Документирование управленческой деятельности

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное агентство  по образованию

Санкт-Петербургский  государственный университет

 сервиса  и экономики

 

 

Кафедра «Государственное и муниципальное управление»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По  курсу «Документирование управленческой деятельности»

 

Вариант №8

 

 

 

 

Работу выполнил студент 3 курса Специальность 060800у Пучков Александр Юрьевич Работу проверил ________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тосно

2008

 

Содержание

 

 

Теоретическая часть

 

Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ

 

Организация и  особенности работы с документами

 

При работе с документами  ограниченного доступа очень  важно организовать соответствующий режим хранения этих документов, доступа к ним и их использования. Помещения, в которых ведутся работы с такими документами и где они хранятся в нерабочее время (в том числе и помещения архива), являются режимными.

 

Наиболее целесообразно  эти помещения располагать компактно  в основном административном здании организации в зоне размещения кабинетов  аппарата руководства. Архивохранилища, если таковые имеются, с учетом перспективы их возрастающей загрузки целесообразно располагать на первых этажах административных зданий. Они в обязательном порядке должны быть обеспечены вентиляцией (принудительной или, по крайней мере, естественной).

 

Режимные помещения  должны оборудоваться замками повышенной надежности (с секретом). Для контроля за входом, могут устанавливаться шифрованные и электронные замки, автоматические турникеты, камеры видеонаблюдения. Доступ в помещения, где хранятся документы ограниченного доступа, должен быть строго ограничен. В них допускаются:

• руководитель организации, его заместитель (помощник) по режиму;
• начальник режимного отдела (службы безопасности) и его заместитель;
• работники, которые имеют прямое отношение к ведущимся в этих помещениях работам.

 

Доступ других сотрудников в эти помещения может быть разрешен в случае служебной необходимости одним из перечисленных руководителей. С целью ограничения доступа посторонних лиц режимные помещения оборудуются окном для выдачи и приема документов, выходящим в отдельный тамбур, либо часть помещения оборудуется барьером.

 

Запасные экземпляры ключей от всех режимных помещений  в опечатанном виде должны постоянно  находиться у руководителя подразделения. Другие экземпляры ключей в опечатанном виде в пенале по окончании рабочего дня ответственными за режимные помещения сдаются под охрану на пост административного здания с указанием времени приема (сдачи), с отметками о включении и выключении охранной и пожарной сигнализации в журнале. При этом должны быть опечатаны и все режимные помещения. Список работников, имеющих право сдавать (получать) ключи на посту охраны, утверждается начальником службы безопасности организации.

 

Если перед вскрытием  режимных помещений обнаружено нарушение  целостности печатей и неисправность замков, то помещения не вскрываются, составляется акт о случившемся и немедленно докладывается руководителю организации, начальнику подразделения и службе безопасности и принимаются меры по охране помещений до прибытия службы безопасности.

 

На случай чрезвычайного происшествия (пожар, авария, стихийное бедствие и т.п.) в организации разрабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем организации, в которой предусматривается порядок вскрытия режимных помещений, очередность и порядок спасения техники, документов ограниченного доступа и определяются места дальнейшего их хранения. Такая инструкция не должна раскрывать состава вывозимых документов.

 

В случае чрезвычайного  происшествия в нерабочее время, если создается угроза уничтожения  документов, то дежурный по организации вместе с подразделением охраны имеет право вскрыть режимные помещения и принять меры к спасению техники и документов в соответствии с вышеуказанной инструкцией.

 

Особенности ведения  делопроизводства

 

Документы ограниченного  доступа требуют к себе несколько иного подхода на стадии делопроизводства в отличие от документов несекретного характера, не носящих в себе какую-либо тайну. Работник организации должен работать только с теми сведениями и документами, содержащими какую-либо тайну, к которым он получил доступ в силу трудовых обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими. Работник также должен знать, кому из сотрудников организации разрешено работать со сведениями, составляющими тайну, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.

 

При увольнении работника, имеющего отношение к документам ограниченного доступа, в обязательном порядке проводится проверка наличия числящихся за ним документов. Только после этого производится отметка в его обходном листе. Если же работник временно отсутствует (болезнь, отпуск, командировка и т.п.), передача числящихся за ним документов другим работникам производится по решению начальника подразделения с отражением в журнале учета или по акту.

 

Документы ограниченного  доступа по номенклатуре определяются в дела. На обороте обложки дела или на отдельном листе, хранящемся в деле, указывается список сотрудников, которым разрешено ознакомление с делом. Изменения в эти списки вносятся с разрешения начальника режимного отдела (службы безопасности) по представлению начальников структурных подразделений.

 

При пользовании делами, в которых имеются документы  ограниченного доступа, необходимо иметь в виду, что дела должны возвращаться в тот же день лицами, которым они были выданы для работы. В случае необходимости производства копий с документов ограниченного доступа обязательно должен вестись журнальный учет производства копий.

 

Чрезвычайным происшествием в организации считается недостача (утрата) документов ограниченного доступа, выявленная в ходе ежегодной проверки наличия документов, дел и картотек. Такую проверку необходимо проводить по окончании года (как правило, в I квартале года), независимо от того, где и у кого документы находятся, и от времени их поступления. Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в составе не менее 3 работников из числа лиц, имеющим прямое отношение к проверяемым документам и соответствующий допуск к данным работам, с обязательным включением в ее состав работников режимного отдела (службы безопасности).

