Безбумажный офис

 

 

 

 

 

 

 

 

Индивидуальная работа по предмету

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 

УПРАВЛЕНИЯ»

                           На тему: « Безбумажный офис».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Цифровые носители информации не могут  быть полной заменой традиционным печатным источникам. К такому выводу пришли исследователи Harris Interactive, проведя совместно с Earthtone опрос американских пользователей. Согласно полученным результатам, больше половины опрошенных считают, что «безбумажный документооборот» (безбумажный офис) не станет в ближайшее время сколько-нибудь реальным процессом.

Исследование Harris Interactive и Earthtone проводилось среди 2265 жителей США в возрасте от 18 лет, работающих в различных отраслях экономики. В среднем 64% респондентов отметили, что читать распечатанные документы им проще, чем текст на экране компьютера, а 68% испытывают больше удобства, если видят что-либо на бумаге, а не в электронном виде. В технологичных и телекоммуникационных компаниях таких людей больше – 70%, в то время как в банковском, финансовом и страховом секторе – 57%. Исследователи отмечают также и тот факт, что только 42% респондентов считают, что «безбумажный документооборот» (безбумажный офис) станет реальностью в компаниях, где они работают, в ближайшие 5 лет.

Эксперты отечественного рынка  СЭД едины во мнении, что если бы подобный опрос имел место быть в России, то его результаты во многом коррелировали с американскими. Комментируя результаты исследования Harris Interactive и Earthtone, Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, отметил, что предпочтения бумажного документа электронному является устойчивым, и люди будут печатать документы для прочтения и работы с ними, даже если юридическая необходимость в бумажных копиях отпадет: «Кроме психологии, изложенной в исследовании, налицо и реальность - работать с многостраничным бумажным документом (например, договором или техническим заданием) гораздо удобнее на бумаге, чем в любом самом продвинутом текстовом процессоре». Эксперт обратил внимание на то, что в исследовании указывается, что персонал коммуникационных и технологических компаний более склонен работать с бумажными документами, чем в банках и страховых компаниях. По его мнению, подобное различие связано с тем, что в банковском и страховом бизнесе формы документов жестко фиксированы, а значащая их часть (отличающая один документ от другого) очень компактная - как правило, меньше страницы. «Это тоже подтверждает, что кроме психологии есть и соображения реального удобства работы», - замечает господин Курьянов. Он полагает, что результаты аналогичного опроса в России показали бы большую популярность бумажных копий документов. «Лет 10 лет назад, если бы мы спросили людей, будет ли мобильная связь обязательным атрибутом их деловой активности, то с большой вероятностью мы получили скептические ответы - что этого никогда не будет. Также и сейчас, используя бумагу, мы не очень понимаем, что обязательно наступит момент, когда бумага будет выходить из употребления», - рассуждает Сергей Рыжиков, генеральный директор «1С-Битрикс». Он замечает, что этот процесс происходит повсеместно уже сегодня и в дальнейшем, объем используемой бумаги будет только сокращаться, что увеличит спрос на ECM и СЭД. «Бумажные» традиции сегодня еще достаточно сильны во всем мире. Но когда речь идет о СЭД или ECM вопрос выбора технологий работы с документами носит более комплексный характер», - объясняет Михаил Потапенко, руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies, подчеркивая, что знакомство (чтение) с документом, это всего лишь одна из операций жизненного цикла документа, который включает ввод, регистрацию, передачу, согласование, коллективную работу, рассылку и другие операции. «Если взять хотя бы возможность работы с версиями документов в СЭД, то все удобство «бумаги» сразу исчезнет», - говорит эксперт.

