Документационное обеспечение в управлении организации

Минимальный процент  планируемых невыходов, обычно применяемый  для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени.

Расчет численности  персонала службы документационного  обеспечения управления рекомендуется  проводить по категории ее сотрудников.

В службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно:

• руководители;
• специалисты;
• другие служащие (или технические исполнители).

К категории руководителей  в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие  должности:

• заведующий архивом;
• заведующий канцелярией;
• заведующий копировально-множительным бюро;
• заведующая машинописным бюро;
• заведующий экспедицией.

На практике в службе ДОУ используются и иные должности  руководителей: управляющий делами, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник (руководитель) секретариата, заведующий центром подготовки документов, заведующий отделом писем и др. Как правило, наименование должности руководителя зависит от структуры службы делопроизводства. По существующим нормам управляемости количество руководителей не должно превышать 20% от общего количества делопроизводственного персонала.

К категории специалистов в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие  должности:

• документовед;
• инспектор по контролю за исполнением поручений.

На практике к категории  специалистов относятся такие должности, как: помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории.

К категории технических  исполнителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:

• архивариус;
• делопроизводитель;
• машинистка;
• секретарь-машинистка;
• секретарь незрячего специалиста;
• секретарь руководителя;
• секретарь-стенографистка;
• стенографистка;
• экспедитор.

Для упорядочения документооборота в масштабах страны, сокращения количества и повышения качества документов, использования вычислительной техники для создания и обработки документации была издана Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ распространяется на все системы документации вышеперечисленных организаций, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения  путем разработки стандартов, инструкций по делопроизводству, соответствующих методик, правил, проведения унификации управленческих документов и др.

ГСДОУ состоит из четырех  тематических разделов.

1. Документирование управленческой  деятельности – включает  положения, определяющие:

• состав управленческих документов;
• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
• общие требования к составлению текстов управленческих документов.

2. Организация работы  с документами (управление документацией) - устанавливает принципы и порядок:

• документооборота организации;
• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
• контроля исполнения документов;
• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

3. Механизация и автоматизация  работы с документами.

4. Организация службы  документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ  состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения  ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления.

 

 

2.2 Информационные технологии документационного обеспечения управления

 

 

«Информационная технология» базируется на понятии «технология», которое является достаточно устойчивым и появилось в научно-техническом обороте в связи с проблемами организации производства.

 «Технология (от греч. techne –  искусство, мастерство, умение) –  совокупность методов обработки,  изготовления изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции; научная дисциплина, изучающая физические, химические, механические и другие закономерности, действующие в технологических процессах. Технологией называют также сами операции добычи, обработки, транспортировки, хранения, контроля, являющиеся частью общего производственного процесса».

Из трех возможных вариантов  определение наиболее близок к информационным технологиям первый вариант.

В понятии «информационная технология» следует выделить три основных составляющих:

• объект воздействия (в приводимом определении – это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс);
• результат воздействия (изменение состояния, свойств, формы объекта воздействия);
• методы воздействия (обработка, изготовление, изменение – процессы, приводящие к искомому результату воздействия).

Расширяя перечень ресурсов, рассматриваемых в качестве объекта  воздействия, мы получаем соответствующее  расширение и состава технологий: если объектом воздействия является энергия, то мы получаем энергетические технологии (передача энергии, преобразование энергии и т.п.); финансовые ресурсы в качестве объекта воздействия обуславливают финансовые технологии (операции на рынке ценных бумаг, валютные операции, кредитование и т.п.); кадровые (людские ресурсы в качестве объекта воздействия порождают технологии обучения, совместной работы в рамках единых коллективов и т.п.

В этом отношении информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает  возникновение информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии:

Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.

Информационные технологии характеризуются следующими основными  свойствами:

• предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные;
• целью процесса является получение информации;
• средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программно- аппаратные вычислительные комплексы;
• процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью;
• выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение;
• критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса. Как следствие, в ее названии произошли некоторые изменения за счет присоединении одного из синонимов: новая, компьютерная или современная.

Для информатизации общества и бизнеса необходим широкий  спектр программно-аппаратных средств, в том числе вычислительной техники  и средств связи. Различные технические средства обеспечивают прием и передачу трех основных видов информации (речь, печатный текст, графика) в статике и динамике с максимальным использованием трех чувств восприятия человека (слух, осязание, зрение). Напрямую с человеком связаны относительно громоздкие устройства, обеспечивающие согласование разнообразных человеко-машинных входных и выходных потоков информации (дисплеи, клавиатуры, «мыши», джойстики и иные манипуляторы и многое другое, включая электронные планшеты и табло). Технические средства связи обеспечивают передачу информации во внешней деловой среде. При этом в системе связи используются не только «чистые» устройства связи, но и информационно-коммуникационные компьютеры. На деловом предприятии в зависимости от масштаба и особенностей предпринимательства может использоваться от одного до нескольких тысяч компьютеров для хранения и обработки информации.

Программные средства обеспечивают обработку данных и состоят из общего и прикладного программного обеспечения и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. К общему программному обеспечению относят операционные системы, системы программирования и программы технического обслуживания, которые предоставляют сервис для эксплуатации компьютера, выявления ошибок при сбоях, восстановления испорченных программ и данных. Прикладное программное обеспечение определяет разнообразие информационных технологий и состоит из отдельных прикладных программ или пакетов, называемых приложениями. Ряд приложений могут применять все пользователи, а применение некоторых приложений требует определенного уровня квалификации проектировщика.

Разнообразие технических  средств и операционных систем вынудили разработчиков ввести понятие платформы. Платформа определяет тип компьютера и операционной системы, на которых можно установить используемую информационную технологию. Практика показывает, что эволюция программно-аппаратного комплекса идет непрерывно по мере повышения квалификации и уровня знаний тех, кто реально использует эти средства.

Предметом изучения данной дисциплины являются автоматизированные информационные технологии управления (АИТУ). В АИТУ поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизации многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер — одну, технолог - другую).

Под автоматизированной информационной технологией управления понимается система методов и  способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого  программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.

Таким образом, информационная технология это совокупность методов  и средств целенаправленного  изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов.

 

3 Преимущества и недостатки  документационного обеспечения  в управлении

 

 

Документированная информация составляют основу управления, его 

эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с  документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив. Это управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий.