Азаматтардың жазбаша жолдауы

Арыздардың, шағымдардың, ұсыныстардың ең жоғары қаралу мерзімі барлық органдар үшін бір ай деп белгіленеді.

Қосымша талдауды және тексеруді қажет етпейтін арыздар мен шағымдар бірден немесе 15 күннен кешіктірілмей шешілуі тиіс. Ал, бұл үшін арнайы тексерулер ұйымдастыру, қосымша материалдар талап ету қажет болған жағдайда, ерекшелік ретінде хаттың қарау мерзімін бір айдан аспайтын уақытқа созуға рұқсат етіледі. әрі бұл өзгерту арыз немесе шағым иесіне міндетті түрде хабарлану керек.

Қаралатын құжаттардың уақтылы  өз шешімін тауды бақылау жауапты  қызметкерлерге жүктеледі. Олар жолдаулардың уақтылы, дұрыс және толық қаралуын, азаматтардың жолдаулары бойынша қабылданған шешімдердің  орындалуын қамтамасыз етуге міндетті.

Үлгі ереже қарау қорытындысы  хабарлауды талап ететін, мемлекеттік  органдарға, кәсіпорныдарға, мекемелерге, ұйымдарға, түрлі мекен-жайларға жіберілген азаматтардың хаттары айрықша бақылауға алыну қажеттігін арнйы атап көрсетеді. Мұндайда тіркеу-бақылау карточкасының барлық данасына және ұсыныстың, өтініштің, арыздың өзіне «Бақылауда» деген штамп немесе «Б» деген белгі соғылады. Іс барысында түсінік берілген хаттар бақылаудан алынбайды.

Жолдаудың орындалу барысын бақылау  тіркеу-бақылау карточкасы арқылы жүргізіледі. Карточкалар орындалу мерзіміне  қарай бақылау картотекасына  қойылады.

Бақылаудағы құжаттың барлық қозғалысы, бір орындаушыдан екінші орындаушыға  берілуі нақты белгіленіп отырады, яғни, онда орындаушының тек аты-жөні ғана емес, құжатты қабылдаған күні де көрсетіледі. Жолау қабылданған шешім іс жүзінде орындалған кезде барып бақылаудан алынады. Бұл жөнінде бақылау-тіркеукарточкасына белгі соғылады. Бақылаудан алу туралы өкімді, сол құжат бойынша шешім қабылдаған адам береді.

Азаматтардың ұсыныстарының, шағымдарының, арыздарының орындалуын бақылауды  ұйымдастыру үшін компьютерлер тиімді қолданылады. Компьютердің көмегімен  бақылауға мүмкін болатын құжаттарың саны іс жүзінде тіпті шексіз деуге болады. ЭЕМ-ге ақпараттарды енгізу және алу өте жылдама болғандықтан жұмысты оңайлатып, қажетті мәліметтерді емін-еркін пайдалануға мүмкіндік береді. ЭЕМ азаматтардың жолдаулары туралы мәліметтерді қорытындылап, сұрыптауға да ыңғайлы. Қажетті анықтамалардың көшірмесін алуға да мүмкіндік мол.

Жеке электронды-есептеу машиналарындағы (ЖЭЕМ) құжаттардың орындалуын бақылап  отыру үшін арнайы үлгі бағдарламалар  бар. Азаматтардың жолдауларына байланысты бақылау және анықтау жұмыстарынұйымдастыру үшін де үлгі бағдарламалар кеңінен қолданылады.

Азаматтардың жолдауларымен жұмыс  істеудің және бір басты тармағы  – солар бойынша ақпараттық-анықтамалық жұмыс ұйымдастыру. Ол үшін тіркеу-бақылау карточкасының бір данасы мерзімдік картотекаға қойылған кезде, оның екінші данасы анықтамалық картотекаға орналастырылады. Анықтамалық картотекада жолдаушылардың фамилиялары алфавиттік тәртіппен тізіледі. Осы картотека бойынша азаматардың немесе мекемелердің кез-келген жолдаудың жай-жоспары туралы сауалдарына әрқашанда жауап беруге болады. әсіресе анықтамалық жауап еруге болады. Әсіресе, анықтамалық жұмысты автоматтандырылған жүйе арқылы жүргізу әлдеқайда ыңғайлы әрі жеңіл.

