Документооборот современного предприятия

      В связи  с внедрением в делопроизводство  новых технологий очень важны  знания об организации безбумажного  делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.

      В данной  работе изучена возможность внедрения  системы электронного документооборота  на предприятии ООО Торговый дом «Авдон». Для этого был проведен анализ системы документооборота предприятия и выявлены его сильные и слабые стороны. К сильным сторонам относится полная компьютеризация рабочих мест на предприятии, использование интернета и факса для отправки корреспонденции. К слабым относится не автоматизированность таких участков как кадровое делопроизводство и работа офис-менеджера, а также низкая контроль за исполнением документов, большой процент утери документов вследствие текучести кадров.

      В настоящее  время организация автоматизации  документооборота предприятия осуществляется  посредством использования программных  продуктов 1С: Торговля  и склад  и 1С: Бухгалтерия. С помощью данных  программ в организации автоматизирована  только часть документооборота  предприятия.

      Используемая  настоящее время система автоматизации  не позволяет контролировать  исполнение документов и вести  их эффективный учет. Также на  данный момент нет электронного  документооборота между управляющей  компанией, центральным офисом и  оптовыми базами по городу  и республике.

    Далее в работе  был разработан общий план  внедрения системы на предприятии, оценены преимущества и недостатки  внедряемой программы, а также  рассчитан экономический эффект  от внедрения системы, в который  входят затраты на внедрение, экономия от внедрения, а также сроки окупаемости.

    Исходя из полученных данных был сделан вывод, что использование системы электронного документооборота на базе 1С: «Предприятие»  для данной организации является экономически выгодным и рекомендуются для внедрения в практическую деятельность предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1. Конституция Российской  Федерации // СПС Гарант

2. Гражданский кодекс  РФ ч.I - II. от 21 октября 1994 года // СПС Гарант

3. Федеральный закон Российской  Федерации «О техническом регулировании»  № 184-ФЗ от 27.12.2002 (в редакции от 01.05.2007) // СПС Гарант

4. Федеральный закон «Об  электронной цифровой подписи»  № 1–ФЗ от 10.02.2002. Собрание законодательства  РФ. 14.01.2002. №2.

5. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных  технологиях и о защите информации»  от 27 июля 2006 г. // СПС Гарант

6. Федеральный закон. № 125-ФЗ  «Об архивном деле в Российской  Федерации» от 22 октября 2004 г. (с изменениями  на 13 мая 2008 г.) // СПС Гарант

7. Федеральный закон № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»  от 29 июля 2004 г. (с изменениями на 24 июля 2007 г.) // СПС Гарант

8. Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой  подписи» от 10 января 2002 г. (с изменениями  на 8 ноября 2007 г.) // СПС Гарант

9. Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре  документов» от 29 декабря 1994 г. (с  изменениями на 23 июля 2008 г.) // СПС  Гарант

10. Федеральный закон № 5485-1 «О государственной тайне»  от 21 июля 1993 г. (с изменениями на 1 декабря 2007 г.) // СПС Гарант

11. Постановление Правительства  № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства  в федеральных органах исполнительной  власти» от 15 июня 2009 г. // СПС Гарант

 

 

     Приложение 1

 

Номенклатура дел

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

Документы в делах (томах)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

 

Сводка по видам документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 4

 

Статистические отчеты по документообороту

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 5

 

Отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам)