Диференціація управлінських документів

-правила - службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимог, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінки. Розрізняють, наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів та інше.

Довідково-інформаційні документи:

-анкета - документ, у якому міститься впорядкований перелік питань, що дають змогу отримати нову інформацію;

-заява - односторонній акт, яким сторони міжнародного договору висловлюють своє тлумачення або розуміння його положень і з якого для них не випливають міжнародно-правові наслідки;

-звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Звіти бувають статистичні й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові - на звичайному папері;

-запрошення - це коротке повідомлення про якусь подію і запрошення взяти в ній участь;

-доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події,ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції;

- пояснювальна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень;

-протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо;

-прес-реліз - коротке інформаційне повідомлення про значиму подію, підготовлене для ЗМІ тa Internet з метою зацікавленості та посиланням на інформаційний склад установи;

-скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб;

-службовий лист - це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності.

-графік відпусток- це розклад надання щорічних відпусток, що звичайно встановлюється адміністрацією за узгодженням із профспілковим органом. Графік складається на кожний календарний рік і затверджується на початку поточного року.

Отже, найбільшу групу становлять розпорядчі документи. ОРД видаються і мають широкий спектр гласності. До цієї групи входить ряд документів загальнодержавного характеру і суто службові в кожному закладі незалежно від форми власності.

Важливе місце відведено правилам оформлення документів:

-оформлятися за встановленою  формою згідно з реквізитами;

-бути бездоганно відредагованими;

-складатися на відповідних  бланках або папері стандартного  формату.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

У документах системи організаційно-розпорядчих документів застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ГОСТах. Принято розрізняти скорочення кількох типів:

Буквені (ініціальні) скорочення (абривіатури), які утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: ДУМ, ЛТЕК, МВС і т. д. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

 

Кадрова документація ( в т.ч. з пенсійних питань) та довідково-інформаційна документація

До управлінської системи можна також певним чином віднести кадрову документацію та документацію з соціальних питань та соціального захисту, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, уключаючи питання прийняття на роботу, проведення атестації й установлення кваліфікацій, зарахування до резерву, нагородження, присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо.

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів: особисті та особові документи працівників;

До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

- Документація з організації руху кадрів.

- Типова форма контракту з працівником Т-12.

- Документація з обліку праці і заробітної плати.

- Платіжна відомість.

- Відомість про прийнятих  працівників.

- Довідка про заробіток.

- Обчислення стажу роботи.

- Декларація про одержані доходи.

- Декадна звітність.

- Звіт про виконання  бюджету Пенсійного фонду України (Додаток 11).

- Документація з призначення  пенсій.

- Документація з призначення  допомоги та інші.

Сучасний рівень виконання поставлених завдань в установі вимагає знання технологій роботи з документною інформацією, вмінь проводити аналітико-синтетичну переробку інформації. Правильна організація праці персоналу служби передбачає:

-оптимальну організаційну  побудову служби;

-вибір раціональної  системи діловодства;

-чіткий розподіл функцій між працівниками;

-нормування праці кожного  працівника;

-правильне визначення  кількісного складу працівників;

- впровадження прогресивних  методів управління персоналом;

- застосування обчислювальної  техніки;

- раціональна організація  робочих місць;

- організаційне та методичне  керівництво діловодством.

Основні завдання служби по роботі з кадровою документацією:

- встановлення єдиного  порядку роботи з документами  в установі;

- документаційне забезпечення  на основі використання сучасної  техніки;

- автоматизовані технології  роботи з документами ;

- скорочення кількості  документів.

Функціонування на підприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу.

До довідково-інформаційної документації відносять:

- протокол - це службовий документ із записом ходу обговорення питань та рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

- акт - це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою.

- довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяються на дві групи: що містять інформацію про факти та події службового характеру; що засвідчують якийсь юридичний факт.

- звіт - це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи. Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні та текстові звіти.

Статистичний звіт- форма звітності (бланк) державного статистичного спостереження, за якою респонденти подають інформацію органам державної статистики під час збирання державної статистичної звітності у вигляді звіту затвердженого зразка та за підписом посадових осіб, які відповідають за достовірність наданої інформації.

Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові -- на звичайному папері.

- факс - це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа.

- телеграма - це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

- телефонограма - це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Отже, функціонування підприємства неможливо без наявності інформаційної документації, що включає: міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування та реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани-графіки створення інформаційних систем).

До інформаційної документації можна віднести також інформаційно-аналітичні документи, описи, звіти, виробничі довідники, промислові каталоги тощо.

- Паспорти інформаційних об'єктів.

- Паспорт уніфікованої форми документа.

- Паспорт техніко-економічних та соціальних показників.

 

 

 Нормативно-правова та інші види документації в установі

Якісне управління установою взагалі, дотримання чинних норм, стандартів і правил неможливе без наявності чи розробки (у разі необхідності) нормативно-правової документації, яка також відноситься до інфраструктурної.

Дана міжфункціональна група документації має два рівні:

перший -- закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих органів стосовно діяльності тих чи інших організацій;

другий -- стандарти, норми, нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Зазначена документація містить документи з систем менеджменту якості (І8О-9001), охорони довкілля (І8О-14001), керування документацією (ДСТУ-4423:2005), техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, стандартизації, сертифікації, метрології тощо.

Відповідно напряму і сфери діяльності кожна установа веде основну (галузеву) систему документації.

Так, у будівельно-монтажній організації виробничий відділ у якості основної використовує передану йому проектну будівельну документацію (титульні списки, генеральні та проектні плани), щоб робити свої креслення та рисунки. Машинобудівна організація отримує й розробляє машинобудівну, транспортна -- транспортну,сільськогосподарська установа -- аграрну, відділ освіти -- навчальну, НДІ -- наукову документацію, нотаріальна контора -- одержує й розробляє нотаріальнудокументацію згідно Закону про нотаріат і т.п.

Кожен функціональний підрозділ установи, особливо у сфері матеріального виробництва, додатково створює свої види виробничо-прикладної, наукової, навчальної та іншої документації.

Залежно від специфіки діяльності установи вона може вести й інші види документації, наприклад, документацію діяльності громадських організацій, соціологічну, етнографічну тощо.

Громадська організація - це об'єднання фізичних осіб, созданоє з метою задоволення і захисту своїх загальних інтересів. Законодавство передбачає, що громадські організації є неприбутковими організаціями, тобто без мети отримання прибутку. Мінімальна кількість засновників громадської організації - 3 людини.

Громадська організація ( Закон України Про громадські організації (проект) - Стаття 14) діє на основі статуту або положення.

У статутному документі можуть бути передбачені інші положення, що стосуються особливостей створення і діяльності громадської організації. Статутний документ громадської організації не повинен суперечити законодавству України. Принципових відмінностей у реєстрації громадської організації та благодійної організації не існує.