Документы

Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце  года и вводится в действие с 1 января нового года.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. 

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к  архивному хранению  и отбора  документов  для  уничтожения  на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из 3-х человек.

Примерный состав ЭК:                                                                                                     •  зам. директора (главный бухгалтер);                                                                              •  ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);                                                                                                       •  секретарь-референт.

ЭК является  совещательным органом. Ее  решения по хранению или уничтожению документов вступают  в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение  сроков  хранения (экспертиза  ценности)  документов  проводится по Перечню документов с  указанием сроков хранения.

ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке.  Устанавливать сроки хранения  дел только по их заголовкам на обложке дела нельзя. Дела просматриваются полностью, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:                           •  документы, передаваемые в архив (со сроком хранения свыше 10 лет);                       • документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве(со сроком хранения до 10 лет включительно);                                       •  документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

К документам, передаваемым в архив, относятся:                                                               • устав, учредительный договор, решение о создании общества;                                 •  свидетельство о государственной регистрации;                                                                •  документы,  подтверждающие  права общества на  имущество, находящееся  на его балансе;                                                                                                      •  положение о филиалах или представительствах общества;                                          •  годовые финансовые отчеты;                                                                                          •  документы финансовой отчетности, представляемые в  государственные органы управления;                                                                                                              •  протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);                                                                                                                       •  списки  акционеров  с  указанием  количества  и  категории  принадлежащих им акций;                                                                                                         •  акты  ревизий,  проверок  общества  аудиторскими,  ревизионными  комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;                                                                                            •  внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;                                                 •  документы по личному составу предприятия;                                                •  другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

Оперативное хранение дел

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

За  сохранность документов несут ответственность:                                                      •  руководители структурных подразделений;                                                                   •  работники службы делопроизводства.

Дела  хранятся:                                                                                                                     •  в шкафах, на стеллажах (обычные документы);                                                            •  в сейфах (документы с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и т. п.).

Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

Номенклатуру  дел размещают на внутренней стороне  шкафа, сейфа:                           •  для удобства поиска необходимого дела;                                                                        •  для проверки наличия дел.

Проверка  наличия дел при оперативном  хранении проводится:                                         •  для обеспечения сохранности дел;                                                                                     •  установления пропавших дел (документов);                                                                •  поиска пропавших дел (документов);                                                                            •  восстановления документов, не найденных в результате поиска.

Проверка наличия проводится комиссией, созданной по указанию руководителя, с  периодичностью,  устанавливаемой  службой  делопроизводства или  инструкцией по делопроизводству предприятия, но не реже одного раза в год.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения); (по указанию руководителя структурного подразделения).

Выдача  дел сотрудникам подразделений для работы  осуществляется  под  расписку.

На  дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту-заместитель дела, в которой указывают:                                                                             •  номер дела;                                                                                                                        •  дату выдачи;                                                                                                                   •  кому выдано (Ф.И.О.);                                                                                                     •  структурное подразделение;                                                                                            •  подпись исполнителя;                                                                                             •  срок возврата;                                                                                                                    • отметку о возврате;                                                                                                           •  примечание.

Дела выдаются  во временное  пользование сотрудникам  структурных  подразделений на срок  не более  одного  месяца.  После истечения указанного  срока  дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению  руководителя  организации – автора  документа. В  карте-заместителе дела указывают  дополнительно  наименование  организации.  При  выдаче  составляется акт приема-передачи дела.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Как правило, на архивное хранение такие документы не передаются и они продолжают храниться в структурных подразделениях.

После  оперативного  хранения  завершенные  дела  постоянного  и  временного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив.

Подготовка и передача дел в архив

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:                                                                                                                                •  документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдается в процессе формирования дела;                                                          •  произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумерологом;                                                                                          •  подшить в конце дела заверительный лист (Приложение 1), в котором указать количество листов в деле;                                                                                                     •  на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;                                                                      •  переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;                                                                                                                               •  дополнительно  указать  на  обложке  дела  количество  листов согласно  заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:                       •  по основной (производственной) деятельности;                                                               •  по личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Отдельная  опись  на документы  по личному  составу  составляется для  удобства поиска и обеспечения сохранности этих документов.

В конце каждой описи  указывается цифрами и  прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

В акт на уничтожение в  любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2000 – 2002 гг. – 3 дела».

Акты и  описи составляются и подписываются  членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив  производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится  отметка  о  его  наличии.  В  конце  каждого  экземпляра  описи  указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих  дел,  дата  приема-передачи,  а  также  подписи  участников  приема-передачи дел.

Только после  передачи  документов  в  архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов рекомендуется осуществлять с помощью специальных машин типа «шредер» не менее чем двумя работниками предприятия.

 

 

 

 

 

 

Содержание:

Введение

Основная часть:

1)Систематизация документов

2) Формирование и оформление дел

3)Номенклатура дел

4)Экспертиза ценности  документов

5)Оперативное хранение дел

6)Подготовка и передача  дел в архив

Заключение

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Документы - это неотъемлемая и важная часть жизнедеятельности  всего человечества. Основной функцией является упорядочивание и систематизация финансовой, экономической, исторической, политической  и культурной жизни любого общества государства. Благодаря документам, хранящихся в архивах, наше поколение знает о далеком историческом прошлом.

Организация деятельность любого современного предприятия и государства нельзя представить без ведения четкой своевременной документации.

Документация необходима для принятия правильных решений, для  решения каких-либо спорных или  юридических вопросов.

В настоящее время трудно представить современной общество без документов, которые облегчают деятельность человека во всех его направлениях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В  настоящее  время  знание документирования, умение  документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для специалиста любого уровня, стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Документирование – процесс  фиксации информации  на  различных  носителях по  установленным  правилам. Документирование строго регламентировано нормативными актами.

Система документирования представляет собой составление, оформление и  изготовление документов.

 Документ – это  деловая бумага, оформленная с  учетом соответствующих норм  и  правил,  служащая  доказательством   чего-либо,  подтверждающая  право   на  что-либо и имеющая юридическую  силу. Документ является основанием  или средством регуляции  управленческих,  организационных,  финансовых  действий  организаций или отдельных должностных  лиц. Документы используются в  различных областях знаний, сферах  жизни и являются объектом  исследования многих научных  дисциплин. 

Экспертиза ценности документов – это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

В организациях, учреждениях, на предприятиях в процессе их деятельности образуются различные виды документов, содержащие определенную информацию. Объектом экспертизы ценности документов является информация. Это может быть текст, некоторые  реквизиты, вид документа (приказ, распоряжение, докладная записка и др.) и т.д.,  которые имеют различную значимость и ценность.

Ценность документа либо информации, заключенной в нем, определяется его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Экспертизой ценности документов является процесс определения ценности информации в документах.

 

 

 

Список литературы

1. http://www.profmedia.by/pub/sec/art/14306/
2. http://www.archives-garant.ru/articles/?nuin=338
3. http://www.pravo.by/main.aspx?guid=3871&p0=W21226212&p1=1
4. Делопроизводство. В.А.Скачкова.-2006