Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае, если ни одна из сторон не потребовала  расторжения срочного трудового  договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения срока трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный  на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных  органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, или судом, считаются заключенным на неопределенный срок.

Запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения  от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок.

Срочный трудовой договор может  заключаться по инициативе работодателя либо работника:

а) с учетом характера предстоящей  работы;

б) с учетом условий ее выполнения;

в) с учетом интересов работника;

г) в случаях, непосредственно предусмотренных  законом.

С целью проверки соответствия подготовки и способностей работника поручаемой ему работе по соглашению сторон может  быть установлен испытательный срок, в пределах предусмотренных законодательством. Если работник принимается с испытательным сроком, то в трудовом договоре фиксируется конкретный срок испытания (с какого по какое время).

Поскольку представителем работодателя в трудовых отношениях является администрация (включая руководителя), некоторые обязанности по трудовому договору возлагаются на администрацию. К их числу относятся:

обязанности эффективно организовать труд работников;

создавать условия для безопасного  и высокопроизводительно труда, оборудовать рабочие места в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности;

 своевременно выплачивать работникам  обусловленную договором заработную  плату.

В трудовой договор могут быть внесены  обязательства работника по повышению  квалификации, уровня профессионализма и компетентности, а при необходимости и переобучению под будущее развитие производства, а также обязательства работодателя по отношению к работнику, заключающееся в представление широких возможностей для получения знаний и навыков, создании соответствующих условий для их приобретения.

Запрещается требовать от работника  выполнения работы, не обусловленной  трудовым договором, за исключением  случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Работник обязан преступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного  трудовым договором.

Если в трудовом договоре не оговорен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий  рабочий день после вступления в договора в силу.

Если работник не приступил к  работе в установленный срок без  уважительный срок в течение недели, то трудовой договор аннулируется.

Содержание договора составляет весь комплекс условий, определяющих взаимные права и обязанности сторон. Некоторые условия трудового договора устанавливаются трудовым законодательством. Многие условия трудового договора жестко регламентируются законодательством и стороны не могут изменить их, если в результате ухудшается положение работника, даже по взаимному соглашению. Если условие договора полностью совпадает с установленными законом нормами, то можно не дублировать законодательство и не указывать это условие.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под  расписку в трехдневный срок со дня  подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего  трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

 

 

4. Движение кадров

 

 

 

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью разработана инструкцию, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Отдел кадров предприятия готовит  проекты приказов, только по личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные документы и личные дела работников выписки из приказов по основной деятельности представляются в отдел кадров канцелярией.

 

4.1.Порядок оформления документов при приеме на работу

 

 

 

Прием на работу может производиться руководителем, который наделен правом найма на работу. Трудовой договор заключается в письменной форме.

При приеме на работу администрация  птицефабрики требует от поступающего по мимо письменного заявления предъявления:

а) трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу впервые, - справки о последнем занятии выданной по месту жительства;

б) паспорта.

При приеме на работу, требующую специальных  знаний администрация вправе потребовать  от работника предъявления диплом или  иного документа о полученном образовании и профессиональной подготовке.

Приказ руководителя предприятия  объявляется работнику под расписку. При этом работник убеждается в правильности оформления заключенного трудового  договора.

При заключении трудового договора может устанавливаться и испытательный срок, продолжительность которого не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях по согласованию с соответствующими выборными комитетами, профсоюза – шести месяцев.

Условие об испытании должно быть указано в приказе о приеме на работу. Если это требование не выполнено, считается что испытание не установлено и работник окончательно принят с первого дня его работы.

При неудовлетворенном результате испытания освобождение работника  производится без согласования с выборным профсоюзным органом и без выходного пособия.

При приеме на работу или переводе работника в установленном порядке  на другую работу администрация обязана:

а) ознакомить работника с поручаемой работой, условиями труда, его правами  и обязанностями (должностной инструкцией);

б) ознакомить его с правилами  внутреннего трудового распорядка и коллективным договором предприятия;

в) провести инструктаж по технике  безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной  охране и другими правилами по охране труда.

На лиц, поступающих на работу впервые, заполняется трудовая книжка со дня  приема на работу. Трудовые книжки ведутся  на всех работников на предприятии, работающих свыше 5 дней.

