Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

                

При заграничных  командировках работников организации  выполняются следующие правила.

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам  по  командировкам на территории Российской Федерации. Для целей исчисления  налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002г. №93 по заграничным командировкам установлены нормы по суточным. Нормы  установлены  по каждой стране в долларах США.

Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ,в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ,и за время пребывания на иностранной территории-в иностранной валюте.

При направлении  работника в загранкомандировку в две и более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100%  по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Организация вправе без ограничений и специальных  разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов.

Для получения  иностранной валюты с валютного  счета организация до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Расходы на заграничные командировки  возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов(счета, квитанции, проездные билеты).

При возвращении  из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в  кассу организации в валюте или  рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения  авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией  работнику в рублях  или  валюте, полученных путем  перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Командировочные расходы выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции.[3]

На счете 71 задолженность  подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБРФ на день выдачи; отчет подотчетного  лица и возврат  неиспользованных сумм- по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».[2]

Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета. Заместителю руководителя организации Смирнову И.И. в соответствии с приказом по организации  по расходному кассовому ордеру № 54 от 15.03.ХХг. выдан аванс в сумме 2280 евро на командировочные расходы в ФРГ для проведения переговоров о закупке импортного оборудования (курс евро на день выдачи -26 руб.,курс доллара США-25 руб. Срок командировки 5 дней. Задолженности по подотчетным суммам у Смирнова И.И. нет. Для обоснования командировки Смирнова И.И.имеются следующие документы:

Приглашение немецкой фирмы»Симпсон и К» для проведения переговоров в Берлине  в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона.

2) приказ руководителя организации № 8 от  12.05.ХХг. о направлении в командировку Смирнова И.И. в Берлин в фирму «Симпсон и К « для проведения переговоров сроком на 5 дней.

3)плановая смета  командировочных расходов Смирнова  И.И.

Авиабилет (туда-обратно) авиакомпания Люфтганза -600 евро.                                    Гостиница  (5 дней х260 евро)-1300 евро,                                                                          суточные (по норме 5 дней х58 долл.США х25 руб.\дол./26 руб.\евро)-280 евро; оформление визы 100 евро.                                                                                ИТОГО : 2280 евро.

Смирновым И.И. представлен в бухгалтерию авансовый  отчет №7 от 22.05.ХХ об израсходованных  суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1)авиабилеты  компании Люфтганза-800евро.                                                                   2) счет гостиницы – 1400 евро,                                                                                                      3)квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы-100 евро,     4)распоряжение руководителя об оплате суточных по норме (5 дней х58 дол.США х 25 руб.\долл.\27 руб./евро.                                                                      ИТОГО: 2569 евро                                                                                                                           Курс евро на дату  утверждения авансового отчета 22.05.ХХ-27 руб/евро;курс доллара США-25 руб/долл.;                                                                                                5)отчет о работе проделанной Смирновым И.И. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке импортного оборудования ;                                                                                                                 6) загранпаспорт Смирнова И.И. с отметками заграничных постов.

По расходному кассовому ордеру №74 от 22.05.ХХг. Смирнову И.И.выдан перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.[4]

1.Составим расчет командировочных расходов Смирнова И.И. по следующей форме ( Расчет расходов по норме необходим для целей налогообложения) :

Таблица 5- Расчет командировочных расходов

Расходы	По норме		Сверх нормы		Итого
	евро	рубли	евро	Руб.	евро	Руб.
Проезд Жилье Суточные Прочие расходы	-     -    269        -	-      - 7263         -	-       -       -     -	-       -       -       -	800 1400 269 100	21600 37800 7263 2700
Итого	-	-	-	-	2569	69363

2.Определим  все хозяйственные операции по  ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций.

Таблица 6- Журнал регистрации операций

№ п\п	Документ и  содержание операции	Корреспондирующие счета				Сумма
		дебет		кредит		евро	Руб.
1	Расходный кассовый ордер  №54 от 05.03.ХХг. Выдано под отчет Смирнову И.И.(курс-26 руб./евро)	71	50			2280		59280
2	Авансовый отчет №7 от 22.03.ХХг.( курс-27 руб./евро) затраты на проезд затраты на жилье суточные прочие расходы	26 26 26 26			71 71 71 71	800 1400 269 100		21600 27800 7263 2700
3	Расходный кассовый ордер  №74 от 22.03.ХХг. Выдан Смирнову И.И. перерасход подотчетных сумм рублями по курсу  ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета (курс-27 руб./евро) ((2569-2280)*27)	71			50	289		7803
4	Расчет курсовой разницы. Списана курсовая разница по операции (2280*26*289*27-2569*27)	71			91	-		2280

 

3.УЧЕТ РАСХОДОВ С ДЕБИТОРАМИ КРЕДИТОРАМИ.

