Документационное обеспечение управления

1. Документационное  обеспечение управления

Успех любого предприятия  зависит от множества факторов, таких  как решение финансовых вопросов, организация производственного  процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет  делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

Целью данной работы является изучить систему документационного обеспечения, разобраться в принципах и тонкостях документооборота, ознакомиться с основными видами документов и требованиями к их оформлению.

Задачами работы являются:

1. Ознакомиться с документационным  обеспечением управленческой деятельности.

2. Овладеть основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

1.1. Понятие документационного  обеспечения управления и его  роль.

Залог обоснованного  и эффективного управленческого  решения, продуктивной и целесообразной деятельности – своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация – важнейший  товар. В условиях жесткой конкуренции  выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение  высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное  обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение  руководства информацией о состоянии  дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений  и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ  являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ  – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Общеизвестно, что любое управленческое решение  основывается на информации, основными  критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность  по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

Информация  закрепляется в документах на различных  носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование  информации внутри организации в  полном объеме. Документы требуют  определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

Любому органу управления для исполнения своих  функций необходимы эффективная  система документационного обеспечения  управления (ДОУ) и профессионально  подготовленные специалисты в этой области.

Основные  задачи ДОУ:

1. Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

2. Обеспечение  рационального использования документов  в деловой практике предприятия.

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме  все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма  предусматривает рассредоточение  делопроизводственных операций между  структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).