Делопроизводство и новые информационные технологии

Современный уровень  развития компьютерных технологий позволяет  решать поставленные задачи. В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие перечисленные выше функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей. Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др. 
Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии: 
создание; 

• визирование, согласование;
• подписание, утверждение;
• регистрацию;
• рассмотрение;
• исполнение;
• списание в дело;
• хранение,
• уничтожение. 

Когда мы говорим  об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат: движение документов и их обработка в пунктах обработки, все стадии жизненного цикла документов. 
 
Системы ведения электронного делопроизводства: 

• СУД - Системы управления документами (DMS);
• САДП - Системы автоматизации деловых процессов (WMS);
• СОГР - Системы организации групповой работы (GroupWare);
• электронные архивы;
• АСКИД - Автоматизированные системы контроля исполнения документов.

По отношению  к задачам делопроизводства такие  системы автоматизируют: 

• делопроизводство в целом;
• только документооборот;
• только архивные и поисковые функции;
• контроль и учет документов.

Системы документооборота внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются  следующие:  
обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях; 

• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; 
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; 
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности); 
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; 
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; 
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Существуют  общие практически для любых  организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.  
Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота. 

Фактор директора  «советского типа» - нежелание непосредственно  работать с компьютером, просматривать  и редактировать документы. 

Постоянные  структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов. 

Необходимость обеспечения юридической силы документов.

Необходимость взаимодействовать с внешним  «бумажным» миром, в особенности  если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Автоматизация  в делопроизводстве

2.1Сущность и основные направления автоматизации делопроизводства 

Основой современной  организации рациональной и оперативной  работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Перечислим  основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

• помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
• передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
• регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
• контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
• перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);
• защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Внедрение электронного документооборота в организации  позволяет повысить эффективность  труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте организации зачастую наталкивается на многочисленные препятствия – финансовые, программно-технические и психологические.

При внедрении  подобных систем необходимо следовать  некоторым общим принципам, которые позволят избежать серьезных ошибок.

К принципам  внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:

• постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);
• своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;
• первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;
• предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);
• ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации1.

Автоматизация и механизация работы с документами  направлены на повышение оперативности  управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированная  работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных  программ с использованием ПЭВМ и  автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.

Автоматизированная  подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях организации. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.

Автоматизированная  регистрация документов может производиться  также децентрализованно, в местах регистрации документов на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т. п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационнопоисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизированный  контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния  исполнения, сведения о переносе сроков и т.д. выводятся на экран дисплея.

Руководство предприятия  должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.

Все сотрудники предприятия обязаны четко соблюдать  требования автоматизированной технологии работы с документами.

Современный электронный офис базируется на промышленных программных продуктах, поставляемых как для отдельных ПЭВМ, так и ПЭВМ, функционирующих в рамках вычислительной сети. Последняя представляет собой единый комплекс вычислительных машин (в частном случае — ПЭВМ), связанных между собой с помощью сетевого оборудования (сетевые адаптеры, кабели, концентраторы и др.), ресурсы которого доступны пользователям. В этом случае и говорят о телекоммуникации, имея в виду сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом.

Компьютеры, находящиеся  в разных местах, могут совместно  пользоваться одними и теми же аппаратными  средствами, программным обеспечением или данными.

Компьютеры, установленные  в одном месте, могут обмениваться данными между собой, а также  совместно пользоваться аппаратными и программными ресурсами.

Современные вычислительные сети, особенно локальные сети, т. е., например, функционирующие в одном  здании, обычно имеют многоточечную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную.

В кольцевой  сети имеется несколько компьютеров  или рабочих станций, соединенных  друг с другом в замкнутое кольцо.

Звездообразную  сеть образуют рабочие станции или подчиненные компьютеры, соединенные по двухточечному принципу с центральным компьютером (сервером) или ха-бом (концентратором), который осуществляет управление сетью.

Что касается шинной сети, то все компьютеры или рабочие  станции соединены с общей телекоммуникационной шиной, в качестве шины могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный или волоконно-оптический кабель.

Применительно к локальным сетям шинные сети являются наиболее распространенными  конфигурациями, а при их соединении с помощью тех или иных систем и видов связи получают глобальные сети.

Любая ПЭВМ преобразуется  в рабочую станцию после установки  в ней сетевого адаптера и подключения  к вычислительной сети. Машины этой вычислительной сети могут сопрягаться  со средствами телекоммуникаций через специальные устройства — модемы для выхода в различные системы связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматривать как своеобразные узлы электронной почты.

В настоящее  время разработаны эффективные  средства электронной почты для  пересылки одноадресных и многоадресных сообщений и документов с учетом категорий срочности их доставки и квитирования получения, а также с соблюдением всех требований по защите информации.