Автоматизация документооборота и оптимизация процессов

Автоматизация документооборота и оптимизация процессов

Редакция журнала Top-Manager получила в свое распоряжение текст статьи об автоматизации документооборота на предприятиях от компании WEB-Segment и решила обратиться к специалистам нескольких известных в городе софтверных компаний («Инталев», Digital Design и «АНД Проджект») с просьбой этот текст прокомментировать. Таким образом, мы осуществили своего рода «документооборот», результатом которого можно считать дискуссию на страницах раздела «Профессия» – круглый стол в офлайновом формате.

Дмитрий Ильин,

заместитель генерального директора

ООО “Сегмент”

С развитием информационных технологий и возможностей все большее количество фирм в России начинают использовать возможности автоматизации бизнес-процессов. Вполне резонно, что в первую очередь автоматизируют различные виды учета на предприятии: бухгалтерский, складской, кадровый, управленческий и т.д. Используются же для этого преимущественно российские системы, такие как “1С”, “Парус”, “Галактика”, которые позволяют при условии введения в них первичной информации (документации) эффективно ее обрабатывать и выдавать необходимый результат: бухгалтерский баланс, объем материальных средств, количество работников на предприятии и др. При этом существует одна важная проблема, через которую бизнес в развитых странах уже прошел лет 20 назад, а мы только-только подходим, – это вопрос организации документооборота.

Несмотря на то, что на рынке услуг по автоматизации предприятий уже сложился термин “автоматизация документооборота”, на практике это зачастую всего лишь автоматизация учета. В жизни выглядит это примерно так: на базе “1С” автоматизировали полностью предприятие, которое занимается оптовыми продажами, завершился период обучения персонала и внедрения системы – все нормально. Ситуация: на складе заканчивается товар определенного наименования, о чем исправно сообщает программа “1С”. Начальник склада, как должностное лицо, осуществляющее контроль за этим, вызывает к себе менеджера по работе с поставщиками и говорит ему: “Дорогой Иван Иванович, у нас тут такой-то товар заканчивается, ты свяжись с нашими постоянными поставщиками, пускай пару машин привезут, а документы, чтобы времени сейчас не терять, мы потом оформим”, после чего Иван Иванович звонит поставщикам, и те все исправно привозят. Но в ходе реализации данного процесса происходят следующие сбои: начальник склада просил две машины, а Иван Иванович не записал, забыл и попросил три машины, а документы в связи с наступлением сезона отпусков так оформить и не успели, и бухгалтерия, в конце месяца сбившись с ног, пыталась все это как-то восстановить. Но самое главное, что в связи с отсутствием фиксации взаимодействия между работниками (начальником склада и менеджером) руководство впоследствии не может установить причины сбоя и их устранить. Таких примеров из жизни можно привести великое множество, и все они говорят о том, что учет документов автоматизирован, а вот их оборот – нет.

А что же можно понимать под документооборотом на современном предприятии? Ведь очень многие важные события, происшествия, управленческие задачи не имеют отражения в каких-то письменных документах с подписями и печатями. На Западе под документооборотом на предприятии в настоящее время принято понимать любую передачу информации, значимой для предприятия. И на том этапе, когда происходит автоматизация, определяются виды, объем и значимость информации, а затем процесс ее передачи также автоматизируется и в итоге документируется в электронном виде. Более того, западные системы автоматизации, например Axapta, изначально предусматривают построение таких систем, в отличие от отечественных разработок. Так почему же эти системы массово не внедряются на российских просторах? Этому есть три причины:

Высокая стоимость данных систем автоматизации и их внедрения.

Отсутствие высококвалифицированного персонала для работы с ними.

И самое главное – недостаточная прозрачность и четкость бизнес-процессов на российских предприятиях(здесь можно привести любимое выражение фирм, которые занимаются автоматизацией: “Хаос невозможно автоматизировать”).

Каков же выход из этой ситуации для российских предприятий? Ведь в условиях постоянно растущей конкуренции автоматизация документооборота может дать явное преимущество и позволит по-настоящему приблизиться к стандарту ISO 9000. Российскими разработчиками программного обеспечения создан целый ряд программных продуктов, позволяющих эффективно решать вопрос организации оборота документов на предприятии. Например: система SiTex фирмы ANDProject или программа WEB-Dialog от компании WEB-Segment. Вполне естественно, что все, как зарубежные, так и отечественные, системы для организации документооборота являются web-ориентированными продуктами, то есть предполагается, что обмен информацией происходит через Интернет, однако при этом в качестве дополнения часто задействуются и иные средства связи, например SMS-сообщения в упомянутой системе WEB-Dialog. Данные программные продукты созданы с учетом российской специфики, имеют сравнительно невысокую стоимость, простоту и понятность в использовании и, что самое главное, позволяют благодаря своей простоте уйти от проблемы невозможности автоматизировать целиком все предприятие путем внедрения на отдельных его участках, что весьма проблематично при использовании более функциональных, но громоздких западных систем.

Таким образом, вопрос автоматизации оборота документов на предприятии сегодня решить возможно, но как это связано с “оптимизацией бизнес-процессов” и улучшением работы предприятия – вот вопрос, который задает себе любой руководитель, задумавшийся о необходимости автоматизировать документооборот. Здесь придется немного обратиться к теории…

Как вообще можно оптимизировать бизнес-процессы на действующем предприятии? Ответ прост: надо четко понять, что и как происходит на предприятии, а затем с помощью консалтинговых структур или за счет собственных специалистов в этой области их изменить таким образом, чтобы они стали более совершенными. И если последнее – скорее организационный вопрос, то с первым часто возникают проблемы. Действительно, как же получить достоверную информацию о том, как ставятся управленческие задачи в разных отделах, насколько своевременно они выполняются, какие пожелания и претензии поступают от клиентов и так далее? Собрать и систематизировать подобную информацию и позволяет внедрение указанных выше систем по организации передачи корпоративной информации. При этом должны обеспечиваться следующие условия.

Удобство пользования данной системой, обеспечение возможности доступа с любого компьютера, подключенного к сети Интернет. Это позволяет эффективно использовать программу для фиксирования текущих управленческих задач, взаимодействия сотрудников, сроков выполнения работ, отзывов клиентов и так далее, что весьма проблематично в условиях обычного документооборота или автоматизации учета.

Доступ ко всему объему данной информации со стороны руководящих структур. Данная возможность предполагает не только просмотр информации, но и ее изменение в случае необходимости. Например, в случае некорректного общения сотрудника с клиентами фирмы, то есть оптимизация работы предприятия в процессе самой работы.

Таким образом, в результате внедрения подобных систем через некоторое время накапливается необходимый объем информации, позволяющий достаточно четко определить особенности, преимущества и недостатки существующих на предприятии бизнес-процессов, а также способы решения данных проблем.

Например, практика показывает, что предприятие несет гораздо большие убытки от стандартных мелких ошибок работников, чем от каких-то фатальных ошибок в стратегическом планировании.

Подводя итог, можно утверждать, что, несмотря на все особенности современного российского бизнеса, на рынке существуют эффективные средства для решения вопросов автоматизации оборота документов на предприятии, оптимизации бизнес-процессов и приближения уровня и качества работы к стандарту ISO 9000, что особенно актуально в преддверии вступления России в ВТО.