Документация по личному составу

    Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые,как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летнего возраста, что обеспечивает возможность наведения справок. 

    Информационно- справочные документы.

    Данная группа включает следующие документы.

    Протокол. Это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятий решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов.

    Текст протокола состоит из двух частей- вводной и основной. После заголовка, который должен быть согласован с названием вида документа (ПРОТОКОЛ), во вводной части указывают фамилию и инициалы представителей и секретаря заседания. Затем отмечают персонально в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствующих. Заканчивается вводная часть повесткой дня, в которой перечмсляют все вопросы, подлежащие рассмотрению, а также инициалы и фамилии докладчиков.

    Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: Слушали, Выступили, Решили, отдельно по каждому вопросу.

    Акт. Это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: ликвидации организции, приема-передачи (дел, материальных ценностей и т.д.), списания, инвентаризации, проведения испытаний, испорченных товаров и т.д.

    Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывают основание которым является, как правило, распорядительный документ. Затем перечисляют состав комиссии.

    В констатирующей части акта излагают цели и задачи актирования, описание и характер проведения работ, установленные факты, а также выводы и заключения.

    В конце текста перед ссылкой на приложения даются сведения о колличестве экземпляров акта, и о том, в какие структурные подразделения они направлены.

    Доверенность. Это документ, который организация выдает должностным лицам на получение ими от поставщиков ТМЦ. В зависимости от того, кем оформляются полномочия (председателем  или частным лицом) доверенности подразделяют на официальные и личные.

    Докладная записка. Это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого0либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

    Служебная записка. Это документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри организации, предприятия, кроме прямых руководителей.

    Объяснительная записка. Это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, указания, нарушения правил. Различают также объяснительные записки, которые прилагают к некоторым документам, например, к отчетам, актам, сметам.

    Справка. Это документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов и событий. Различают две группы справок: служебные и личные. 
 
 

    Заключение.

    Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

• Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.
• Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.
• Регламентировать взаимоотношения работников и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного "баланса" во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей.
• Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой- направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
• Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

    Однако, это далеко не все. Главное значение кадровой документации- придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные "правила игры", при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.  
 
 

    Список используемой литературы.

    1. ГОСТ Р 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М.: Издательство стандартов, 2003.

    2. Андреева В.И. делопроизводство в кадровой службе.- М.: ЗАО "Бизнес школа", 2004.-224с.

    3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.- 5-е изд., испр. и доп.-М:ИНФРА-М. 2003.-320с.

    4. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие.- Москва ИКЦ "МарТ", 2004.- 288с.