Документационное обеспечение организации

Введение

Тема организации работы с документами в современных  условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех  вашего бизнеса.

В современных условиях для  повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Законодательство Республики Беларусь регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц:

1. совершенствование, повышение эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними;
2. установление общих требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы;
3. распространение на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и установление правил подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Рассмотрим лишь некоторые аспекты делопроизводства, такие как технологии обработки исходящих документов.

 

1. Документационное  обеспечение организации

 

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

1. обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
2. организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документом может являться любая информация, зафиксированная  на материальном носителе. Организации  в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные  различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов.

Документы организаций являются информационными источниками и  средством юридического доказательства.

Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой  учитывается специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается  на основе типовой инструкции и включает в себя правила составления и  оформления документов организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых в организации  документов.

Инструкция по ведению  делопроизводства вводится в действие приказом руководителя организации  и является нормативным документом.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами Республики Беларусь, которые предусматривают составление, оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.

За нарушение этих правил, должностные лица, специалисты и  служащие аппарата управления несут  ответственность в соответствии с действующим законодательством.

 

 

3. Исходящие документы и правила их обработки 

 

Отправляемые предприятием документы называют исходящими.

Проект исходящего документа  составляется исполнителем, правильность его составления проверяется  секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Исходящие  документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в  одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

Если документ проходит согласование с другой организацией, не автором  документа, то согласование оформляется  реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется  реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись  руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель  прилагает список организаций, которым  должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при  котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие  работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель организации (предприятия) вправе внести изменения  и дополнения в подписываемый  документ или вернуть его на доработку.

 

 

 

 Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно участком канцелярии или секретарем в соответствии с  действующими почтовыми правилами.

Участок канцелярии или секретарь принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Также участок канцелярии или секретарь проверяют правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно  оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию  сотрудники делопроизводст¬ва составляют опись рассылки, на которой в экспедиции про¬ставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях  принимаются к отправ¬ке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегист-рированного в установленном порядке.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и от¬правляются в тот же день или не позднее первой половины сле¬дующего рабочего дня.