Делопроизводство в СССР

- создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

- разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;

- механизация труда «канцелярских» работников;

- проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;

- установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

- создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война.

 

 

 

2. Советское делопроизводство в 1945-1990 гг.

 

Тяжелое состояние разрушенной  войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания  войны оттеснили на второй план вопросы  документационного обеспечения  Управления.

Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести  к началу 60-х гг. Утверждение некоторых  исследователей относительно качественного  повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным  и справедливо лишь отчасти для  исследований по проблемам управления и документационного обеспечения  управления, проведенных в 70-х гг.

Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и  зримо отставание нашей страны выявилось  в 80-90-е гг., когда теоретические  разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической  жизни промышленно развитых стран  Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к  разработке концепции «безбумажного  офиса». Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области  управления, НОТ, документоведения, в  разработке комплекса теоретических  и прикладных проблем — создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы  документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных  систем документации, рекомендации НИИ  труда по нормированию и оптимизации  деятельности управленческих работников.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации  труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого  аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. — подтверждена актуальность создания специализированного института  с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На долгом и тернистом  пути подготовки Государственной системы  документационного обеспечения  управления, действующей в настоящее  время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления  Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и  ряду государственных комитетов  и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом  этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной  системе делопроизводства».

В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные  положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования.

ЕГСД носила комплексный  характер, т.е. включала не только вопросы  делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда  служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую  культуру управления и качество принимаемых  решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность  управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления.

Заметным явлением в истории  делопроизводства 70-80-х гг. стало  издание ГОСТов на управленческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными.

В 90-е гг. та же печальная  участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция  информатизации до настоящего времени  окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы  информатизации сдерживают решение  прикладных вопросов. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению  системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ  была изменена концепция подхода  к определению структуры и  штатной численности сотрудников  служб документационного обеспечения  управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда  выпущены типовые и укрупненные  нормативы времени и выработки  по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки.

С начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы в области создания и оформления документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Развитие современного российского  делопроизводства крайне затруднительно без знаний традиций предшествующих периодов. Октябрьская революция 1917 года сломала старый государственный  аппарат. Во главе государственной  власти стоял Съезд Советов. Всероссийский  Центральный Комитет стал руководящим  органом Съезда Советов. Совет Народных Комиссаров представлял высшую исполнительную и законодательную власть. Народные комиссариаты (наркоматы) являлись центральными органами управления отдельными сферами  деятельности или отраслями народного  хозяйства. После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях  были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие  специального образования кадры. Уровень  документационного обеспечения  управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она  не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

В 1920-х годах начиналось массовое движение за научную организацию  труда (НОТ) и научную организацию  управленческого труда (НОУТ).

Положительное влияние на организацию делопроизводства в  стране оказал созданный при ИТУ  Кабинет стандартизации, разработавший  в 1920-е годы общесоюзные стандарты  на документы, носители информации, средства и предметы конторского труда, форматы  бумаги.

В 1963 г. архивная служба выпустила  «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий  СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом, способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

Значимым событием для  советского делопроизводства явилось  постановление Совета Министров  СССР от 25 июля 1963 года № 829 «О мерах  по улучшению архивного дела в  СССР», поставившее задачу разработку общегосударственной системы в  области работы с официальными документами - Единой государственной системы  делопроизводства (ЕГСД).

В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы  делопроизводства (ЕГСД).

 В 1973 г. «Основные  положения» ЕГСД одобрены Госкомитетом  СССР по науке и технике  и рекомендованы министерствам,  ведомствам и организациям для  использования. ЕГСД (Единая Государственная  Система Делопроизводства) - это  научно упорядоченный комплекс  правил, нормативов и рекомендаций  по организации и ведению документационного  обеспечения управления, начиная  с момента создания документа  до сдачи его в архив. Внедрение  ЕГСД потребовало подготовки  квалифицированных кадров. С этой  целью в 1964 году в Московском  государственном историко-архивном  институте был открыт первый  в СССР факультет государственного  делопроизводства для подготовки  специалистов высшей квалификации  в делопроизводственной сфере. 

В 1988 году была издана вторая редакция ЕГСД. В 1980-е годы разрабатывались  нормативы времени на делопроизводственные операции и труд машинисток. Количественный состав работников делопроизводственной службы рассчитывался на основании  формул трудозатрат, входивших в  «Укрупненные нормативы времени  на работы по делопроизводственному  обслуживанию» и «Единые нормы  времени (выработки) на «машинописные  работы.

 Внедрение средств  вычислительной техники в управление  потребовало привести к единообразию, т.е. унифицировать формы документов, применяемых в различных сферах  управленческой деятельности. Возникла  идея создания унифицированных  систем документации (УСД), т.е. комплексов  взаимоувязанных документов, созданных  по единым правилам и требованиям,  содержащих информацию, необходимую  для управления в определенной  сфере деятельности.

Для обеспечения единого  порядка обработки документов предусматривается  создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий; Относительно небольшое разнообразие процессов  делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации; Основы технологии документационного  обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах. Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное  отслеживание движения документов, поскольку  эта технология требует как получения  своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек. Наше время характеризуется тем, что создание, обработка и хранение документации осуществляется при помощи компьютеров. Повсеместно осуществляется переход на компьютерные технологии работы с документами. Поэтому основные положения делопроизводства и ГОСТы претерпевают некоторые изменения. Государственное делопроизводство советской эпохи представляло собой основу для развития делопроизводства в Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Плешкевич Е. А. Общая теория документа: методологическое обоснование, М.: 2009г.
2. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы, М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006г.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство, М.: МЦФЭР, 2006г.
4. Кудряев В.А. Организация работы с документами, М.: ИНФРА-М, 2003.