Бланки документов

 

Введение

Каждому человеку хотя бы несколько  раз в течение его жизни  приходится составлять документы, а  работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с  момента рождения, поступления в  школу, затем в специальное среднее  или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Целью моей курсовой работы является изучение и анализ бланки документов и используемые в организации. Задачей моей курсовой работы является приобретение навыков, приобретение бланки документов используемые в организации, их виды и оформления. Проанализировать реквизиты.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими  актами, знание и выполнение которых  обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Тема моей курсовой работы тесно переплетается с такими предметами как стилистика документационное обеспечение управления, информационные технологии и архивоведение.

Организация и ведение  делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту  работу в учреждении (фирме) ведут  специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших  организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Организация работы службы делопроизводства выделена в отдельный  раздел книги. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Составлением и оформлением  документов занимаются практически  все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые  к составлению и оформлению служебных  документов должен знать каждый управленец.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Особенности оформления бланк для письма на персональном компьютере.

 

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ (от лат. documentum – поучительный пример, свидетельство) – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленным порядке, называется официальным.

В состав каждого документа  входит ряд элементов (реквизитов): текст, называние вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитов  документа является его текст  – речевая информация, зафиксированная  любом типом письма или любой системой звукозаписи.

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий  сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, факса, номер счета в банке» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти. Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.

Все реквизиты делятся  на постоянные и переменные. Постоянные реквизит – это реквизит, наносимый или изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Все документы могут быть классифицированы по различным признакам. Прежде всего, документы можно разделить  на группы по времени возникновения. В свою очередь, документация каждого периода делится по происхождению на внутреннюю и внешнюю, служебную ( официальную ) и личную. По сложности содержания, отраженного в документах, они делятся на простые и сложные, по воспроизведению – на подлинники ( оригиналы ) и копии. Важной является классификация документов по видам и разновидностям. Вид – это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного названия, например, приказ, акт, записка. Разновидность документа детализирует понятие «вид», уточняет характер деятельности, документированной данным видом, например, служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка.

Знание функций документов имеет существенное значение для  уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них  информации, для правильного понимания  роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа – это целевое назначение, присущее ему. 

Функции документа:

- информационная функция;

- социальная функция;

- коммуникативная функция;

- управленческая функция;

- правовая функция;

- функция учета;

- культурная функция;

- историческая функция.

Функция документов, их целевое  назначение определяются необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

В каждом учреждении, организации, на предприятии создается большое количестве организационно-распорядительных документов по основным вопросам деятельности, по личному составу и т.д. (приказы, акты письма и т.д.). Согласно требованиям Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь все данные документы должны оформляться на бланках. Лишь отдельные документы (например внутренние документы структурных подразделений) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции. Бланки должна иметь каждая организация.

Бланк документа – это  стандартный лист бумаги с воспроизведенными  на нем реквизитами, содержащими  постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Использование бланков  снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование  бланков облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно  оформленный бланк является визитной карточкой организации.

Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, как и без него, должен иметь поля: левое-30мм, правое- не менее 8мм, верхнее и нижнее- не менее 20мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются.

При оформлении документов на бланке, размеры полей и площади  размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным  СТЬ 6.38-2004.

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых  в соответствии с Государственным  стандартном Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. №69: бланк для письма и общий бланк других видов организационно – распорядительных документов.

При разработке, использовании  и хранении бланков ОРД необходимо руководствоваться также положениями следующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы Республики Беларусь:

Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года «О государственных  символах Республики Беларусь»;

Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000г. №357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков  документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;

Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба  Республики Беларусь (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172);

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38 – 2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41).

В организации могут разрабатываться  бланки организационно-распорядительных документов двух видов: бланк для писем и общий бланк.

Первый из указанных бланков  используется исключительно для  оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных сопроводительных и др.). На общем бланке оформляются распорядительные документы, а также, в ряде случаев, организационные и справочно – информационные документы. Аналогичное требование должно учитываться при оформлении подлежащих утверждению протоколов и актов. При оформлении иных справочно – информационных документов (справок, докладных записок и др.) бланк используется в том случае, если они являются внешними, то есть направляются сторонним юридическим или физическим

( частным) лицам.

В делопроизводственной практике встречаются также понятия «фирменный бланк» и «должностной бланк».

Понятие «фирменный бланк» в законодательстве Республики Беларусь не закреплено. В то же время этот термин содержится в некоторых технических нормативных правовых актах Республики Беларусь, регламентирующих организацию Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь. При этом в технических нормативных правовых актах Республики Беларусь не определено, что понимается под «фирменным бланком», каков состав его реквизитов. Согласно данным проведенного БелНИИДАД исследования под «фирменными бланками» недопустимо понимать бланки документов, применяемые при подготовке организационно – распорядительной документации. Таким образом, понятие «фирменный бланк» является разговорным, непрофессиональным и в нормативных правовых актах использоваться не должно.

Понятие «должностной бланк» в законодательстве Республики Беларусь закреплено. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» закрепил «должностной бланк». Указ запрещает руководителям, другим должностным лицам государственных органов и иных государственных организаций изготовление и использование должностных бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь. Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на должностных бланках документов руководителей, других должностных лиц государственных органов и иных организаций может быть представлено Президентом Республики Беларусь или установленном им порядке. Примерами должностных бланков являются образцы бланков документов Президента Республики Беларусь, утвержденные Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357.

СТБ 6.38 – 2004 установлено, что изготовление бланков в организации начинается с составления макета (чертежа), который строится на основе схемы расположения реквизитов. Чертеж следует выполнять тушью или с использованием компьютерной техники в масштабе 1:1 строгом соответствии с размерами, указанными в стандарте. На чертеже должны быть проставлены: формат бланка, размеры полей, площади каждого реквизита, наносимого на бланк. К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги (рекомендуется белая бумага или светлых тонов),  цвет типографический краски, название шрифта и размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемых типографическим способом.

При разработке бланков документов используются стандартные листы  форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема бланка. Бланка формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти – семи строк текста.

Стандартные размеры листов бумаги установлены ГОСТ 9327 – 60, разработанного на основании международного стандарта ИСО 216:1975

« Бумага писчая и  некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В».

Система форматов бумаги построена  таким образом, что каждый последующий  формат получается делением предыдущего  формата на две равные части (параллельно  наименьшей стороне листа).

Буквы А и В указывают ряд форматов, а цифра – число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату А0, деленному на четыре части.