 

Более половины опрошенных не считают  
«безбумажный документооборот» реальностью

«Как минимум еще несколько десятилетий электронные документы будут дополнять, а не заменять бумажные», - уверен Григорий Липич, генеральный директор ABBYY Россия. По его словам, даже в США, где законы об электронном документе и электронной подписи существуют довольно давно, в некоторых штатах есть юридические требования о том, что, к примеру, документы должны также существовать в бумажном виде, при этом подписываться только чернилами синего цвета и печать тоже должна быть определенного цвета. «Если бы такой опрос проводился в России, то я думаю, что около 99-100% респондентов сказали бы о том, что они предпочитают иметь также бумажную копию документа», - заключил он, отметив, что бумага еще долгое время будет оставаться важным компонентом делопроизводства, в особенности в тех случаях, когда речь идет об обмене документами между разными организациями или физическими лицами. «Человечество сотни лет привыкало работать с информацией на бумажных носителях. Примерно столько же будет и отвыкать», - более категоричен Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании «АйТи». Говоря о возможном влиянии подобной статистики на рынок ECM/СЭД, эксперт заметил, что большинство проектов внедрения СЭД или, более широко, ECM-систем не ставят своей целью отказ от бумаги: «Отправляя документ на согласование в электронном виде, мы ведь не бумагу хотим сберечь, а рабочее время ценных сотрудников, да еще и ускорить бизнес-процессы. Бумага сама по себе никому не мешает, пока ее не становиться слишком много». По данным господина Романова, среди ИТ-специалистов в России около половины предпочитают распечатать документ и прочитать его в бумажном виде, но при этом, речь идет о больших многостраничных документах, к которым приходится обращаться по нескольку раз. «Короткие документы на 1-2 страницу, сообщения электронной почты большинство читает все-таки в электронном виде», - утверждает эксперт. В компании Рексофт рассказали, что на сегодняшний день главным сдерживающим фактором для развития систем электронного документооборота является отсутствие института, который полноценно замещал бы обычную подпись на документе. «Электронная подпись не является на сегодняшний день ее полноценным и адекватным заменителем, поскольку еще не установилась система центров Certified Authorities, которые служили бы гарантом подлинности электронных подписей, использующихся юридическими и физическими лицами», - утверждает Сергей Кузнецов, руководитель исследовательского отдела компании «Рексофт». Он отмечает, что сейчас достаточно успешно развивается, например, технология электронных чернил, которая позволяет читать с экрана с тем же удобством, что и при чтении с бумажного листа и она может быть в будущем применена для офисных устройств.

Еще одну точку зрения на проблему озвучил Евгений Кочуров, ИТ-аналитик компании Directum: «Действительно, следует согласиться, что цифровые носители не являются заменой бумажным: сказываются и регулятивные ограничения, и индивидуальные предпочтения пользователей. В то же время следует помнить, что инициатором исследования выступил один из участников рынка - компания, занимающаяся печатной продукцией и аутсорсингом печати (Earthtone - прим.CNews). Интерпретация результатов опроса прозвучала именно с ее стороны. Иными словами, если с точки зрения участника рынка печатной продукции результаты исследования звучат, как «цифровые носители не являются заменой бумажным», то с точки зрения участника ECM-рынка они звучали бы как «цифровые носители пока не являются заменой бумажным». «Так как правила ведения бизнеса в России предполагают использование бумажных документов на порядок чаще, чем на Западе, легко предположить, что результаты подобных опросов в России дадут еще больше «голосов» в пользу бумаги», - замечает Евгений Стаханов, директор по маркетингу компании Terralink, подчеркивая, что опрос связан с индивидуальными предпочтениями в восприятии информации с бумаги и с экрана. С его точкой зрения согласен и Алексей Афанасьев, директор по качеству «Интертраст». Он предполагает, что при аналогичной постановке вопросов в России и Европе результаты опроса, скорее всего, были бы очень схожи (с небольшими колебаниями вследствие различного менталитета), но это исследование отражает, прежде всего, личное отношение респондентов к «безбумажному офису» и сопутствующим ему техническим аспектам. Поэтому, по мнению эксперта, на основании результатов данного исследования сложно судить о влиянии этого субъективного фактора на рынок. «Законодательство, требования партнеров, рост масштабов бизнеса гораздо больше влияют на принципы работы организаций, чем индивидуальные предпочтения», - говорит Евгений Кочуров. Впрочем, по словам Михаила Потапенко, последние инициативы руководства страны по утверждению списка и графика реализации госуслуг, предоставляемых в электронном виде, могут в ближайшие годы выровнять ситуацию с электронным документооборотом.