Документирование управленческой деятельности

Титульный  Документирование

Вариант 18,

Задачи 6,18

 

 

Содержание

 

1 Хранение документов на предприятии 3

1.1 Экспертиза ценности документов 3

1.2 Типовые перечни сроков хранения 4

1.3 Определение сроков хранения документов 5

1.4 Анализ сроков хранения в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов 9

2 Оформление реквизитов 16 – «Гриф утверждения документа» и 30 – «Идентификатор электронной копии документа» 13

2.1 Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» 13

2.2 Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» 17

3 Составление исходящего письма 19

Задача 6 20

Задача 18 21

Список используемой литературы 22

Приложение 1 Исходящее письмо 23

Приложение 2 Исходящее письмо 24

Приложение 3 Расписка 25

Приложение 4 Доверенность 26

Приложение 5 Заявление 27

 

 

 

1 Хранение документов на предприятии

1.1 Экспертиза  ценности документов

 

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются  документы, имеющие различное научное  и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая  необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования  этой информации в оперативных целях  такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных  и практических целей информацию. Такие документы должны храниться  постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения документов может быть: временным (до 10 лет); временным (свыше 10 лет); постоянным.

Завершенные дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в  структурных подразделениях для  справочной работы. Затем они сдаются  в архив организации.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное  хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме  они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования  документов определяется значением  заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит  в том, чтобы определить, какие  документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой  информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций  и предприятий, архивах организаций  и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- при формировании дел;

- при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

1.2 Типовые перечни сроков хранения

 

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются  документы, имеющие различное научное  и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая  необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования  этой информации в оперативных целях  такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных  и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

Как уже говорилось, первоначально  сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При  формировании дел необходимо проверять  правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают  типовые или ведомственные перечни  документов со сроками хранения. Они  позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения  многих управленческих документов. Типовые  перечни являются нормативно-методическими  документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться  все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают  состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения  и т.д. Однако, несмотря на наличие  перечней, в ряде случаев требуется  дополнительное изучение состава и  содержания документов для определения  необходимости и продолжительности  их хранения.

1.3 Определение  сроков хранения документов

 

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных  подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся  в деле, определение их научной  и практической ценности и соответствующих  сроков хранения. Не допускается определение  сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются  дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет  выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

- отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  для передачи в архив;

- отбор дел, которые  должны храниться временно в  структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению  дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются  качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

- документы, подлежащие  постоянному хранению в государственных  архивах;

- документы, подлежащие  временному хранению (свыше 10 лет)  в архиве организации;

- документы, подлежащие  временному хранению (до 10 лет) в  структурных подразделениях;

- документы, подлежащие  уничтожению в связи с истечением  срока хранения.

В настоящее время в  управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы  в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной  форме (ЭД) проводится экспертной комиссией  во взаимосвязи с документацией  на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев  ценности документов: значимость и  полнота информации, отсутствие дублирующей  информации и т.п. Однако определение  возможности архивного хранения документов в электронной форме  требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием  ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в  архив; наличие законодательных  актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой  сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным  режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного  и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд  документов:

- опись дел постоянного  срока хранения;

- опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- опись дел по личному  составу;

- акт о выделении к  уничтожению дел, не подлежащих  хранению.

Документы в электронной  форме включаются в самостоятельные  описи.

Рисунок 1 -  Пример заполнения акта о выделении  к уничтожению документов не подлежащих хранению

Одновременно с описями  дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

1.4 Анализ сроков хранения в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов

 

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена  обязанность налогоплательщика  в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и  уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций  и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» организации обязаны хранить  первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую  отчетность в течение сроков, устанавливаемых  в соответствии с правилами организации  государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной  политики, процедуры кодирования, программы  машинной обработки данных (с указанием  сроков их использования) должны храниться  организацией не менее пяти лет после  года, в котором они использовались для составления бухгалтерской  отчетности в последний раз.

Приказом Минкультуры  РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден  новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в  процессе деятельности государственных  органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Перечень включает типовые  управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных  органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении  однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Новый Перечень состоит из 12 разделов:

– раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные  функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение  управления, организацию документационного  обеспечения управления и хранения документов организациями;

– разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

– раздел 5 содержит документы  об организации и осуществлении  экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

– раздел 6 включает документы  об информационном обслуживании деятельности организаций;

– раздел 7 включает документы  по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

– раздел 8 содержит документы  о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

– раздел 9 содержит документы  о материально-техническом обеспечении  деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

– раздел 10 включает документы  по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному  обслуживанию, внутренней связи, обеспечению  безопасности организаций;

– раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию  досуга;

– раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

В течение 5 лет  следует хранить:

– документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению  за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства;

– реестры расчета земельного налога;

– налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам  налогов;

– налоговые декларации и  расчеты авансовых платежей по единому  социальному налогу (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет);

– налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ) (при условии  проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 лет);

– декларации и расчеты  авансовых платежей по страховым  взносам на обязательное пенсионное страхование (при отсутствии лицевых  счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет);

– сведения о доходах физических лиц (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет).

– документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам;

– документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой  базы юридическими лицами за налоговый  период.

Реестры сведений о доходах  физических лиц следует хранить 75 лет.