Деловые и коммерческие письма

Деловые и коммерческие письма.

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их все увеличивается: от расписки до развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки. По тематическому  признаку проводится в достаточной мере условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую.

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов – от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

Деловое письмо – всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма ответы. Обязательного ответа требуют просьбы, письма – обращения, коммерческие инициативные письма (письмо – запрос, письмо – предложение, письмо –рекламация).

Письма – подтверждения, письма – напоминания, письма –предупреждения, письма – извещения, письма – заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные.

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико –правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально – логического повествования или этикетного текста.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения.

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно – справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку, и  какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиции текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

- Изучение существующего  вопроса;

- Подготовка и написание  проекта текста письма;

- Согласование проекта  письма;

- Подписание руководителем;

- Регистрация;

- Отправка.

Изучение существа вопроса предполагает: сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них. Затем приступают к составлению текста письма.

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма – его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычнопо схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; Констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановление Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004  г. № 620 «Об утверждении Типового положения…»

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д.

Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.

После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Это небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;
2. Степень знакомства, характер отношений;
3. Официальность/неофициальность ситуации общения;
4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

При печатании обращения выравнивается по центру:

Уважаемая Анна Станиславовна!

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:

Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.

Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение…

Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

В официально деловой переписке применяется официально – деловой стиль.

Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений. Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

- Участники делового общения  – преимущественно юридические  лица – организации, учреждения, предприятия, в лице действующих  от имени руководителей и других  должностных лиц;

- Характер и содержание  информационных взаимосвязей организаций  достаточно жестко регламентированы;

- Предметом делового общения  выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

- Управленческие документы  в подавляющем большинстве ориентированы  на конкретного получателя;

- Большинство ситуаций, возникающих  в деятельности организаций и  нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным  ситуациям.

Условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.

Она  должна быть:

- Официальной по своему  характеру, что подчеркивает деловую  основу отношений, их неличностный  характер, а также свидетельствует  об определенной дистанции, существующей  между участниками делового общения;

- Адресной, так как управленческий  документ всегда предназначен  конкретному получателю, должностному  лицу, организации, группе организаций;

- Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

- Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой  деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

- Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения  – побудить адресата совершать (или не совершать) определенные  действия;

- Полной и достаточной  для приятия управленческого  решения. Недостаточность информации  может вызвать необходимость  дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, проводить  к неоправданным потерям времени  и средств.

Цель большинства документов – заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не  достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.

Ясность и точность текста определяется, прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок – устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде.

Мотивация того или иного действия:

- Сообщаем, что в период  с… по…;

- Направляем Вам согласованный…;

- Просим Вас рассмотреть…;

- В соответствии с Вашим  письмом…;

- В подтверждение нашей  договоренности…;

Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

- Гарантируем возврат  кредита в сумме…;

- Оплату гарантируем. Наши  банковские реквизиты…;

- Контроль за выполнением  возлагается…

Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения.

Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения. Различают два основных вида сокращения слов:

- Лексические (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, ГОСТ, ГУМ и т.д.

- Графические – применяемые  на письме сокращенные обозначения  слов: гр-н, тчк, ж–д, кв. м и др. Письма целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся : письма – запросы, предложения, письма рекламации и ответы на эти виды писем.

- оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании  заключить сделку с указанием  конкретных условий сделки;

- письмо запрос – обращение  одной стороны к другой о  желании заключить сделку, как  правило, без указания условий  сделки либо уточнить какой-то  вопрос при осуществлении сделки;

- рекламация (письмо-претензия)- претензия к стороне сделки, которая  нарушила принятые на себя  по договору обязательства, и  требование возмещение убытков.