Ведение трудовых книжек

записи о работе не нумеруются или нумерация прерывается;

номера записей исправляются, зачеркиваются;

даты записей не соответствуют  датам приема, перевода, увольнения в соответствующих приказах;

даты написаны римскими цифрами  вместо арабских;

даты написаны шестью, а  не восемью арабскими цифрами (год  написан двумя, не четырьмя цифрами);

в датах имеются исправления  и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;

нарушена хронологическая  последовательность дат (нередко дата приема на работу является более ранней по сравнению с датой увольнения из предыдущей организации);

ссылка на документ - основание  в 4 графе отсутствует;

в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при оформлении приема на работу).

Еще большее количество ошибок допускается при заполнении основной, 3-й графы, куда вносится текст записи. При приеме на работу сначала в  виде заголовка, без номера и даты, в 3-й графе должно быть указано  полное наименование организации в  соответствии с ее уставом. Наименование организации может быть проставлено  специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется  информация о приеме на работу под  очередным порядковым номером, с  соответствующей датой и ссылкой  на приказ.

Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о структурном подразделении, в  которое принят работник (цех, отдел, участок, производство), и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция  требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: "куда и кем" или "куда и зачем" принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы.Вместе с тем в определенных случаях запись в трудовой книжке обязательно должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу.В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении записей о приеме на работу:

наименование организации  не выделяется в виде заголовка, а  включается в текст записи о приеме на работу;

указывается сокращенное, а  не полное наименование организации;

наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;

не указывается наименование структурного подразделения, в которое  принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового  договора;

наименование структурного подразделения не соответствует  наименованию, внесенному в штатное  расписание;

наименование профессии  или должности не соответствует  ОКПДТР;

указанная в записи должность  не соответствует должности в  приказе о приеме на работу.

Заключение

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. Именно по этому документу при выходе гражданина на пенсию ему начисляется ежемесячные выплаты(непосредственно пенсия).Так же трудовая книжка это тот документ без которого граждане с трудом смогут куда либо устроиться на работу. Организация может выдать работнику трудовую книжку только в том случае, если работник поступает на работу впервые. При этом лицо, поступающее на работу, обязано предоставить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией. Лица, уволенные из рядов Вооруженных Сил, обязаны предъявить военный билет.Согласно Инструкции заполнение трудовой книжки производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике записываются на основании представленных личных документов: фамилия, имя, отчество и дата рождения - на основании паспорта; образование - на основании аттестата, диплома, удостоверения; сведения о незаконченном среднем или высшем образовании - на основании студенческого билета, зачетной книжки или справки учебного заведения.

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 2009.

2. Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения. М.,2007.-с. 324

3. «Делопроизводство» (Организация  и технологии документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина  Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред.  проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ  – ДАНА, 2003.-с. 213

4. М.В.Ларин «Управление  документацией и новые информационные  технологии» -М., 2006.-с. 334