Документы организации, регламентирующие электронный документооборот

Затем вышел Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ), который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

Согласно ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (далее — неквалифицированная электронная подпись), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных  федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами  или соглашением между участниками электронного взаимодействия [1].

По мнению Минфина России, подтверждать  расходы первичными документами, оформленными  в электронном виде, можно, только если они подписаны квалифицированной электронной подписью  (письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2, от 03.11.2011 № 03-07-11/297, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409, от 14.06.2011  № 03-02-07/1-190).

Итак, при введении системы электронного  документооборота и электронной отчетности необходимо: установить в локальном нормативном акте, например в учетной политике, порядок осуществления электронного документооборота: какую отчетность, в каком виде организация предоставляет;  заключить договор с уполномоченной организацией  (оператором) для приобретения электронной цифровой подписи и установления программного обеспечения; соблюдать формат первичных и отчетных  документов; следить за отсутствием технических ошибок; хранить документы, подтверждающие своевременность передачи электронных документов и отчетности, и, возможно, некоторые из них хранить на бумажном носителе [25, с. 10-12].

Электронный документооборот позволяет увеличить скорость передачи данных, потому что по нормативным документам в той же почтовой службе России доставка корреспонденции по стране составляет от 5 до 35 дней — это официальные нормативы Почты России.

Также электронный документооборот позволяет взаимодействовать фактически круглосуточно, что очень важно с учетом большого пространства России и часовых поясов. Кроме того, электронный документооборот позволяет обеспечивать конфиденциальность документов. Есть различные технологии, сертифицированные программные средства, с помощью которых документ может прочитать только отправитель и только получатель — и никто больше. При этом, если используется электронно-цифровая подпись, то, если кто-то внесет в данный документ какие-то исправления, это сразу будет выявлено. С другой стороны, это гарантированная доставка, потому что технологии обеспечивают возможность фактически мгновенно подтвердить, что данный документ доставлен. Это основные моменты для хозяйствующих субъектов.

Если рассматривать государственные органы, то они тоже заинтересованы в этом, потому что это влияет на оперативность и достоверность поступления информации. С другой стороны, ускоряет процесс обработки документов, снижает очереди, в конце концов и позволяет эффективно использовать ресурсы — и человеческие, и технические.

Электронный документооборот, безусловно, имеет свою специфику. Электронный документ — это не бумажный документ. Какие можно выделить специфические области, на которые необходимо обращать внимание при принятии решения о переходе? Во-первых, любая организация должна быть организационно готова к этому процессу. То есть должны быть соответствующие люди, которые этим процессом управляют. Должны быть соответствующие программно-технические средства, которые умеют работать с этими электронными документами.

Очень непростая область — управление сертификатами электронной цифровой подписи. Это новое понятие. Собственноручная подпись всем понятна — ручка и кисть, электронная цифровая подпись несколько отличается. Самое главное — любой сертификат имеет ограниченный срок действия, и за этими процессами надо следить. Год сертификата истекает, необходимо получать новый, необходимо обновить информацию об изменившихся сертификатах партнеров, потому что они становятся недействительными. И за всем этим надо либо следить самому, либо пользоваться услугами компаний, которые делают это за тебя.

Наверное, довольно сложная проблематика — это хранение. Как хранить в папках, шкафах, складах мы все понимаем. Электронное хранение — интуитивно с ним тоже вроде понятно, но есть какие-то риски: сломался диск у сервера и вдруг весь мой архив за пять лет просто перестал существовать. То есть это тоже необходимо организовывать либо заказывать такие услуги у каких-то организаций, которые такие услуги предоставляют, — электронный архив, резервное копирование [19, с. 28-30].

Рассматривая трансформацию современных систем электронного документооборота, необходимо проанализировать использование такого рода информационных ресурсов в государственных структурах. На текущем этапе происходит реализация федеральной целевой программы «Электронная Россия», целью которой является повышение качества и эффективности государственного управления, сокращение времени вынужденного ожидания предоставляемых услуг для населения и т.д [2].