На лиц, поступающих на работу отдел  кадров предприятия оформляет личное дело.

Бланк трудового контракта заполняется  и подписывается в двух экземплярах, один из которых храниться в отделе кадров, в личном деле работника, а  другой экземпляр выдается работнику  на руки.

Подписанный и заверенный контракт служит основанием возникновения трудовых отношений. После заключения и надлежащего оформления контракта издается приказ о приеме на работу, который объявляется работнику под расписку.

Общий порядок предусматривает  ознакомление работника с правилами  внутреннего распорядка, коллективным договором, правилами охраны труда и другими необходимыми сведениями и обязанностями.

Вопросы оплаты, условий труда и  отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т.д., являющиеся общими для всех категорий работников предприятия, должны отражаться и регулироваться условиями трудового договора, заключенного между администрацией и трудовым коллективом.

При составлении контракта, в случае требований сторон, можно указать  конкретные трудовые обязанности работников.

При заключении контрактов с испытательным сроком работы сроки испытания не должны превышать оговоренных законодательством.

 

4.2. Порядок учета кадров

 

 

 

Учет работников по своему назначению разделяется на персональный, штатно-должностной  и статистический.

На всех лиц, работающих на предприятии, составляются и сводятся в действующую картотеку личные карточки по установленной форме № Т-2.

Персональный учет научных  работников ведется по учетной карточке научного работника, форма № Т-4.

Личные карточки уволенных постоянно  хранятся в алфавитном порядке, отдельно от действующей картотеки, с указанием в карточке даты, номера приказа и причины увольнения работника.

На работников, удостоенных государственных  наград, почетных званий, награжденных отраслевыми видами наград, составляются и ведутся учетные карточки награжденных, которые сводятся в картотеку. Учет может вестись и в журнале учета награжденных.

Личные дела составляются и ведутся  на работников, перечень которых определяется специально созданной руководителем  предприятия комиссией.

Количество экземпляров личного  дела определяется необходимостью. Подлинный  экземпляр личного дела ведется  по месту работы работника. Вышестоящую  инстанцию, которая утверждает работников на некоторых должностях, высылается копии документов, заверенная отделом кадров предприятия и скрепленные печатью.

В личное дело включаются документы  в следующем порядке:

опись документов, имеющихся в личном деле;

личный листок по учету кадров с  наклеенной на него фотографией размером 4*6 (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

автобиография;

копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания.

Далее в личном деле по мере поступления  в хронологическом порядке располагаются  характеристики, аттестации, представления  о назначении, освобождении, увольнении, переводе, направлении на учебу, копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий и другие документы характеризующие работника. Документы личного дела нумеруются.

Докладные, заявления и другие необходимые  справочные материалы располагаются во втором разделе личного по мере их поступления.

В дополнение к личному листку по учету кадров относятся на основе соответствующих документов изменения  в учетных данных работников, происшедшие  после заполнения им личного  листка.

Личный листок по учету кадров заполняется  работником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращений наименования предприятий, учреждений и организаций. При заполнении сведений о трудовой деятельности указывается  время вступления в каждую должность и ухода на основании приказов по личному составу или записей трудовой книжки.

Автобиография пишется в произвольной форме, в которой кроме сведений о себе, и своей деятельности указываются  сведения о родственниках и другие сведения, имеющие принципиально важное значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника на должности.

О всех последующих изменениях в  анкетно - биографических данных и других учетных признаках (образование и т.д.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во всех их учетные документы.

Основанием для внесения изменений  должны служить официальные документы.

Изъятие документов из личных дел  производиться с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.

К документам штатно-должностного учета относятся штатно должностная книга и должностная картотека, составленная из должностных карточек.

Штатно-должностная книга ведется отделом кадров предприятия и является документом учета укомплектованности кадрами в соответствии с действующим штатным расписанием.

Статический учет ведется с целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние кадров.

На основании этих данных разрабатываются  мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению предприятия  специалистами.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану.

Личные дела размещаются в несгораемых  шкафах в порядке номеров, проставленных  на корешках и лицевой стороне  личного дела. Для быстрого нахождения конкретно личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного  хранения.

Для обеспечения контроля за выдачей  личных дел составляются контрольные  карточки, которые хранятся в личных делах.

 

4.3. Порядок оформления документов при переводе