Архивный фонд РФ

Введение

 

Один из важнейших  резервуаров памяти человечества –  архивы.

Архивы являются самой  ценной частью социальной памяти, так  как они долговечны, специально создаются  для хранения документов и концентрируют  информацию о наиболее глубинных  сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.

Одной из отличительных  черт общественного сознания и научной  культуры нашего времени, связанных  с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции.

Первая функция – сохранить документы, то есть сохранить национальную историю, национальную память.

Вторая функция – обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Эти три или два процента от общего объема документов должны быть репрезентативны, отражать все основные события, которые происходят в стране, чтобы потом можно было судить о главных событиях, которые происходят сейчас.

Третья функция – документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция, самая близкая всем гражданам  нашей страны, – это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Существуют маркетинговые  исследования Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. В процессе деятельности всех юридических лиц разных форм собственности в год образуется примерно 400 млрд. листов документов. Из этих 400 млрд. листов документов порядка 3% поступает на хранение в архивы. Документы, поступающие на вечное хранение в архивы, это документы Архивного фонда РФ.

Основной учетной единицей Архивного фонда РФ является дело, или единица хранения. Дело – это папка, в которой может быть от пяти до 300 и более листов. Они могут быть разными по объему. По данным последней паспортизации государственных и муниципальных государственных архивов, в них содержится 213 млн. дел. Помимо этого еще более 100 млн. дел содержится в ведомственных архивах, то есть в архивах министерств, ведомств и организаций, которые потом могут сдавать эти документы.

Целью курсовой работы является изучение классификации документов Архивного фонда РФ.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть состав  Архивного фонда РФ

2. Определить классификацию документов Архивного фонда РФ

3. Определить классификацию  документов в пределах Архивного  фонда РФ

4. Определить классификацию  документов в пределах архива

5. Определить классификацию  документов в пределах архивного  фонда

Источниковая  база: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам архивного дела. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон от N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее Закон), который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ.

 

 

 

 

Введение

 

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации — исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы —  это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, Комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Образующаяся  в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального  производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в  качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.

Состав организаций  и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ РФ, определяются Федеральным Архивным агентством.

Ответственность за состояние и совершенствование  архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

В настоящее  время возросла необходимость изучения системы, функций и порядка ведения основных учетных документов архивного фонда, поэтому тема учета документов стала актуальна для.

Объект – учет документов архивного фонда.

Предмет – учет и порядок ведения основных учетных документов архивного фонда.

Цель – изучить систему, функции учета документов архивного фонда, порядок введения учетных документов.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Изучить систему  учета документов архивного фонда;

2. Рассмотреть  функции учета архивного фонда;

3. Проанализировать  порядок ведения основных учетных документов.

Базой исследования послужили материалы:

1.Федерального  закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации»;

2.Закона №  125-ФЗ;

3.Нормативно-методическая  база – ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения»;

4.Вопрос учета  и обеспечения сохранности документов  АФ РФ довольно хорошо освещен  в учебной литературе по архивоведению,  например, у таких авторов как  Михайлов О.А. «Электронные документы  в архивах», Тельчаров А.Д. «Архивоведение», Артемьева СИ., Иванцова Н.Ф. «Архивоведение», Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение».

Формируя, храня  и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

 

Введение

 

Достижения последних лет в  вычислительной технике, обширный рынок  сравнительно недорогих компьютеров  позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходится без компьютера.

Раньше работа с документами  требовала времени и больших  трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации.

Компьютером вызваны фундаментальные  перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас необходимо разработать концепцию с целью оптимизировать организацию работ по информатизации в архивных учреждениях всех уровней и интенсифицировать эти работы.

Целью курсовой работы является изучение применения информационных технологий в архивном деле.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. определить объект  и цели информатизации архивного  дела;

2. пояснить значение электронного  документооборота и его особенностей применения в архиве;

3. рассмотреть основные базы  данных в архивном деле;

4. изложить сущность и задачи  основных государственных программ  «Архивный фонд», «Программа информатизации  архивного дела в РФ»;

5. рассмотреть способы организации  архивных документов на нетрадиционных  носителях.

Предмет - архивное дело.

Объектом – информационные технологии и их перспективы в архивном деле.