Учет расчетов с подотчетными лицами

Список лиц, имеющих право  получать в кассе денег на хоз  нужды утверждается руководителем  п/п. Основанием для выдачи денег является письменное распоряжение руководителя п/п. Список лиц, которым выдаются деньги под аванс на командир расходы не устанавливается, т.к в командировку м/б послан любой работник п/п. В этом случае издается приказ руководством п/п с указанием места, срока и цели командировки, а также дата прибытия.

Использование подотчетных  средств имеет строго целевое  назначение и контролируется бухгалтерией. Размер аванса на админ хоз расходы не лимитируется и определяется насущной необходимостью.

 Размер аванса на командир расходы зависит от срока командировки и места назначения. Сотруднику, командируемому в связи с производственной необходимостью выписывается командировочное удостоверение.

Выдача наличных денег  из кассы в подотчет оформляется  расходным кассовым ордером. Лица, получившие деньги в подотчет обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечению  срока на который они выданы или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет.

Выдача наличных денег  в подотчет производится при условии  полного отчета работником по ранее  выданному ему авансу. Передача выданных сумм одним лицом другому воспрещается.

По возвращении из командировки подотчетный составляет авансовый  отчет с приложением всех документов, подтверждающих произведенные расходы. Не нуждаются в документировании лишь суточные расходы.

В командировочные расходы  входят:

- стоимость проезда и оплата постельных принадлежностей по фактически документально подтвержденным суммам

- оплата найма жилого помещения по фактическим суммам , но не более 270 р в сутки. При отсутствии документов – 9 р/сутки.

Оплата найма жилого помещения  осуществляется за каждую ночь, проведенную  в командировке без учета нахождения в транспорте.

Оплата суточных рассчитывается исходя из 55 руб за каждый день проведенный в командировке.

День отъезда и приезда  считаются за отдельные целые  дни. Командировочные расходы включаются в себестоимость выпускаемой  продукции и поэтому их превышение сверхлимита увеличивает общепроизводственные расходы п/п и относится на счета учета затрат и принимается к возмещению только с письменного распоряжения руководства.

Суммы, не превышающие фактических  расходов над нормируемыми, исчисляются  налоги на доходы с физ лиц и ЕСН.

В случае, если расходы по найму жилого помещения документально подкреплены, то сверх лимитный расход не считается доходом и с него не удерживается налог на доходы с физических лиц.

Расход денег, выданных на административно – хозяйственные  расходы также должен иметь оправдательные документы в виде товарных, кассовых чеков и квитанций приходных  и кассовых ордеров. Если подтвержденных документов нет, то все расходы оформляются  актом составленным подотчетным лицом и утвержденным руководством, которое прикладывается к авансовому отчету.

Затраты по админ – хоз расходам отражаются на счетах учета товарно – мат ценностей. При получении утвержденных руководством авансовых отчетов бухгалтер проверяет достоверность прилагаемых документов, правильность расчета и определяет перерасход который должен быть возмещен работнику из кассы по расходному кассовому ордеру или остаток неиспользованного аванса, который возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если возврат не использованного аванса не происходит бухгалтер имеет право без предупреждения погашать долг за счет удержания из зар платы работника.

Т.о. регистрами первичного учета являются:

- авансовый отчет

- командировочное удостоверение

- распоряжение на выдачу денег на админ – хоз деятельность

- авансовый отчет работника.

Авансовые отчеты работников и справки бухгалтеров если погашение  не использованного аванса производится из зар платы.

Учет расчетов с  подотчетными лицами

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы  на мелкие хозяйственные расходы  и на расходы по командировкам. Порядок  выдачи денег под отчет, размер авансов  и сроки, на которые они могут  быть выданы, установлены правилами  ведения кассовых операций.

Расходы по проезду к месту  командировки и обратно и оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование  соответствующего транспорта).

Организации в соответствии с коллективным договором или  локальным нормативным актом  организации могут производить  дополнительные выплаты, связанные  с командировками, сверх установленных  норм. Дополнительные выплаты относят  на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты  на командировки принимаются в установленных  пределах.

Подотчетные суммы учитывают  на активном синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдачу денежных авансов подотчетным  лицам отражают по дебету счета 71 и  кредиту счета 50 "Касса".

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и др. в зависимости от характера  расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса". Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут  по каждой авансовой выдаче.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают  со счета 71 в дебет счета 94 "Недостачи  и потери от порчи ценностей". Со счета 94 суммы авансов списывают  в дебет счета 70 "Расчеты с  персоналом по оплате труда" или 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям" (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выданной под  отчет.