Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Октября 2014 в 16:59, реферат
В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.
Введение………………………………………………………………………...…3
1. Общие сведения о системе «ДЕЛО»…………………………………….….....4
2.Приемущества системы «ДЕЛО»………………………………………………5
3.Основные функции системы «ДЕЛО»………………………………….….......5
4. Опция "ЭЦП и шифрование"……………………………………………….….7
5. Функции системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота……………………………………………………………….11
6. Эффективность системы "ДЕЛО"…………………………………………...16
7. Системы семейства «ДЕЛО»………………………………………………...19
Заключение……………………………………………………………………...22
Обработка и хранение документов |
К карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т. д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например, MS WORD, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру. |
Расширение состава реквизитов карточки документа |
Карточка содержит состав реквизитов, полностью отвечающий требованиям делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей карточки может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно без какого-либо программирования. Дополнительные реквизиты могут быть разных типов: строковые, числовые, даты. Также обеспечивается возможность контроля данных, вводимых в созданные реквизиты. |
Поточный ввод документов |
Поточный ввод документов позволяет решить проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов. При регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, оборудованном высокопроизводительным сканером, система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК. |
Движение документов |
В системе существует несколько
механизмов организации движения документов.
Каждый механизм обеспечивает оптимальное
выполнение того или иного делопроизводственного
процесса. При работе над проектом документа
карточка автоматически пересылается
по последовательному или параллельному
маршруту между заранее определенными
согласующими или утверждающими должностными
лицами. В процессе пересылки проекта
учитывается характер вынесенных виз,
контролируются сроки рассмотрения. После
вынесения резолюции готовый документ
доводится до сведения исполнителей, и
контролируются сроки исполнения поручений. |
Обеспечение юридической полноценности |
В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться сторонний удостоверяющий центр и внутрикорпоративный центр управления ключевой системой (ЦУКС), созданный на базе программных продуктов ЭОС и сертифицированных криптосредств. |
Отправка документов |
Система позволяет формировать реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты. Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП. С этой целью в системе используется сертифицированные криптосредства. |
Справочно-аналитическая работа |
По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, а также поиск по тексту документа. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня. |
Полнотекстовый поиск по содержанию документа |
Реализован комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и полнотекстовый поиск по содержанию самих документов. |
Работа с взаимосвязанными документами |
Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL). Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах. |
Регламентация прав доступа |
Права пользователя в системе регламентируют как доступ к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т. д.) |
Не автоматизированная технология |
Автоматизированная технология |
ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта) |
автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам |
ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров |
автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов |
ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения |
автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту |
размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям |
автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети |
ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников |
автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети |
многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений |
однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений |
ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений |
автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа |
почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров |
автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии |
Работа в Интернет / Интранет сетях |
Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс. Он обеспечивает простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. |
Распределенный электронный документооборот |
Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически правомочными электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все нормы отечественного делопроизводства. Конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными криптосредствами. |
Поддержка больших массивов документов |
Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими количествами документами. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД. |
Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» |
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» - это многопользовательская подсистема, предназначенная для автоматизации подготовки к передаче дел в архив, ведения и учета архивных документов. Программы интегрированы в части ведения номенклатуры дел, отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов. |
Система «КАДРЫ» |
Программная система «КАДРЫ», предназначена для автоматизированного ведения кадрового учета предприятий и учреждений. Система может использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную структуру: холдингового типа, имеющими многочисленные дочерние предприятия, с разветвленной структурой филиалов и т. д. |