Анализ документационного обеспечения управления персоналом МБОУ ДОД ЦРТДиЮ им. А. Матросова

Анализ документационного обеспечения управления персоналом МБОУ ДОД ЦРТДиЮ им. А. Матросова

 

2.1 Организация документооборота

Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

- обеспечение единого порядка  документирования и работы с  документами,

- совершенствование форм и методов  работы с документами с учетом  автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

- функции, связанные с документированием  управленческой деятельности:

- разработка бланков документов  и обеспечение их изготовления,

- обеспечение изготовления документов, стенографирования,

- копирования и тиражирования  документов,

- контроль за качеством подготовки  и оформления документов, а также  за соблюдением установленной  процедуры согласования и удостоверения  документов;

- функции, связанные с организацией работы с документами:

- установление единого порядка  прохождения документов (документооборота  организации),

- обработка поступающих и отправляемых  документов,

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,

- разработка и ведение информационно-поисковых  систем, организация информационно-справочной  работы по документам,

- предварительное рассмотрение документов,

- контроль за исполнением документов,

- систематизация документов, подготовка  номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

- подготовка и передача дел  в архив организации, организация  работы ее архива,

- обеспечение защиты документной  информации,

- организация работы с обращениями  граждан;

- функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

- разработка и переработка нормативных  и методических документов организации  по делопроизводству,

- проведение работ по унификации  документов, разработка и внедрение  табеля и альбома форм документов,

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

- повышение квалификации работников  организации и их консультирование  по вопросам документирования u1080 и организации работы с документами,

- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

Несмотря на то, что ООО "РДВ-медиа" существует почти 15 лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2002 года. Документационное обеспечение управления в ООО "РДВ-медиа" осуществляется секретарем Генерального директора.

Должностная инструкция секретаря разработана руководителем отдела кадров на основании …?

Организация документооборота производится на основании "Инструкции по организации и ведению делопроизводства в ООО"РДВ-медиа", утвержденной 04.01.2003 г., нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документооборота ООО"РДВ-медиа".

К таковым относятся следующие документы:

- Конституция Российской Федерации.

- Гражданский кодекс Российской  Федерации (части I и II).

- Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации" (с последующими изменениями).

- Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. "Об информации, информатизации  и защите информации".

- Федеральный конституционный закон  РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

- Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. "Об электронной цифровой  подписи".

- Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании".

- Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. №126-ФЗ).

- Основные требования к концепции  и разработке проектов федеральных  законов (утверждены Постановлением  Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

- Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации".

- Правила подготовки нормативных  правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

- Распоряжение Правительства Российской  Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р "О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины".

- ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения" (утвержден Постановлением  Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

- ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документации" (утвержден Постановлением  Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33).

- Типовая инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

- Квалификационный справочник должностей  руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда  РФ от 21.08.1998 г. № 37).

- Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

- Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения (утвержден Росархивом 06.10,2000 г.).

- Основные правила работы архивов  организаций (одобрены решением  коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

- Нормы времени на работы по  документационному обеспечению  управленческих структур федеральных  органов исполнительной власти (утверждены  Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

- Нормы времени на работы по  документационному обеспечению  управленческих структур федеральных  органов исполнительной власти (утверждены  Постановлением Минтруда и социального  развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект "О документационном обеспечении управления" находится еще в стадии разработки и обсуждения.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)".

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов". ГОСТ Р 6.30 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие – 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В 1998 г. был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

На основании ГСДОУ и ГОСТов Федеральная архивная служба России (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (прием и отправка корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовки дел к сдаче в архив), а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, согласование и подготовку документов для подписания Руководителями организации, подготовку документов и передачу в архив.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организации.

Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

В процессе деятельности используются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, инструкции. При осуществлении своей деятельности Издательство направляет письма для оперативной связи с другими организациями, органами власти и отдельными гражданами. При осуществлении своей деятельности Издательство издает и другие документы: планы работ, отчеты, графики, акты и др., перечень которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Доставка документов в Издательство осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской и электронной связи.

Различают три основных потока документов:

- документы, поступающие из других  организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие  организации (исходящие);

- документы, создаваемые в Издательстве  и используемые сотрудниками  в управленческом процессе (внутренние  и организационно-управленческие).

С каждым годом наблюдается увеличение документов в организации

Следует отметить, что эти данные взяты из анализа дел хранящихся непосредственно в секретариате.

В Департаментах организации не ведется учет документации, в большинстве своем – это гарантийные письма от клиентов, на основании которых выставляется счет.

Исключение составляют Финансовый департамент (ведется регистрация выдачи справок) и отдела кадров (ведется регистрация приказов по личному составу).

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, постоянным возрастанием количества работников.

Документы изготавливаются на бумаги форматом А4 (210Х297 мм).