К расчетам организации  с работниками по прочим операциям относятся расчеты по выданным работникам займам на индивидуальное жилищное строительство, обзаведение домашним хозяйством; по взысканию материального ущерба, причиненного работником организации в результате  недостач и хищений денежных и материальных ценностей и других видов ущерба.

Учет расчетов с персоналом ведется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Таблица 7- Расчеты с персоналом по прочим операциям

Увеличение  задолженности работников организации	Кр.счет	Уменьшение  задолженности работников организации	Кр.счет
Сальдо-долг работников организации на начало периода Оплачены расчетные  документы магазина по товарам ,купленным  работником организации в счет займа  у организации Предоставлен заем работнику  организации. Предъявлена к взысканию с работника организации сумма недостачи материальных ценностей: -фактическая себестоимость  ценностей -разница между взыскиваемой  суммой и фактической себестоимостью  ценностей Сальдо-долг работников организации на конец периода	-   51     50, 51     94 98-4        -	Удержаны из зарплаты работника: суммы займа, сумма возмещения материального ущерба   Получены от работника: возврат сумм займа, суммы возмещения материального ущерба	70       50,51

                                                                                                

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»могут  быть открыты субсчета по видам расчетов, например:

73-1 «Расчеты  по предоставленным займам»

73-2»Расчеты по возмещению материального ущерба»

При выдаче организацией своему работнику займа на жилищное строительство, приобретение дачных домов, обзаведение домашним хозяйством и т.д. сумма выданного займа отражается на счете 73-1.Погашение займа работником может производиться либо за счет удержаний из зарплаты, либо взносами в кассу или на расчетный счет. Материальная выгода от экономии на процентах включается в совокупный годовой доход работников организации и облагается налогом на доходы по ставке 35%.Материальная выгода определяется следующим образом:              

МВ= ¾ х Сцб /100 х Дз/Дгод х3-Сф/100 хДз/Дгод х3,где Сцб-ставка рефинансирования ЦБРФ, действовавшая на дату выдачи займа работнику, %,Дз-

Число дней в  рассчитываемом периоде, Дгод-число дней в году 3-Остаток непогашенного займа на начало расчетного периода, Сф-ставка фактически уплачиваемых работником процентов по полученным заемным средствам, %.

Материальный ущерб, причиненный работником организации, может быть взыскан по балансовой или рыночной стоимости недостающих или испорченных материальных ценностей. В случае взыскания недостач и порчи материальных ценностей по рыночным ценам в учете дается запись:                    Д сч.73-2\недостача и порча материальных ценностей по рыночным ценам.            Ксч.94-балансовая стоимость материальных ценностей.                                                                Ксч.98-4-разница между рыночной и балансовой стоимостью материальных ценностей.

Возмещение материального ущерба производится либо удержанием из заработной платы, либо взносами работника в кассу или на расчетный счет организации(Д сч.50,51,70 К сч.73-2). Превышение рыночной стоимости над балансовой стоимостью материальных ценностей относится на финансовые результаты организации (Д сч.98,К сч.91)того периода, в котором произведено возмещение материального ущерба.[2]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В результате проделанной  работы была раскрыта тема аудита расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными  документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

В работе также  были проанализированы различные методы получения аудиторских доказательств при аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами для выявления типичных ошибок, допускаемых в данной области бухгалтерского учета. К таким методам относятся: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

Были изучены  методики проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, предлагаемые такими авторами, как В.И. Подольский, Н.П. Барышников и Р.А. Алборов. Применение данных методик имеет целью выявление допускаемых в организациях нарушений бухгалтерского учета расчетов с подотчеными лицами, в результате чего аудитор может дать руководству организации соответствующие советы и разъяснения по исправлению и предупреждению в будущем допущенных нарушений.

Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятих  при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большниство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные лимиты и другие.