Автоматизированная система документационного обеспечения управления

АРМ рассылки документов позволяет  специальному структурному подразделению  организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При  этом в регистрационную карточку документа проставляется дата и  время фактической отправки документа  во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов их последующей надпечаткой.

АРМ системного программиста обеспечивает работы по сопровождению  автоматизированной системы делопроизводства.

Автоматизированная система  документационного обеспечения  управления «ДЕЛО» состоит из четырех  подсистем: делопроизводство, отчетные формы, справочники, администрирование.

Подсистема «Делопроизводство» реализует выполнение основных функций  системы и состоит из следующих  модулей:

· модуль «Регистрация» позволяет  ввести значения реквизитов регистрационной  карточки, включая «прикрепление» к  карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а так же передать документ в модуль «Исполнение»;

· модуль «Исполнение» обеспечивает исполнение документа, включая вынесения  по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа  в дело;

· модуль «Поиск» обеспечивает поиск документов в картотеке  по назначению реквизитов их регистрационных  карточек. Обнаружение документа  с помощью поиска необходимо в  том случае, если пользователь не знает, в какой картотеке находится  документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или  формирование произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных  данным должностным лицом документов);

· модуль «Реестр». С его  помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки;

Подсистема «Отчетные  формы» формирует список в соответствие с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных  печатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнение контрольных документов, сводки напоминания об исполнение контрольных  документов и т.д.

Подсистемой «Справочники»  реализуется функции обслуживания справочников системы, таких как  справочник организационной структуры  учреждения, правил делопроизводства и др.

Подсистема «Администрирование»  используется для ведения списка пользователей системы. В данном списке для каждого пользователя определяются персональный идентификатор  и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность  использования ЭЦП и шифрования.6[6]

 

 

 

Заключение

В результате рассмотрения этих двух автоматизированных систем ДОУ можно сделать вывод о  характеристике осуществления качественного  анализа, определить перечень основных параметров, выбрать шкалы их измерения. В результате выполненного анализа  необходимо сделать следующие основные выводы:

- организациям осуществлять  внедрение только готовых тиражно-заказных систем, из числа предлагаемых на российском рынке, с последующим гарантийным и после гарантийным обслуживанием.

Предлагаемые современные  тиражно-заказные автоматизированные системы документационного обеспечения управления должны быть от надежной фирмы-разработчика, специализирующееся в этой предметной области и имеющей достаточное количество успешных практических внедрений. Это гарантирует надежность инвестиций, обеспечение комфортного сопровождения системы, реализацию необходимых потребительских свойств, так как фирма разработчик выпуская версии программного продукта, вынуждена отслеживать мировые тенденции развития АС ДОУ;

- АС ДОУ должны быть  системообразующим фактором построения  корпоративной информационной системы,  или органично вписываться в  уже существующую автоматизированную  систему.

В масштабах всей организации  обязаны выполняться фундаментальные  принципы создания АС, должна действовать  единая система классификации, наименований полей, атрибутов и терминологии описания системных данных. Более  того классификаторы обязаны быть едины  со всем внешним окружением, с которым  организация взаимодействует, так  как это является необходимым  условием создания единого информационного  пространства. Использование классификатора управленческой функции и ведения истории наследования в процессе реформирования организационных структур позволит осуществлять ретроспективный анализ, выполнять контроль и адекватно определять правопреемника любого документа на любом промежутке времени;

-служебная информатизация  организаций при внедрении АС  ДОУ ориентироваться не только  на улучшение работы служб  делопроизводства, но и на обеспечение  роста эффективности деятельности  должностных лиц, исполнителей, работников  секретариатов для повышения  качества принимаемых решений  и создаваемых документов.

Фактически АС ДОУ должна обеспечить не только повторное применение шаблонов и фрагментов ранее подготовленных резолюций и документов, но и возможности  коллективной работы служб делопроизводства, но и на обеспечение роста эффективности  деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения  качества принимаемых решений и  создаваемых документов.

Внедрение электронного документооборота и активное включение в автоматизированную обработку документов участников делопроизводственного  процесса повысит исполнительскую  дисциплину, оперативность и качество контроля выполнения поручений, программ и планов.7[7]

 

 

 

 

Список литературы

1. «Документационное обеспечение управления» Гринберг А.С., Юнити-Дана 2011

2. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М.: Научная книга. 2002.

3. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.. «Правда об электронном документообороте». М.: ДМК Пресс2002. «Бизнес ПРО».

4. «Руководство пользователя. АС LanDocs» ЗАО ЛАНИТ 2004.

5. Чернов В.Н. РОО «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления» справочник. РОО «Гильдия управляющих Документацией»2005.

 

1[1] Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.. «Правда об электронном документообороте». М.: ДМК Пресс2002. «Бизнес ПРО»,15с.

2[2] «Документационное обеспечение управления» Гринберг А.С., Юнити-Дана 2011,с.67

3[3] «Руководство пользователя. АС LanDocs» ЗАО ЛАНИТ 2004,с.39

4[4] «Руководство пользователя. АС LanDocs» ЗАО ЛАНИТ 2004,с.54

5[5] «Документационное обеспечение управления» Гринберг А.С., Юнити-Дана 2011,с.96

6[6] . Чернов В.Н. РОО «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления» справочник. РОО «Гильдия управляющих Документацией»2005,с.121

7[7] Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.. «Правда об электронном документообороте». М.: ДМК Пресс2002. «Бизнес ПРО»,с.220