Документоведение как научная дисциплина, предмет, задачи, методы, связь с другими дисциплинами

1. Документоведение как научная  дисциплина, предмет, задачи, методы, связь  с другими дисциплинами.

 

Документоведение - научная дисциплина, изучающая документ в историческом развитии, закономерности образования документов, способы их создания, становление и развитие систем документации.

Документоведение охватывает все проблемы, связанные с понятием "документ".

 

Предметом документоведения является изучение исторических закономерностей документообразования, совершенствование технологии ДОУ, научное прогнозирование развития документации и документирования.

 

Задачи документоведения:

А) теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления;

Б) выработка рациональных норм организации ДОУ.

 

В документоведении получили распространение методы:

- общенаучные (системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические, статистические методы),

- частные (описание, анализ, классификация  и т.д.);

- специальные (стандартизации; унификации; оптимизации; однократности; экспертизы ценности).

Стандартизация – деятельность по установлению единых норм, правил и характеристик.

Унификация – приведение объектов, процессов, технологий и процедур к единообразию.

Объектом унификации в документоведении являются документы (форма, и содержание), состав (системы документации), процессы документирования, технология работы с документами.

Метод оптимизации – предусматривает выбор наиболее рациональной технологии, сведение к минимуму путей движения документа в организации, учреждении, предприятии ( документооборота).

Метод однократности подразумевает однократность всех делопроизводственных операций, исключения их дублирования.

Метод экспертизы подразумевает экспертизу ценности документов, которая проводится в делопроизводстве неоднократно. Главная ее цель – отбор документов для последующего хранения или к уничтожению.

 

Документоведение тесно связано с другими научными дисциплинами. Прежде всего с архивоведением, из которого, как принято считать, документоведение «выросло». Архивоведение ­ наука, изучающая организацию хранения и использования архивных документов. Документоведение связано с историческими дисциплинами, используя накопленный ими опыт изучения документа: источниковедением, дипломатикой, археографией.

Документоведение связано с теорией управления, экономическими, информационными и правовыми дисциплинами, психологией, статистикой, лингвистикой. Документоведение использует опыт исследования документа, накопленный этими науками, и, в свою очередь оказывает влияние на развитие этих наук.

На развитие документоведения значительное влияние оказывает теория управления, поскольку процесс создания документов (документирование) отражает функции управления.

Документоведение связано с юридическими дисциплинами, потому что документирование информации регламентируется законами и подзаконными актами.

Документоведение связано с информационными науками. Сегодня мы все чаще сталкиваемся на практике с понятием «электронный документ». В современном обществе в условиях широкого применения ИТ к документационным массивам добавляются информационные. В совокупности они образуют информационные ресурсы, которыми необходимо эффективно управлять.

 

 

 

 

 

 

2. Определение документа в законодательных и нормативных актах

 

 

В практике работы с документами постоянно приходиться сталкиваться с необходимостью максимально точного, однозначного толкования важнейших терминов и определений, в том числе и документ.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.», определяет понятие документ, как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.), дает определение документированная информация – информация, зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Первое определение исходит из второго. Начавшиеся в 1990-е гг. активное вхождение страны в мировое информационное пространство потребовало переосмысления понятия документа. В результате и перешел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационное.

В законах РФ " Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 23 июля 2008 года от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ [Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года], "О библиотечном деле" Федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ[ Принят Государственной Думой 23 н6оября 1994 года] документ определяется как «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».

Закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ[Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г] использует термин архивный документ -материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства

В "Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) впервые в понятие документ, появляется термин документооборот, по этому закону термин определяется, как «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».

Определения документа в отечественных законодательных актах во многом перекликаются с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимся в зарубежной документоведческой практике. Так в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1998г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

Международная организация по стандартизации разработала и утвердила определение документа как «информация, созданная, полученная и сохраненная организацией или частным лицом в качестве доказательства или подтверждения правовых обязательств или управленческой деятельности»

И в нащей стране и в других государствах уделяется достаточно много внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточного употребления терминов, произвольного толкования понятий. В противном случае это может обернуться юридическими, экономическими последствиями. Поэтому стандартизированные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы в соответствующих сферах.

 

 

3. Документ и его функции.

 

Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Функции документов делят на основные и дополнительные.

 

Основными функциями документов являются:

 

- информационную: являются носителем  и источником инф-ии;

- коммуникативную: помогают организовать  обмен информацией и общение  между различными объектами;

- социальную: отражают соц-эконом-ю, полит., общественную и др. сферы  жизни гос-ва и его граждан;

 

Дополнительными функциями документов являются:

 

- правовую: служат юридической  основой производственной деят-ти, подтверждают ыакты, удостоверяют  сведения и показатели;

- управленческую: позволяют организовать, регулировать, контролировать, анализировать  производственные процессы;

- учетную: накапливают сведения  за определенные периоды времени  и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

- культурную: являются памятником  культуры данной эпохи, показывая  ее специфику, калорит, нравы, обычаи, традиции;

- исторического источника: являются источником знаний о событиях и деятелях разл. эпох, полнее и конкретнее других истор. памятников раскрывают истор. события, подтверждают и дополняют истор. факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Текстовое документирование

 

Пиктографическое письмо (от лат. "pictus" - писанный красками, рисованный и греч. "grapho" - пишу, т.е. рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тыс. до Р.Х. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей - племён, союзов племён - создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее - военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма и др. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки - до конца 19 в.).

Особенность пиктографического письма заключается в его доступности, поскольку оно не связано с конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке. Не случайно многие пиктографические знаки используются и в настоящее время: в рекламе, в компьютерных программах, дорожные знаки, олимпийская символика, изображение черепа и скрещённых костей на ёмкостях с ядовитыми веществами и т.д.

Однако пиктографическому письму присущи значительные недостатки. Одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкована. С помощью пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные понятия (ум, смелость, совесть и т.п.).

Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разлагать речь на отдельные элементы - слова. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие человеческие потребности. И тогда на его основе возникло более совершенное - идеографическое письмо (от греч. "idea" - понятие и "grapho" - пишу).

В идеографическом письме информация фиксируется дословно. Графические знаки (идеограммы) имеют устойчивые, строго определённые начертания и передают уже отдельные слова, т.е. звуковую речь. Высшим этапом развития идеографии явилось иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), появившееся около 4 тыс. до Р.Х. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в форме чистой идеографии, а в виде словесно-слогового письма. Однако в основе его по-прежнему остаётся идеограмма. Некоторые идеографические знаки широко используются в настоящее время и другими народами: математические (v, ?, ?, ?, %), музыкальные знаки (d, d), денежные символы ($, ?, ?), знак параграфа ( ) и др.

Однако идеографическое письмо является весьма сложным для обучения и неудобно для повседневного пользования. В частности, в Китае даже самые распространённые иероглифы содержат в среднем по 11 штрихов, а некоторые до 50 и более.

Третьим этапом развития письма стало слоговое или силлабическое письмо (от греч. "sullabe" - слог), в котором каждый графический знак обозначает слог. Слоговые системы появились во 2-1 тыс. до Р.Х. Древнейшими слоговыми системами являлись шумерская, критская, письменность майя. Более поздними - японская слоговая азбука "кана" и корейское письмо. В настоящее время силлабические системы письма наиболее широко распространены в Индии и Юго-Восточной Азии.

Из слогового письма во 2 тыс. до Р.Х. возникло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук - фонему (от греч. "phonema" - звук), поэтому его нередко называют фонемографическим. Буквенно-звуковое письмо делится на консонантно-звуковое (передающее только согласные) и вокализованно-звуковое (передающее как согласные, так и гласные звуки).