Документационное обеспечение управления

Федеральное государственное  образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального  образования

«Финансовый университет  при Правительстве Российской Федерации»

(Финуниверситет)

Брянский филиал Финуниверситета

 

 

кОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

 

Дисциплина

 

«Документационное

обеспечение управления»

 

 

 

Вариант 10

 

 

 

 

Выполнила           Кузьмина М.И.

Студентка           5 курса, день

Специальность          ГМУ

№ зач. книжки          08мгд11202

Преподаватель          ст.пр.Михалева Е.П.

 

 

 

 

 

 

 

 

Брянск 2013

Содержание:

 

1. Введение……………………………………………………………....стр.

 

2. Основные этапы подготовки документов к архивному хранению стр.

 

3. Вид должностной инструкции………………………………………стр.

 

4. Заключение……………………………………………………………стр.

 

5. Список использованной литературы……………………………......стр.

 

          Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Введение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные этапы подготовки документов к архивному хранению

В процессе делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях ежегодно создается десятки миллионов документов. При этом ценность содержащейся в них информации различна. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение, и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Таким образом, значение документов определяет возможность и длительность их использования, а это, в свою очередь, обусловливает и сроки их хранения.

Работа по подготовке документов к последующему хранению и использованию, отбору их на постоянное хранение начинается в ходе текущей работы организации с документами. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

• экспертизу научной и практической ценности документов;
• оформление дел;
• обеспечение сохранности документов;
• передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве, в архиве организации, в архиве. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

• при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;
• при переработке описей дел;
• при оптимизации состава фондов (групп фондов), содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов (целевая экспертиза). Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап - оценка документов в делопроизводстве, проводимая с целью определения  возможных сроков хранения для различных  категорий дел. Экспертиза ценности документов проводится в организации ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и др.) совместно с членами экспертной комиссии и обязательно под методическим руководством заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных  подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации. В архив эти дела передаются структурными подразделениями по соответствующим описям дел.

Второй этап экспертизы ценности документов осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними. При передаче дел в архив организации заведующий архивом осуществляет контроль качества экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются по организации в целом описи дел постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения, в том числе и по личному составу. Дела временного до 10 лет хранения, сроки, хранения которых истекли, на основании акта выделяются затем к уничтожению.

Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки для передачи на государственное  хранение. Проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива.

Подвергая документы  экспертизе, в организации руководствуются  определенными критериями для установления их ценности. Основными критериями, определяющими ценность документов, являются:

• роль и место организации в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;
• время и место образования документов;
• юридическая достоверность документов (наличие подписей, дат, 
  печатей, резолюций и помет);
• особенности материальной основы документов и их физического 
  состояния;
• подлинность, копийность документов.

Перечисленные критерии неодинаковы по своему значению. Но такие критерии экспертизы, как  значимость содержания документов и  значение организации в системе управления, применимы к любой документации и являются главными при определении ценности документов.

Оформление  дел.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению  заверительной надписи.

Сотрудник, ответственный  за формирование дел в текущем  делопроизводстве, обязан подшить все  исполненные документы в соответствующие  дела согласно номенклатуре.

Документы постоянного  и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) должны быть подобраны в хронологическом порядке и подшиты в три- четыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листов с заверительными надписями и чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются, но каждому тому отдельно. В конце дела, на отдельном листе, делается заверительная надпись, в которой указывается количество содержащихся в деле листов, дата и подпись лица, нумеровавшего листы.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются  упрощенно: могут храниться в  скоросшивателях, листы в них  не нумеруются, уточнение обозначений  на обложках не производится, описи  на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

В процессе группировки  документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в  деле. Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номеров листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Обложка при  заведении дел оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72.

На обложках дел постоянного, долговременного  и временного сроков хранения указываются:

• полное наименование организации;
• наименование структурного подразделения, где сформировалось дело;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела по номенклатуре дел:
• номер тома (если дело состоит из нескольких томов);
• дата начала и окончания дела (датой начала дела считается дата первого документа, помещенного в деле, а датой окончания - дата последнего документа);
• количество листов в деле, согласно заверительной надписи (указывается после окончания дела), кроме дел временного хранения, документы в которых не нумеруются.

По окончании  календарного года в оформление обложек  дел постоянного и долговременного  хранения (свыше 10 лет), заведенных по номенклатуре дел, вносятся необходимые уточнения:

• если название структурного подразделения изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке вписывается новое название структурного подразделения;
• в заголовках дел, содержащих распорядительные документы (приказы, указания, протоколы) указываются их номера;
• для переписки, сформированной в дело из нескольких томов, заголовок в каждом томе уточняется указанием корреспондента, территории и т.п., каждый том датируется (число, месяц, год начала и окончания тома);
• если в деле имеются документы - приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на его обложке под датой делается оговорка: "имеются документы за ..... годы"; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;
• при внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи и по согласованию с архивом организации, номер описи и фонда.

Надписи на обложках дел  следует производить четко, светостойкими  чернилами или тушью. По вопросам, связанным с оформлением дел. подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с архивом организации железнодорожного транспорта.

Любой бухгалтер прекрасно осознает значимость верного оформления первичной  учетной документации для целей  ведения как бухгалтерского, так и налогового учета. Однако не менее важно должным образом хранить документы, образующиеся в учете организации.

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете» (ст. 17) предписывает организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) нужно хранить не менее пяти лет с момента, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия (учреждения). Выдача этих документов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия (учреждения), как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

В свою очередь, Налоговый кодекс РФ вменяет налогоплательщикам в обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а при переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли — хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ).

Требования к хранению документов содержатся и в некоторых других законодательных актах. Например, в п. 2 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ (в ред. от 27.12.2009) «Об обществах с ограниченной ответственностью» сказано, что общество хранит документацию по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном его участникам. А в пункте 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ (в ред. от 27.12.2009) «Об акционерных обществах» предусмотрено: общество хранит свои документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, установленных постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».