Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

 

Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Рис. 2.2.1. Справочная документация

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

• письма оформляются на специальных бланках — бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• письма должны доставляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
• независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

 

Назначение и состав отчетной документации

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени — год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как самой организации, так и подведомственной системы, совершенствовать организационную структуру характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресурсами.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г № 130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции органов межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций и предприятий, например Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации и Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции отраслевого управления, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для учреждений, организаций и предприятий отрасли.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой. В заинтересованные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности, в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации.

Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера (в отличие от аналитической справки).

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и в целом — организации, о результатах научно-исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о командировках, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий или заданий руководства и др.

 

2.3. Организация  работы с документами

2.3.1. Нормирование  оформления документов

Наилучшим вариантом организации нормативного обеспечения делопроизводства при действующей системе формирования состава документов являлось бы создание соответствующего норматива по оформлению элементной базы: реквизитов документов, размеров бумаги, шрифтов печатающих устройств и т.д. и построение на этой основе изначально унифицированных между собой документов.

Естественная унификация документов на протяжении развития государственности в России и шла этим путем. Создание системы государственных стандартов на документацию, проводившееся в условиях ведомственной разобщенности и недостаточной координирующей роли органов стандартизации, стало причиной, с одной стороны, явной дублетности нормативных положений, с другой — некоторой фрагментарности, неполноты нормативных требований по оформлению документов.

 

Требования к составу реквизитов и их оформлению

Требования к составу информационных элементов документов-реквизитов определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4—84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”, ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца”, ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Эти нормативы устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта  Российской Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы  документа;

06 - наименование  организации;

07 - справочные  данные об организации;

08 - наименование  вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный  номер документа;

11 - ссылка на  регистрационный номер и дату  документа;

12 - место составления  или издания документа;

13 - гриф ограничения  доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения  документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок  к тексту;

18 - отметка о  контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о  наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования  документа;

23 - визы согласования  документа;

24 - печать;

25 - отметка о  заверении копии;

26 - отметка об  исполнителе;

27 - отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

28 - отметка о  поступлении документа в организацию;

29 - отметка для  автоматического поиска документа

При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

 

Государственная система документационного обеспечения управления по самоопределению — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности м организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях' без всяких уточняющих и ограничивающих дополнений. Соответственно и требования к оформлению документов излагают, ориентируясь на всю совокупность управленческой документации. А учитывая типовой характер этих требований и их всестороннюю апробацию, они практически распространились вообще на всю документацию, использующую в процессе своего оформления те или иные реквизиты, установленные ГСДОУ.

Рассмотрение состава реквизитов и требований по их оформлению проводится в привязке к современным требованиям, уточненным в подготовленной Росархивом в 1993 г. на базе ГСДОУ Типовой инструкции по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Состав этих министерств не ограничен, им предоставлено право разрабатывать индивидуальные отраслевые нормативы, но не противоречащие названной выше типовой инструкции, так как оформленные с соблюдением всех требований реквизиты документов и правильно составленный текст не только придают документам юридическую силу, но свидетельствуют также о высокой деловой квалификации готовивших их специалистов и их общей культуре.