Анализируя системы электронного документооборота, действующие в государственных учреждениях, следует отметить, что здесь документы имеют разные направления хождения:

- вертикальное. Документы различного типа (приказы, распоряжения, письма, постановления и т.д.) создаются, проходят согласование в необходимых инстанциях, затем поступают для ознакомления к подчиненным, если это необходимо. Далее следует создание поручений на основании этих документов заинтересованными лицами, обычно из числа руководящего состава, для своих подчиненных сотрудников. Задача анализируется и выполняется. Затем руководитель получает уведомление о завершении исполнения задачи, при этом существует возможность возврата поручения на доработку или утверждения, если оно выполнено корректно;

- горизонтальное. Движение документов между ведомствами или подразделениями. Если представитель населения обращается с каким-либо запросом в государственные учреждения, то он в свою очередь предоставляет определенный набор документов. Соответственно, при следующем обращении эти документы предоставлять не нужно, они могут быть запрошены одним ведомством у другого. Также необходимо обращение одного государственного ведомства к другому для решения совместных задач или получения необходимых документов;

- внешнее – предоставление информации юридическим или физическим лицам. Этот пункт отличает системы электронного документооборота, используемые в коммерческих организациях, от применяемых в государственных учреждениях;

- территориально-распределенное. Каждый субъект Российской Федерации имеет свои государственные учреждения различных видов (образовательные, здравоохранения, культуры и т.д.), все они должны обмениваться между собой информацией, причем их системы электронного документооборота написаны с использованием различного программного обеспечения. Следовательно, при реализации и внедрении такого рода информационных систем следует учесть, что должны существовать определенные правила для документов, передаваемых из одного ведомства в другое, т.е. системы электронного документооборота должны быть взаимоинтегрируемы.

Если рассмотреть возможности различных современных систем электронного документооборота, представленных на рынке программного обеспечения, то можно увидеть, что все они обладают необходимыми для работы возможностями и полезными свойствами, но реализованы на различных платформах и имеют неодинаковую стоимость. Поэтому для каждого предприятия важно сделать правильный выбор оптимальной информационной системы, непосредственно подходящей для определенной организации [24, с. 70-73].

Также стоит отметить, что плюсов внедрения СЭД множество, все и не перечислить, но все-таки попробуем назвать главные из них. Бесспорным является тот факт, что внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

· полностью автоматизировать процесс работы с документами;

· обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;

· обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;

· наращивать базовые возможности СЭД с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;

· обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;

· повысить эффективность работы с документами;

· повысить корпоративную культуру работы с документами;

· значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;

· значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;

· обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;

· упорядочить процесс регистрации всех видов документов;

· обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

· обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;

· обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;

· обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;

· проследить историю создания документа;

· обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;

· выстроить отлаженную систему поручений;

· обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;

· производить сортировку документов по любым критериям;

· обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;

· обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;

· обеспечить архивное хранение электронных образов документов;

· обеспечить регламентацию прав доступа;

· обеспечить мгновенный доступ к документам;

· уменьшить количественные потери документов;

· увеличить производительность труда;

· сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;

· придать юридическую силу электронным документам;

· сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;

· сократить количество внутренних и внешних курьеров;

· обеспечить ведение информационно-справочной базы.

Минусов гораздо меньше, но они существенные:

· Пробелы в информационной безопасности. Это общая проблема. Рынок наводнен «пиратским» дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что уж говорить о предприятиях мелкого и среднего рынка. Конкуренция – закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

· Резкое увеличение потока документооборота. Как результат – серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.

· Увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

Несмотря на минусы, плюсы внедрения СЭД все же перевешивают [22, с. 15].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Документы, регламентирующие электронный документооборот

 

2.1 Виды документов и системы электронного документооборота

 

На первый взгляд, работа по составлению документов, их оформлению, учету, по контролю за исполнением представляется достаточно рутинной. Однако история развития документоведения и практики делопроизводства, наблюдения за эволюцией форм документооборота показывают, что среда создания и обращения документированной информации является зеркалом, отражающим важнейшие социальные процессы, жизнь общества и каждого человека во всем их многообразии. Документирование информации, создание отдельных документов, их собраний, массивов – процесс творческий. Он самым тесным образом связан как с развитием научно-технического прогресса, так и с историей управления делами государственными, частными и личными.

Стоит напомнить, что первые навыки и традиции в организации государственного (царского) управления в России формировались вокруг составления документов, фиксирующих те или иные события, решения властных структур [26, с. 5].

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на  две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут  составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Организационно – распорядительные документы (ОРД) можно разделить на три группы.

- организационные (положения, устав, инструкция, правила). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждения, организации, предприятий и их структурных подразделений;

- распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;