Документы по личному составу

⁴Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Правила устанавливают  комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации.

Правила предназначены  регламентировать работу архивов государственных  организаций независимо от масштаба деятельности организаций, их места в управленческих структурах и объемов сохраняемой документации.

Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций  в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

В зависимости от состава  документации, подлежащей хранению в  архиве, могут создаваться:

• архив управленческой документации;
• научно-технический архив;

• аудиовизуальный архив;

• архив документации на электронных носителях.

Основными задачами архива организации являются:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

 

 

2.1 Центры хранения документов по личному составу

Функции документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

Составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они  отражают правовую, трудовую и служебную  деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию.

⁵Центр хранения документов  проводит и организует работу по обеспечению сохранности документов, находящихся в архивных фондах.

Нормативные сроки хранения документов по личному составу учитываются при составлении  в каждой организации  ведомственных (локальных) нормативных актов: инструкций ,правил, положений  в которых  изложен порядок составления  номенклатуры  дел, формирования и оформления дел, составления  научно-справочного аппарата, подготовки дел к архивному хранению. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве.

Основными нормативными документами , в которых установлены  общие требования по эти вопросам являются « Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002г  и «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» , утвержденные постановлением Правительства  РФ от 15.06. 2009 г.№477.

Ключевым является вопрос доступа пользователей к документам по личному составу в государственных и муниципальных архивах РФ и организации пользования ими Документы по личному составу, посути, являются источниками массового происхождения  и их информация ( в обезличенном виде, в соответствии с нормами действующего законодательства РФ) могла бы стать основой для уникальных исследований  в области социологии, демографии, генеалогии и многих других научных направлений.

Архив  предоставляет дела и документы без ограничений самому гражданину- субъекту информации, если это не противоречит законодательству РФ (например, законом «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.) или доверенному лицу гражданина (при предъявлении документов, удостоверяющих личность , доверенности, оформленной в установленном законом порядке ).

После смерти гражданина правом на доступ к архивным делам  и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне, его частной жизни обладают наследники ( доверенные лица наследников),  если это не противоречит законодательству РФ .Архив взаимодействует с наследниками  при наличии  свидетельства о смерти гражданина и документов , подтверждающих их право на наследство.

Для других категорий  пользователей необходимо письменное нотариально-заверенное разрешение гражданина (его наследника или доверенного  лица), которое может быть запрошено  организацией , направившей  пользователя в архив, пользователем ,  если он - частное лицо, или  архивом по просьбе пользователя. Архиву следует выдавать пользователю только те дела и документы, которые будут указаны  в разрешении.

Архив предоставляет  до окончания 75 лет со дня создания документа  архивные дела и документы, содержащие  сведения о личной  и  семейной тайне гражданина, его частной жизни по мотивированному письменному обращению сотрудникам  организаций-фондообразователей  и их приемников, органов государственной власти, органов местного самоуправ-ления, судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия и дознания в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

Архив без согласования с гражданином (его наследниками ) обеспечивает  доступ пользователей к делам, содержащим основные биографические данные лица: сведения о дате и месте его рождения, смерти, образовании, служебных должностях (если  это не противоречит федераль-ному законодательству, например, законом «О государственной  тайне», «Об  оперативно-розыскной деятельности» и др. ), почетных ученых званиях, наградах , выборных должностях, об опубликованных результатах творческой  и научной деятельности гражданина.

Архив обеспечивает  доступ пользователя только к тем документам или информации, которые относятся к лицу в отношении которого, было получено разрешение о доступе. Если в деле находятся документы, содержащие конфиденциальные сведения  о нескольких лицах, то такие дела на руки пользователям не выдаются. Интересующая пользователя информация может быть выдана ему в виде архивной справки или копий документов с изъятыми из них конфиденциальными сведениями о других лицах.

Разрешение на доступ выдаётся руководителем государственного архива или лицом, обладающим соответствующими полномочиями  в письменном виде.

