Анализ должностных инструкций службы работников ДОУ “ОАО Лепельский молочноконсервный комбинат”

5.3       Наименование  адресата и почтовый адрес  проставляют в правой верхней  части документа, помеченной на  бланке уголками. Дата документа  и исходящий номер – в левой верхней части. При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит « На №____от _____», с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса).

В левом нижнем углу указываются  фамилия и номер телефона исполнителя ( при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

 

6. Регистрация  исходящих документов.

6.1 После проверки правильности  оформления документа проставляется  исходящий номер. 

Исходящий номер состоит: из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера, который проставляется секретарём приёмной.

6.2 Данные об исходящем  документе заносятся в «Журнал  регистрации исходящих документов». 

6.3 Подписанные директором Предприятия документы должны отправляться не позднее первой половины дня следующего за днем подписания.

6.4       Копии  отправленных документов в день  отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является  ответом, на входящем документе  должна быть проставлена отметка об исполнении.

 

7. Составление  номенклатуры дел.   

7.1 Номенклатура дел  – это систематизированный список  наименований дел, образующихся  в делопроизводстве Предприятия. 

Сводная номенклатура дел  Предприятия должна отражать полный комплекс дел каждого структурного подразделения.

7.2 Не включаются в  номенклатуру дел печатные издания,  брошюры, справочники, информационные  листки, бюллетени, реферативные  журналы, экспресс-информация и  другие подобные материалы. 

7.3 Номенклатуры дел структурных подразделений подготавливаются сотрудниками этих подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего подаются специалисту по кадрам на согласование и последующего их включения в сводную номенклатуру дел Предприятия и утверждения. Утверждает номенклатуру дел директор Предприятия.

7.4 Заголовки дел в  номенклатуре должны кратко, четко  и конкретно отражать состав  и содержание документов, которые  предполагается группировать в  дела.

7.5 Составление заголовков  «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т. п. не допускается.

7.6 Номенклатура дел  подразделений на следующий год  представляется не позднее 15 декабря  текущего года.

7.7 Ведение дел вне  номенклатуры в подразделениях Предприятия не допускается.

 

8.       ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. 

8.1 Исполненные документы  группируются в дела в строгом  соответствии с номенклатурой  дел Предприятия. 

8.2 В дело подшиваются  документы одного года, за исключением  личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

8.3 В дело подшиваются  только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

8.4 Включение в дело  документов, не относящихся к  нему, а также черновиков и  копий не допускается. 

Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

8.5 Приказы по основной  деятельности группируются отдельно  от приказов по личному составу. 

8.6 Формирование дел  и их хранение организуется  так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего подразделения.

8.7 Обложка дела оформляется  следующим образом: 

Название организации,

Номер дела по номенклатуре,

Заголовок дела,

Год заведения,

Срок хранения

 

9. Обеспечение  сохранности документов.

9.1 Законченные делопроизводством  дела хранятся в подразделениях, в которых они формировались.  Ответственность за сохранность документов несут работники, курирующие данное направление работы.

9.2 Дела могут храниться  как в рабочих помещениях, так  и в специально отведенных  для этого помещениях.

9.3 Изъятие и выдача каких-либо  документов из дел не разрешается. 

9.4 В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом архивариуса.

9.5 Полная проверка наличия дел  и документов проводится в  структурных подразделениях ежегодно  по завершению делопроизводственного  года.

 

Зам.директора по идеологической       

и кадрово-правовой работе                                                    С.В. Макаров

                               

Согласно п.6 Инструкции по делопроизводству, утверждённой постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4,  на предприятии выполнение функций службы документационного обеспечения возложено на специально назначенную группу работников. Возложение обязанностей оформлено приказами руководителя организации (приложение 2).

В эту группу входят следующие специалисты:

- секретарь приёмной руководителя

- специалист по кадрам

- архивариус

В связи с необходимостью учёта  рабочего времени, а также с целью  контроля за соблюдением работниками  установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчёта оплаты труда, а также для составления статистической отчётности по труду возложены обязанности на секретаря приёмной по своевременному и правильному ведению табеля учёта рабочего времени специалистов. Также на секретарь приёмной назначен на ответственной за ведение журнала учёта работников выбывающих в командировке, за оформление командировочных удостоверений, за хранения книги учёта проверок(п.4 Правил ведения книги учёта проверок, утверждённого постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2010 № 383),за ведение книги замечаний и предложений (п. 18 Положения о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285).