 

При незначительном количестве таких документов, циркулирующих  в организации, проверка может производиться руководителем конкретного подразделения или по его указанию одним из работников этого подразделения и работником режимного отдела (службы безопасности).

 

В ходе проверки анализируется  движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) документов с ограниченным доступом, произошедшее за проверяемый год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов. При проверке используются журналы учета документов, расписки, реестры, акты на уничтожение документов и другие учетные формы, в том числе и те, в которых зарегистрировано размножение документов. По результатам проверки составляется акт, который утверждается руководителем подразделения и докладывается руководителю организации.

 

Изъятие, выемка документов (дел)

 

Изъятие из дела документов или перемещение их из одного дела в другое производится в исключительных случаях, с оставлением в деле справки-заместителя, и только с разрешения начальника подразделения.

 

В случае безвозвратного изъятия из дела документов во внутренней описи дела и формах учета делаются соответствующие отметки. При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе.

 

Отметки в деле об изменении  количества листов при безвозвратном  изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи и заверительном листе. При изъятии документов листы дела перенумерации не подлежат. В соответствии со статьей 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ выемка документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, производится следователем с санкции прокурора, а выемка документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения, принимаемого в порядке, установленном статьей этого же Кодекса. До начала выемки следователь предлагает выдать документы, подлежащие изъятию, а в случае отказа производит выемку принудительно.

 

Первичные учетные документы  бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

Особенности архивной работы

 

В архиве составляется схема  размещения документов и дел и  план эвакуации на случай чрезвычайного происшествия. Оба этих документа согласовываются с руководителем режимного отдела (службы безопасности) и утверждаются руководителем архива.

Дальнейшее перемещение  документов внутри архива производится только с разрешения руководителя архива.

Ознакомление с документами  ограниченного доступа производится в режимном помещении только с разрешения руководителя организации или иного должностного лица.

В архиве организации  должна проводиться проверка наличия  документов и дел, но не реже 1 раза в 5 лет. Такая проверка должна проводиться  не только в плановом порядке, но и  в случае перемещения (перевода) архива в другое (другие) хранилища, после чрезвычайных происшествий (стихийное бедствие, несанкционированное проникновение в архивохранилище посторонних лиц и т.п.), при смене лица, ответственного за хранение документов, а также при ликвидации организации.

Проверка наличия документов и дел осуществляется комиссионно. Состав комиссии (не менее 2 работников) поименно объявляется письменным приказом руководителя организации. Одновременно этим же приказом определяются задачи и сроки проведения проверки (сроки должны быть максимально сжатые и, по возможности, не превышать 1 календарного месяца).

 

Многолетняя практика большинства  архивов подтверждает, что наиболее целесообразно осуществлять проверку "двойками": один проверяющий работает с учетными документами (описью), другой - визуально проверяет наличие и состояние хранения дел на месте, сличая архивный шифр и заголовок каждой единицы хранения с записью в описи и не прибегая, без особой необходимости, к полистному просмотру архивных документов. Все записи об отсутствующих единицах хранения, недостатках в их физическом состоянии и т.п. производятся в ходе проверки на отдельных листах (листах проверки наличия документов) вплоть до завершения проверки по одной конкретной описи.

 

Обнаруженные, так называемые "закладки", то есть нарушения в последовательном (по архивным номерам) расположении дел по данной описи, дела из другой описи или из другого фонда, устраняются немедленно, и обнаруженные "чужие" дела раскладываются по своим местам хранения. По окончании работы по одной описи выясняются причины и обоснованность отсутствия отмеченных единиц хранения (по записям в журнале выдачи (высылки) дел, контрольным карточкам, переписке и т.д.).

 

Итоговые документы  по результатам проверки наличия  архивных документов оформляются по завершении этой работы в масштабе всего архива, включая краткосрочный поиск выявленных необоснованно отсутствующих дел. Каждый акт проверки наличия утверждается руководителем архива (режимного отдела, собственной безопасности). Общие итоги докладываются руководителю организации с докладной запиской о необнаруженных делах и предлагаемых мерах по их розыску. Все документы по проверке приобщаются в дела фондов.

 

По завершении вышеизложенного  комплекса мероприятий архив  осуществляет меры по розыску, а также изыскивает возможности по устранению выявленных недостатков в физическом состоянии дел и отдельных документов.

 

Особенности уничтожения  документов

 

В организации должен быть установлен порядок, исключающий  ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами (делами), неполное их уничтожение, позволяющее восстановить их содержание, а также случайное уничтожение не подлежащих уничтожению документов (дел).

 

Уничтожать документы  и дела ограниченного доступа  необходимо путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу и порошок. Допускается также уничтожение документов путем измельчения в кусочки в бумагоуничтожающей машине площадью не более 2,5 мм2.

 

Если перед уничтожением из дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указывается, какие документы и из каких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также в какие дела и за какими номерами листов подшиты изъятые документы или зарегистрированы по журналам текущего года. В журналах учета делается отметка о новом местонахождении документов, а в акте на уничтожение указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями после обязательной полистной сверки с записями актов и внутренними описями дел.

 

Контроль за работой с документами