Учет расчетов с подотчетными лицами

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень) (17).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень) (19).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.

Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета - содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

 

Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Чернушкастройкерамика»

 

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

 

ООО «Чернушкастройкерамика» относится к предприятиям строительной промышленности. Оно построено по проекту институтов «Заводпроект» г. София народная республика Болгария и «Союзпромстром» г. Москвы для частичного покрытия дефицита в стеновых каменных материалов Пермской области, введено в эксплуатацию актом рабочей комиссии от 29.12.1982 г. и является единственным крупным предприятием по производству керамического кирпича на юге Пермского края. ООО «Чернушкастройкерамика» является дочерним предприятием ЗАО «Пермстром» (г. Пермь).

Предприятие является юридическим лицом, имеет в хозяйственном ведении имущество, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права, имеет расчетный счет в Западно-Уральском Банке Сбербанка РФ г. Пермь и самостоятельный баланс.

На балансе предприятия имеются две промплощадки, одна - завод, расположена в г. Чернушка, вторая карьер глин в 7 км от города. ООО «Чернушкастройкерамика» расположено на юго-восточной окраине города Чернушка, в районе, предусмотренном генпланом города для промышленной застройки. С севера предприятие ограничено автодорогой, за которой расположены предприятия - АООТ «Агрохимсервис», Агролицей №66.

В восточной части к предприятию примыкает промплощадка асфальтобетонного завода Чернушинского ДРСУ.

Место нахождения предприятия: 617833 Пермский край г. Чернушка пер. Льнозаводской, 8.

Организационно-правовая форма или форма собственности предприятия - частная.

Основные виды деятельности ООО «Чернушкастройкерамика»: выпуск строительных материалов; выпуск товаров народного потребления; посредническая и коммерческая деятельности; транспортные услуги.

Основным видом продукции предприятия является производство керамического кирпича, применяемого для кладки наружных и внутренних стен и других элементов зданий и сооружений.

Виды кирпича:

ГОСТ 530-95 (одинарный утолщенный, камни керамические, рифленый, гладкий) (приложение А1);

кирпич полнотелый (печной) с технологическими пустотами до 13% (приложение А2);

фигурный (приложение А3).

ООО «Чернушкастройкерамика» выпускает также глазурованный кирпич разных оттенков (приложение А4), который используется для облицовки стен зданий, декорирования каминов, печей, клумб и т.д.

Потребителями продукции являются многие Пермские строительные фирмы и компании, большое количество кирпича поставляется в другие регионы России: Башкортостан, Свердловскую, Тюменскую области (приложение А5).

Сырьем для производства кирпича является глина Таушинского месторождения. Доставка сырья на завод производится технологическим транспортом - автосамосвалами КрАЗ, КамАЗ.

Производство кирпича осуществляется по пластическому способу формования на оборудовании Народной Республики Болгарии первого поколения, представленному двумя технологическими линиями по приему, переработке, формованию и перекладке кирпича.

Теплоснабжение предприятия осуществляется от собственной котельной, которая работает на природном газе. Газоснабжение осуществляется от газопровода Чернушка-Пермь.

Для обеспечения выпуска продукции имеются основные и вспомогательные цеха: производственный, ОДГ, ГПО, отделение ремонта печных вагонеток, склад готовой продукции, котельная, мехмастерская, карьер, строй-участок, административно-бытовой корпус.

Для более полного использования производственных мощностей оказываются услуги сторонним организациям. В столярном цехе изготавливаются дверные блоки и различные профильные детали. Котельная обеспечивает тепловой энергией соседние предприятия, детские сады и жилые дома.

Но не только производством единым озабочено руководство предприятия. Здесь стремятся создать все условия для плодотворного труда и полноценного отдыха работников. На предприятии оборудованы душевые, комната для приема пищи, сауна.

Постоянно в центре внимания охрана труда.

Основными конкурентами по производству кирпича являются заводы: Ревдинский, Ижевский, на Закаменной.

ООО «Чернушкастройкерамика» действует на основании Устава, утвержденного общим собранием учредителей от 01.12.2000 года. Учредителями общества являются ЗАО «Пермстром» с долей вклада 52,52%; 8 физических лиц.

Организационная структура предприятия представлена в приложении Б1, а производственная в приложении Б2.

В ООО «Чернушкастройкерамика» ведется автоматизированный бухгалтерский учет с использованием программы «1С: Предприятие» версия 7.7. В штате числятся 4 бухгалтера: главный бухгалтер; заместитель главного бухгалтера; бухгалтер по заработной плате и расчетам; а также бухгалтер по учету материалов, основных средств, не материальных активов и т.д.

Специалисты ООО «Чернушкастройкерамика» никогда не стоят на месте и не намерены останавливаться на достигнутом. В их планах расширить номенклатуру выпускаемых изделий, освоить более полно производство цветного облицовочного кирпича, повышать пустотность керамических камней. Все это должно расширить возможности применения Чернушинской стройкерамики, сделать ее более энергоэффективной, менее материалоемкой, а значит и - конкурентоспособной по цене.

 

2.2. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.

Документ - это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Чернушкастройкерамика» подразделяются на три вида.

Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: заявление о командировании (приложение В1), заявление на выдачу аванса (приложение В2), приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки (приложение В3). Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) (приложение) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10) (приложение В4).

В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, которое подписывается и утверждается директором предприятия.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание (приложение В5).

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

Доверенность (форма № М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению (приложение В6). Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств (приложение Г). Для ввода в информационную базу программы 1С:Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета - «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники».

Если предоставляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).