⁶При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

Необходимость государственного регулирования  вопросов обеспечения сохранности документов по личному составу в начале 1990-х годов стояла чрезвычайно остро и была связана  после распада СССР  с ликвидацией  органов управления  и иных учреждений  и предприятий  союзного и  республиканского подчинения, а также с созданием значительного числа негосударственных организаций  во всех отраслях экономики и общественной жизни и не всегда  соблюдавших нормативные требования  по документационному  оформлению трудовых отношений с сотрудниками, и, как следствие,  лишавшие их  возможности  в дальнейшем документально подтвердить трудовой стаж и т.д.. Это грозило серьёзными социальными последствиями.

Итак, для обеспечения  социальной и правовой защиты граждан  Распоряжение Правительства РФ от 23.04.92 №781-р обязывало  в целях предотвращения утраты документов по личному составу, а также улучшения их хранения и использования:

1. «Установить, что ликвидируемые предприятия, организации…и иные организационные структуры, независимо от формы собственности, передаются на хранение правопреемником или при его отсутствии вышестоящему по подчиненности органу документы по личному составу….».

Кроме того, данное Распоряжение возлагало на государственную архивную службу РФ  обязанности по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций всех форм собственности, не имевших правопреемника  или вышестоящего по подчиненности органа. В организационном плане было рекомендовано органом исполнительной власти в необходимых случаях создавать архивы для хранения и использования документов по личному составу.

2. Федеральным органам  исполнительной власти  субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение прав юридического  лица  при  наличии  в них положений , предусмотренных в пункте 1 настоящего распоряжения…».

Таким образом, был оформлен правовой механизм, подразумевающий  ответственность   организации за создание и сохранность  документов  по личному составу и обязательства государства принять на долговременное (а отдельные комплексы  и на постоянное) хранение   эти социально-значимые материалы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, выходя за рамки исполнения только социально-правовых запросов тех граждан, информация о  которых зафиксирована в документации, поступившей на  хранение  в архивы. Поскольку, часть дел  и документов по личному составу содержат сведения ,о личной и семейной тайне гражданина, его личной  жизни , сведения , создающие угрозу для его безопасности, следует чрезвычайно тактично,  с соблюдением ныне действующего законодательных норм  использовать данные документы.

Важно напомнить, что  архивы (прежде всего государственные и муниципальные , а также  архивы организаций) являются атрибутом государственности ,её правовым гарантом . Они несут обязательства  перед государством  и гражданином в документальном подтверждении  их юридических  прав и социальных гарантий.

Во исполнение этих Распоряжений  Правительства  были созданы  в большинстве субъектов РФ специализированные архивы документов  по личному составу. В остальных субъектах  документы по личному составу могут храниться  в государственном архиве, либо  в органе управления  архивным делом, совмещающем функции управления архивным делом и хранение документов. Важную роль в сохранении документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе и в результате банкротства , играют муниципальные архивы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексеева Е.В. Архивоведение. - М.: Проф-ОбрИздат, 2004.
2. Алексеева Е.В. «Архивоведческие  аспекты в делопроизводстве: создание описи» // ж. Секретарское дело,   № 2, 1999.
3. Альбрехт Б.В. «Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу» // ж. Секретарское дело,  № 1 (42),  2004.
4. Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - "Питер Пресс", 2007.- 415с.
5. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб.: Герда, 2006.
6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие / М.В. Кирсанова. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.
7. Кошелева Е.Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации //Справочник кадровика.2007. №12

¹Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - "Питер Пресс", 2007.- 415с.

²Алексеева Е.В. «Архивоведческие  аспекты в делопроизводстве: создание описи» // ж. Секретарское дело,   № 2, 1999.

³ Алексеева Е.В. Архивоведение. - М.: Проф-ОбрИздат, 2004.

⁴ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие / М.В. Кирсанова. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.

⁵ Кошелева Е.Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации //Справочник кадровика.2007. №12

⁶ Альбрехт Б.В. «Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу» // ж. Секретарское дело,  № 1 (42),  2004.