Деловая переписка

проф. Кирсанову Н.Г.

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращением «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Заголовок не должен превышать двух строк; если же строки две, употребляется абзац. Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.

Основной реквизит делового письма -- текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

экз.

Приложение; на л. в

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-96» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы Подпись Н.К.Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписания письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П.Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Корсар» Подпись Г.А.Фомин

Директор ОАО «Карелия» Подпись И.В.Петров

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «исполняющий обязанности», «заместитель») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

 

2.2 Международные письма

 

Типичное международное деловое письмо состоит из шести частей.

1. Заголовок

Содержит адрес отправителя, дату отправки (не написания!) и название фирмы или имени отправителя. Предпочтительно пользоваться фирменными бланками, отпечатанными типографским способом и разработанными в едином стиле с конвертом. Для рассылки за рубеж адрес и название вашей фирмы, предприятия должны быть продублированы на английском.

Ставить исходящий номер на бланках для зарубежных адресатов не рекомендуется. Исходящий номер ничего не скажет вашему адресату, так как за рубежом пользуются датой отправки и содержанием. Исходящий номер лучше проставить лишь на дубликате, предназначенном для канцелярии.

2. Дата

 

Для отправки в Европу:
День	Месяц	Год
6-th	January	1991
Для отправки в США:
Месяц	День	Год
January	6	1991

 

 

3. Внутренний адрес

 

Внутренний адрес состоит из названия организации, должности адресата или его имени	Swistspeed Co., Inc.
При обращении к человеку, не имеющему титула:	Mr. (Мн.:Мгs.) - для мужчины Mrs.(Miss) (Mн.:Mmes) - для женщины
Если человек обладает титулом, он ставится вместо имени	Dr. Jones
Если название фирмы состоит из имен, например, Black and Jones Associates, то при обращении к этим людям употребляется сокращенное Messers (для мужчин) и Mesdames (Mmes) для женщин В адресе и дате точки не ставятся!	Messers Black and Jones Ass.,Mmes Janes and Car Ass.
Иногда перед именем адресата ставится Attn	Attn. Mr. Black   (Вниманию мистера Блэка)
Если вам известно официальное положение адресата (его должность) целесообразно указать его после имени	Attn.: Mr. Black, Head of Department (Вниманию мистера Блэка, начальника отдела) Это более формально, но более вежливо.
После адресата может быть дано уточнение содержания письма	Re.: (Regarding) your letter of March 03,1990   (Относительно вашего письма от 02.03.1990)

 

4. Обращение

 

При обращении к отдельному лицу обычно употребляется неформальное Dear (Дорогой):

Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Brown, Dear John.

При обращении к фирме - более формально:

Dear Sirs - (Европа), Gentlemen: - (США).

После обращения употребляется запятая (в Европе) или двоеточие (в США):

Dear Sirs, Gentlemen.

5. Основной текст письма

Состоит из информации, которую вы хотите донести до адресата. При его формальном оформления, необходимо иметь в виду два момента.

С заглавной буквы пишутся:

• имена, адреса, обращения
• каждое слово названия фирмы
• каждое слово официального названия должности
• название объектов переписки (Project, Agreement, Letter of Intent).

Нельзя использовать сокращенные формы модальных и вспомогательных глаголов типа shan't, can't, нужно употреблять shall not, can not и т.д.

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому. Основной текст полезно закончить стандартными вежливыми фразами.

 

Мы будем признательны за быстрый ответ	Early reply will be appreciated...
Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие)...	If we can be of any assistance, please do not hesitate to contact us...
Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем	Looking forward to hearing from you soon...
Просим сообщить нам, как можно скорее (в ближайшем будущем)	Please, inform us in the shortest possible time (at your earliest convenience...)
По получении письма просим телеграфировать (сообщить телексом) подтверждение	Upon receipt of the letter please cable (telex) your confirmation...
Мы хотели бы заверить вас...	We would like to assure you...
Будем признательны за быстрое выполнение нашего заказа	Prompt execution of the order will be appreciated...
Заверяем вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями	We assure that we shall get in touch with (contact) the organizations concerned without delay
Заверяем вас, что мы предпримем срочные меры для исправления создавшегося положения	We assure you of our quick actions to correct the situation...
Ожидаем вашего согласия (одобрения, подтверждения)	Looking forward to receiving your concent (approval, conformation)

 

6.Заключительная формула вежливости

Должна всегда соответствовать обращению к адресату.

Dear Sir, Sir - (I am) Yours truly, Faithfully

Dear Sirs, Gentlemen - Yours truly

Lady, Ladies - Yours truly

Подпись (или ее факсимиле) обычно сопровождается полным именем автора с указанием его должности и звания, например:

Sir Jeffry, Editor-in-Chief

J.P.Black, Head of Department

Если к письму имеются приложения, то их характер и размер уточняется в левом нижнем углу письма после сокращения:

Enclo (Enclosure) - приложение

Enclos - множ.число.

например:

Enclo.: 32 pages (sheets)

 

2.3 Электронные письма

 

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы, правила и этика.

Получение писем

1. Проверять почту следует не менее 2 раз в день - с утра и после обеда, иначе есть риск застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минуты.
2. Если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами - это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать;
3. Самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты - сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

От правильного и полного заполнения полей «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

1. «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
2. «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
3. «Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, как способ защиты информации. При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» - это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.