Документы по личному составу: понятие и классификация

Содержание

Введение…………………………………………………………………………2

1. Документы по личному  составу: понятие и классификация………………3

2. Работа с документами  по личному составу…………………………………7

2.1 Личное дело сотрудника…………………………………………………….7

2.2 Краткое описание  документов, входящих в состав личного дела………..9

Заключение………………………………………………………………………16

Список используемой литературы……………………………………………..17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Правильно организованное делопроизводство - залог удачного бизнеса, поэтому эффективности  этой составляющей всегда уделялось большое внимание.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса  на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Функции документации по личному составу - оформление и закрепление  трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

Составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Документы  по личному составу: понятие  и классификация

В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они  отражают правовую, трудовую и служебную  деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию.

Совокупность взаимосвязанных  документов, в которых зафиксированы  этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Документы по личному  составу являются наиболее важными  документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Обязательное ведение  большинства документов предусмотрено  Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы.

Всю документацию по личному  составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно  классифицировать на четыре группы в  логическом порядке - по этапам трудового  цикла работника:

документация, связанная  с комплектованием персонала организации;

документация, связанная  с процессом движения персонала  в период работы в организации;

документация, связанная  с отношением работника к трудовому  процессу;

документация, связанная  с прекращением трудовых отношений  работника с организацией, т.е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы: по учету  кадров и по учету использования  рабочего времени и расчетов с  персоналом по оплате труда.

В общем случае к документам по личному составу относятся:

• трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);
• личные карточки формы Т-2;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате;
• документы по аттестации сотрудников;
• документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.

К документации по личному  составу условно можно отнести  и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному  составу следует отнести применительно  к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и  аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности.

Все документы, за исключением  приказов, формируются, создаются и  обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Некоторые документы  приходится обрабатывать секретарю, например это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.

Основная часть документов, оформляющих отношения работников, входит в состав унифицированной  системы первичной учетной документации. Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например: трудовая книжка.

Постановлением Госкомстата  России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда и его оплаты» введены следующие формы документов:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1), (приложение 1);
• личная карточка (ф. Т-2);
• приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5), (приложение 2);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6), (приложение 3);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8).

Обновление системы  правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов, например анкета, трудовой договор  и др., и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Документы по личному  составу имеют длительные сроки  хранения и требуют особых условий  для своей сохранности. Журналы  учета приказов о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет, журналы  учета приказов о командировании - 5 лет, журналы учета трудовых книжек и вкладышей к ним - 75 лет, журнал учета личных дел хранятся также 75 лет. Они должны храниться в помещениях, сейфах и шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Все документы по личному  составу, имеющие срок хранения до 10 лет, могут не сдаваться в архив, а могут быть уничтожены в течении  года, следующим за истечением срока  хранения.

 

2. Работа с документами  по личному составу

2.1 Личное дело сотрудника

Личное дело сотрудника - это комплект документов, отражающий все стадии отношений работника с организацией, и содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

К ним относятся документы, связанные с приемом сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией (увольнением).

Формируется кадровой службой  организации после издания приказа  о приеме на работу.

Каждое личное дело формируется  в отдельной папке. Оформление обложки  включает: № дела, фамилию, имя, отчество сотрудника, дату поступления на работу.

На документы личного  дела составляется внутренняя опись. Начальной  датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники отдела кадров.

Документы, подшиваемые  в личное дело работника в течении  срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Документы в личное дело рекомендуется включать в следующей  последовательности:

• внутренняя опись документов дела;
• заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением);
• автобиография;
• анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);
• дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
• экземпляр трудового договора с приложениями;
• приказ о приеме на работу (копия), а также копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• документы об образовании (копии)
• копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть);
• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• другие справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно);
• при наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника;
• лист - заверитель дела.

Личное дело ведут  в одном экземпляре.

Внесение изменений  и дополнений со слов работника не допускается, необходимо предъявление соответствующих документов.

Изъятие документов из личного  дела возможно только с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан и когда будет возвращен.

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения  в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Хранятся личные дела в закрываемых шкафах по порядку номеров, дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов только с разрешения руководства организации. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются по описи на хранение в архив организации и хранятся 75 лет.

При работе с личными  делами и другими кадровыми документами  необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

 

2.2 Краткое  описание документов, входящих в  состав личного дела

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. Резюме, по сути, представляет собой саморекламу специалиста. Задача претендента в сжатом конкретном виде на одной странице представить информацию о себе в ответ на требования, изложенные в заявке или объявлении.

Единых правил составления  резюме нет, однако в нем принято  отражать следующие блоки информации о себе: личные данные (Ф.И.О., возраст, адрес, семейное положение); цель, которую  ставит перед собой претендент, поступая на работу; опыт работы (должности и организации, которые занимал соискатель, отдельные успехи), обычно указывается в последовательности от последнего места работы к предыдущему и т.д. до самого первого; образование; владение иностранными языками; навыки работы с оргтехникой и ПК, знание компьютерных программ. Черты характера важных, по мнению соискателя (коммуникабельность, аккуратность, целеустремленность).

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка.