Документирование основных видов деятельности организации

Министерство общего и профессионального  образования Свердловской области  государственное бюджетное образовательное  учреждение среднего профессионального  образования Свердловской области

 «Камышловский педагогический  колледж»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа на тему: « Документирование основных видов деятельности       организации»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студентка Гудошникова  Е,Ю

 

2-ого курса заочного отделения 

спец. ДОУА  группа 21

 

 

 

 

 

 

 

г.Камышлов 2013г.

 

Общество с ограниченной ответственностью

«Торговый дом « Кожевенный завод»

 

624860, г.Камышлов, Свердловская обл., ул.Пролетарская,70,

ИНН 6613004020 КПп 661301001

 

 

р/сч 40702810100000007640 в ОАО «СКБ- банк»  г.Екатеринбург

 

к/сч 30101810800000000756 БИК 046577756

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Директор        Оганесян Г.К

 

Содержание

Введение...................................................................................................................4

Глава1.Теоритические аспекты документирования деятельности организации. ..............................................................................................5

1.1Документирование: Характерные особенности организации    ......................................................................................................................5

1.2Подготовка и оформление основных видов      документов……………………………………………………………………….7

1.3. ……………………………………………………………………………….10

Глава 2 Проектирование эффективной работы основной деятельности организации ООО «Торговый дом «Кожевенный завод»……………………………………………………………………………10

2.1Характеристика предприятия………………………………………………………………...10

2.2 Анализ эффективности управления документооборот ООО «Торговый дом«Кожевенный завод»……………………………………………………………………………..12

2.3Оптиматизация внутри организации ……………………………………...…………………………………………….21

заключение............................................................................................................22

Список используемой литературы................................................................

Приложение....................................................................................................

 

Ведение:

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота организации, хранение документов и их использование в текущей деятельности . Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие , внутренние документы; документы, направляемые в контролирующие органы и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам организации, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом курсового исследования является организация документооборота основного вида деятельности организации

Целью курсовой работы является рассмотрение организации документации и документооборота.

Задачи:

- изучить организационные формы  делопроизводства;

- рассмотреть процесс документооборота  на предприятии;

- описать организацию документооборота.

Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1.

Теоретические аспекты документирования деятельности организации

 

 

1.1 Документирование: Характерные  особенности организации

В своей деятельности организации руководствуются набором целей, различающимся как по содержанию, так и с точки зрения временной перспективы. Можно выделить три основные вида организационных целей: базисные принципы (ценности), стратегические задачи и краткосрочные планы. Базисные ценности определяют основные цели функционирования организации и являются своеобразным raison d'etre, который существует у каждого объединения людей. Кредо является формальным выражением базисных ценностей организации, однако его отсутствие отнюдь не означает, что у организации не существует таких целей Базисные цели организации являются наиболее устойчивыми и остаются неизменными в течение длительного периода времени, обеспечивая преемственность и стабильность в ее развитии. Стратегические задачи вырабатываются организацией на основании анализа возможностей развития, предоставляемых внешней средой, и потенциала самой организации с учетом базисных целей ее существования. По существу, это – планы реализации базисных целей в конкретных условиях функционирования организации. Стратегические задачи включают в себя конечную цель, временной интервал и способ достижения цели. Они в гораздо большей степени, чем фундаментальные цели, зависят от внешней среды и требуют периодического обновления. В то же время противоречие стратегических задач фундаментальным целям организации может привести к глубокому организационному кризису.

 

       Еще  одной важной характеристикой  организационной  структуры является  иерархичность  или величина  расстояния между высшим и  низшим звеном организации. Чем  больше расстояние (число уровней) между  руководителем и рядовым исполнителем, тем выше степень иерархичности  в организации. Иерархические организации эффективны с точки зрения контроля за распределением и использованием ресурсов, обеспечивают высокую степень их концентрации на отдельных направлениях деятельности. В то же время в таких структурах малоэффективным является процесс коммуникации (особенно снизу вверх), ограничена самостоятельность сотрудников, высока инертность. Организации с меньшим числом иерархических уровней более динамичны, легче приспосабливаются к переменам, однако требуют более высокого уровня ответственности и подготовленности от своих сотрудников.

 

       Структура  создается для достижения организационных   целей, поэтому по мере изменения  этих целей или условий их реализация (состояния внешней среды) может  и должна претерпевать изменения, в  противном случае эффективность организации может существенно снизиться. Организационная структура является формальным средством организации сотрудников любого учреждения. Помимо этого в каждой организации существует особая организационная культура, т.е. ценности и поведенческие нормы разделяемые ее сотрудниками. Существует несколько уровней организационной культуры.

 

       Однако  влияние организационной культуры на результаты очень велико – в случае несоответствия организационных целей или ее структуры ценностям и поведенческим нормам сотрудников возникает внутренний конфликт, который может перерасти в глубокий кризис.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Подготовка и оформление  основных видов документов

 

       Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо, прежде всего, ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции  работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником (например, секретарем-референтом), разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника.

 

       Организационными  документами называется комплекс  взаимоувязанных документов, регламентирующих  структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

 

       Организационными  документами являются:

 

       - устав,  структура и штатная численность  аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.

 

       Распорядительные  документы регламентируют деятельность  предприятия, и документируется  в основном, посредством издания  приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу[23, С. 77].

 

       Распорядительными  документами являются:

 

       - приказ, распоряжение, указание, инструкция.

 

       Приказ  по основной деятельности является нормативным  документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

 

       Информационно  - справочные документы отражают  процессы принятия управленческих  решений и сами решения. Документирование  хода производственных совещаний  и оформление документов возлагается  на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

 

       Информационно  - справочными документами являются:

 

       - протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная  записки, справка, телеграмма, телефонограмма  и др.

 

       В  соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура  и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем  документе. Здесь указываются все  структурные подразделения учреждения, вводимые в учреждении должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке учреждения, подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.

 

       Изменения  в структуру и штатную численность  вносятся приказом директора учреждения.

 

       Должностной  и численный состав учреждения  с  указанием фонда заработной  платы  закрепляется в штатном  расписании. Штатное расписание  составляется на бланке учреждения  и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных  единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы. Изменение в штатное расписание вносятся приказом директора учреждения[6, С. 20].

 

       Организация  работы учреждения, взаимные обязанности  работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале. Эти документы составляются на бланке учреждения, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором учреждения

 

         Распорядительная деятельность  организации документируется в   основном посредством издания   приказов руководителем организации.  По содержанию приказы делятся  на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

 

       Процессы  коллегиального принятия управленческих  решений и сами решения документируются   с помощью протоколов производственных  совещаний у руководства организации.  Документирование хода производственных  совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами[22, С. 23].

 

 

 

Глава2. Проектирование эффективной работы основной деятельности организации ООО «Торговый дом «Кожевенный завод»

 

2.1  Характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Торговый Дом  «Кожевенный завод»  создано на основании единоличного решения  физического лица  в соответствии  с требованиями Гражданского кодекса  РФ (часть первая) от 30.11.1994 г.  № 51-ФЗ , Федерального Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»  .

Зарегистрировано Постановлением Администрации «город Камышлов»  № 1207 от 30.11.1998 года (Свидетельство о  государственной регистрации : серия II-КИ № 05200 от 30.11.1998 года )

Юридический адрес:  624860 Свердловская область г.  Камышлов  ул.  Пролетарская  70;

Почтовый адрес : 624860 Свердловская область г.  Камышлов  ул.  Пролетарская  70;

Свидетельство о постановке на налоговый учет: серия 66 № 0031151 от 25 марта 1999 года

ИНН 6613004020 КПП 661301001

Свидетельство о внесении записи в Единый государственный  реестр юридических лиц:

Серия 66 № 000484190 от 12 ноября 2002 года

ОГРН -  1026601074356

Имеет один открытый  расчетный счет  в  ОАО «СКБ-банк»  г. Екатеринбург

Предприятие  расположено на земельных участках общей площадью 68198 кв.м.  (вид права – частная собственность) .

Филиалов  предприятие  не имеет.

Предприятие  имеет  в собственности недвижимое и  движимое имущество: