Делопроизводство

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах РФ), единого органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положения об открытиях, изобретения и рационализаторских предложениях или Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органа, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Наиболее многочисленны разновидности положений о 
проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Положения утверждаются в  установленном порядке. Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Индивидуальные положения  разрабатываются на основе типовых. 
Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами 
управления, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.

Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного 
управления (или утверждаемый его руководителем), в целях установления 
правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, 
технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности 
учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), 
должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также  в целях разъяснения и определения 
порядка применения законодательных актов и распорядительных документов 
(например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например «Должностная инструкция инспектору по контролю...», «Инструкция о порядке предоставления льгот лицам, работающим в районе Крайнего Севера», «Инструкция о ведении делопроизводства».

Текст инструкции разбивается  по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкции разделом «Общие положения», в котором указывается цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного длительного 
действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий  характер, поэтому в нем рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы»).

Инструкция оформляется  на общем бланке. Она утверждается 
специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о 
чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На 
инструкции может быть сделана отметка о том, что она является 
приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции 
распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается 
срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные 
мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Глава 2. Работа с документацией

Автоматизация. Процесс документообразования в управлении 
традиционно состоит из операции сбора исходной информации, изготовления 
документа (подготовки текстовых и (или) цифровых данных и печатания их  
на бланке), придания документу юридической силы. Эти операции могут 
выполняться как вручную, так и с помощью средств вычислительной техники 
(ВТ).

Внедрению современной электронной  вычислительной техники в 
управление предшествовала механизация вычислительных работ на базе 
клавишных и счетно-перфорационных вычислительных машин.

Электронная техника обладает по сравнению с механизированными 
клавишными и счетно-перфорационными машинами более значительными 
вычислительными возможностями. Это позволило в свое время перейти к 
комплексной автоматизации управленческих функций. С появлением ЭВМ стало 
возможным создание автоматизированных информационных систем и систем 
управления, автоматизированных рабочих мест, других систем 
автоматизированной обработки документов.

Широкое распространение  в документообороте предприятий  и 
организаций получают документы, ориентированные на обработку средствами 
вычислительной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и 
машинном носителях. Рационализация формы и содержания документов на 
бумажном носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ, фиксацией 
на машинный носитель или отображением на экране видеотерминала 
осуществляется в процессе унификации.

Унификация документов направлена на их сокращение и приведение 
к единообразию (имеется в виду единообразное размещение показателей на 
формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных 
документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не 
имеющих существенного значения, и дублируемых показателей.

Унификация форм документов осуществляется на основе единой 
графической модели их построения-формуляра-образца.

С 1987 г. Введен ГОСТ 6.10.5-87, который  может рассматриваться  
как основа для проектирования формуляров-образцов на единых 
методологических принципах.

Унификация формы и  содержания документов проводится с  первых лет 
образования Советского государства с целью совершенствования процессов 
управления и технологии их выполнения управленческим аппаратом. Как 
общегосударственная проблема унификации документов осуществляется с 
1971г. Во исполнение специального постановления правительства с этого  
времени стали разрабатываться унифицированные системы документации 
(УСД), внедрение которых наряду с общесоюзными классификаторами ТЭИ 
должно способствовать стандартизации информационного обеспечения 
процессов управления народным хозяйством.

Заключение

В работе инженеров, конструкторов, руководителей 
производства много времени отводится изучению, анализу и составлению 
различной документации. Особенно большие трудности возникают, как 
правило, при разработке производственных документов, что обусловлено 
в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей.

Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления  и 
использования документов требует разумного сочетания формализации и 
творчества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, 
ознакомления составителей документов с наиболее общими законами 
восприятия документов, с другой - и в этом главная задача - 
формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных 
документов.

Индивидуальные положения  разрабатываются на основе типовых. 
Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами 
управления, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.  

Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. [Текст]. – М.: Интел-Синтез, 2004.
2. Басаков М. И. Делопроизводство. [Текст]. -  Ростов на Дону, Ростов-на-Дону: Феникс, 2007.
3. ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. [Текст]. – М.: Изд-во стандартов, 2012.
4. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. [Текст]. – М.: Изд-во стандартов, 2012. – 254 с.
5. Ростаман З.В. Управление организацией. [Текст]: Энциклопедический словарь.– М., Инфра-М 2009.