Жолдауда көтерілген міселенің  шешімі міндетті түрде хат иесіне хабарланады. Жауап нақты әрі қолданыстағы заңдарға негізделіп жазылуы керек. Егер, шешімді орындау басқа бір органға жүктелсе, ол бақылауға алынып, бұл жөнінде авторға хабарланады. Жауапты лауазымды адам қабылдаған шешім, сол кісі бағынышты органның атынан жазылады. Ал, егер шешім көпшілік дауыспен қабылданса, хат иесіне қайтарылатын жауапта әлгі шешімнің нөміріне, қабылданған күніне сілтеме жасалады немесе авторға сол шешімнің яки хаттаманың көшірмесі жіберіледі. Жолдауда көтерілген мәселе оң шешімін таппаған жағдайда да жазбаша хабарланады. Бұл жеред қарсылық дәлелді себептерге, қолданыстағы заңдарға және құзырлы органдардың шешімдеріне негізделуі тиіс.

Азаматтардың жолдаулары бойынша  іс қағаздарын жүргізуші хатшы барлық құжаттарға жүйелі түрде талдау жасап  отыруға міндетті. Айына немесе тоқсанына бір рет талдау нәлижесі бойынша анықтама жазылады. Онад жолдауда көтерілген мәселелер, оң және теріс шешімдері саны көрсетіледі. Сондай-ақ анықтамада қанша жолдаудың уақтылы,  қаншасының кешіктіріліп шешілгені және не себепті кешіктірілгені көрініс табады. Мұндай талдаулар азаматтардың құқықтарының бұзылу салдарын айқындауға, қоғамдық пікірлерді зерттеуге, мемлекеттік органдардың, кәсіпорындардың, мекемелердің, ұйымдардың жұмыстарын дамытуға мүмкіндік береді.

Мәселе толық шешімін тауып, тиісті іс-шаралар орындалғасын, әрбір құжатқа «іске» деген белгі соғылып, осы шешімді қабылдаған жауапты адамның қолы қойылады.

Үлгі ереже талабы бойынша шешімін  тапқан ұсыныстар, шағымдар, арыздар  барлық қосымша материалдарымен  бірге, тіркеу-бақылау картчкасыменқоса орталықтандырылған іс жүргізуші жауапты қызметкерге қайтарылуы тиіс. Іс қағаздарын орындаушыларда қалдыруға және сақтауға болмайды.

Жолдауларды іс барысында уақытша  сақтаушы (ағымда) қызметкерлер оларды басқа хаттардан бөлек ұстау  керек. Мұндай жағдайда осы мәселеге қатысты және жауаптың көшірмесі жолдауға қоса тіркеледі.

Егер, мекемеге азаматтардың жолдаулары көп түсетін болса, онда әрбір  іс хат жолдаушылардың тегінің (фамилиясының) бастапқы бір немесе бірнеше әріптеріне орай топтастырылады. Мысалы, «А», «Ә», «Б», т.б. әріпінен басталатын азаматтардың ұсыныстары, арыздары. Егер, жолдаулар аз болса, олардың бірнешеуін біріктіруге болады. Ұжымдасып жазылған хаттар бөлек реттеледі. Ұйымдардың жұмысына байланысты жазылған азаматтардың ұсыныстары, шағымдары, арыздары жеке мәселелерге қатысты жолдаулардан бөлек топтастырылады.

Жолдаулар тіпті аз болса, оларды хронологиялық  тізбекпен орналастыру ыңғайлы. Жолдауға байланысты табылған қосымша  материалдар немесе қайта жазылған хаттар бастапқы материалдарға  қосып тігіледі. Тек орындалған құжаттар ғана іске топтастырылады. Істердің мұқабасы белгіленген тәртіп бойынша толтырылады.

Азаматтардың ұсыныстарына, шағымдарына, арыздарына қатысты аяқталған істер  мекемелерде, ұйымдарда, кәсіпорындарда сақталады. Олардың сақталуына ұжым басшылары жауапты. Олардың сақталу мерзімі үлгі құжаттар тізбегінде нақты көрсетілген.

Құжаттар тізбесінде көрсетілгендей, жеке және жай мазмұнды жолдаулар  (құжаттардың басым бөлігін осылар құрайды) 5 жыл, ал тарихи және практикалық мәні бар ұсыныстар тұрақты сақталады. Тұорақты сақталуға тиісті жолдаулар іс жүргізу аяқталғаннан соң 1 жылдан кейін мекеменің мұрағатына, содан әрмен қарай мемлекеттік мұрағатқа өткізіледі.

Азаматтардың ұсыныстарын, арыздарын, шағымдарын әзірлеп, мұрағатқа тапсыру үшін барлық іс қағаздары қатталып, құжаттардың құндылығы анықталып, тізбе тізіледі.

Сақталу мерзіміне байланысты іс қағаздары  толық және ішінара қатталады.

Іс қағаздарын қаттау, әдетте азаматтардың ұсыныстарымен, арыздарымен, шағымдарымен жүргізілетін жұмысқа жауапты хатшының міндетіне кіреді.