки тематичної проблематики датуються  початком XX ст.

Значну роль у  вирішенні проблеми керування документацією  відіграла Комісія з дослідження невиробничих втрат у промисловості (т.зв. Комісія Гувера), створення якої було продиктовано необхідністю упорядкування інформаційних ресурсів у вигляді документів, скорочення ємності роботи з ними в держав них, муніципальних установах.

Із 1930-х років  розпочинається новий етап розвитку керування документацією. Це було зумовлено  зростанням обсягів документних  потоків. Для раціонального їх структурування й упорядкування потребувалося спеціальне відомство. Від початку цією проблемою опікувався Національний архів США у структурі якого було організовано відділ керування документацією. 1934 р. відділ розробив принципи і методи роботи з документа ми для всіх федеральних відомств. Теоретичні напрацювання Комісії Гувера та інших інституцій було покладено в основу Закону про керування федеральними документами (1950), який, у свою чергу, став правовою базою для розроблення Закону про Національний архів США (1984)4 і Закону про скорочення обсягів роботи з документами (1980, 1989). Закон США про керування федеральними документами 1950 р. установлював відповідальність за організацію роботи з урядовими документами, поклавши її на Національний архів США та установи, що створюють документи.

Згідно з вимогами Закону були відкриті центри документації для тимчасового зберігання службових  документів, які втратили оперативне значення. Закон зобов'язував урядові установи розробляти та впроваджувати чітку програму реалізації керування документацією.

Розуміння необхідності упорядкування сфери керування  документацією привело до прийняття  законів і в інших країнах. Укажемо на типовість проблем керування документацією, інформацією в країнах світу, що позначилося на змісті тематичних нормативних документів. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах із високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Франція, Німеччина, Норвегія, Швеція, Данія, Австралія та ін.). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної і т.д., у традиційному й електронному вигляді.

Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою  різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів. Так, у Німеччині норми загального діловодства викладено в Законі про загальні правила роботи федеральних міністерств, Великій Британії - Земельному кодексі, Урядовій програмі з керування документацією. Зміцнення нормативно-правової сфери забезпечення керування документацією сприяє унормуванню процесів створення документів, документообігу, раціоналізації експертизи - цінності документів та організації їх зберігання.