Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками и подрядчиками

Для получения материалов со склада поставщика, уполномоченному  лицу выдаются соответствующие документы  и доверенность на получение материалов формы № 2. Оформление доверенностей  производится в соответствии с законодательством.

Принятые материалы доставляются на склад материалов организации и сдаются материально ответственному лицу. Здесь их тщательно проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества данным, указанным в сопроводительных документах. При отсутствии расхождений поступившие материальные ценности приходуются на склад в соответствующих единицах измерения путем составления приходного ордера формы М-4. Когда поступают однородные грузы от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, их приходуют общей массой в целом за день.

В случае если количество и  качество прибывших материалов не совпадает  с данными сопроводительных документов, то они должны приниматься комиссией  по Акту о приемке материалов формы №7. Он также составляется  при приемке материалов, поступивших без документов (неотфактурованные поставки). Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации (по согласованию с поставщиком). Он утверждается руководителем организации или лицом, на то уполномоченным. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, а второй – отделу материально-технического снабжения для предъявления претензии поставщику (виновнику). Данный акт о приемке материалов является первичным документом при оприходовании ценностей.

На склад поступают  также материалы их цехов и  подразделений своей организации (отходы, полученные от ликвидации (списания) основных средств и другие). Они  приходуются на склад по накладным-требованиям  на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Накладные-требования составляются в  двух экземплярах материально ответственными лицами цехов (подразделений), которые  сдают ценности. Один экземпляр остается у сдатчика цеха (подразделения) и  служит основанием для списания ценностей, а второй (по которому они приходуются) – у получателя (склада, цеха).

Подотчетные лица приобретают  материальные ценности, в организациях торговли, других организациях за наличные деньги. Документами, подтверждающими  стоимость приобретенных материалов, являются товарный чек, счет, или составляемый подотчетным лицом акт (справка), в котором излагается содержание хозяйственной операции с указанием  даты покупки, наименования, количества материалов, цены и другие записи. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица. К товарному  чеку обязательно прикладывается чек  кассового аппарата. На поступившие  материалы составляет приходный  ордер (приложение Д). На основании приходных ордеров в конце месяца составляется сводная ведомость прихода материалов (приложение Е).  

На излишки, выявленные при  инвентаризации, оформляется сличительная ведомость на основании инвентаризационной описи, составленной по результатам  инвентаризации. Излишки материалов передаются на склад по накладной  на внутреннее перемещение.

Одним из трудоемких процессов  в начальной стадии организации  бухгалтерского учета является документирование хозяйственных операций. Если бы можно  было совместить процесс учета приходных  ордеров и оформление накладных  на отпуск материалов с автоматическим занесением этих данных в складскою  книгу, то процесс переписывания  из одного документа в другой был  бы исключен. Следовательно, основным направлением совершенствования является заполнение документов с помощью  средств автоматизации в процессе совершения хозяйственной операции. Необходимо упростить первичные  документы, совместив их с машинными  носителями.

 

2.2 Учет поступления  материалов и расчетов с поставщиками и подрядчиками

    Для учета расчетов  с поставщиками и подрядчиками  за приобретенное сырье, материалы  и другие товарно-материальные  ценности, а также за потребленные  услуги (электроэнергию, воду, газ и  пр.) и работы (текущий и капитальный  ремонт, строительство и пр.) ОАО «Новоельнянский комбинат хлебопродуктов» использует синтетический счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками.

    По Дт 60 счета  учитываются  суммы исполнения  обязательств (оплату счетов), включая  авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами  учета денежных средств и др. При этом суммы выданных авансов  и предварительной оплаты учитываются  обособленно. Суммы задолженности  поставщиками и подрядчиками, обеспеченные  выданными организацией векселями,  не списываются со счета 60, а учитываются обособленно в  аналитическом учете.

    Счет 60 «Расчеты  с поставщиками и подрядчиками»  кредитуется на стоимость принимаемых  к бухгалтерскому учету товарно-материальных  ценностей, работ, услуг в корреспонденции  со счетами учета этих ценностей,  работ, услуг в корреспонденции  со счетами учета этих ценностей  или счетов учета соответствующих  затрат. За услуги по доставке  материальных ценностей, а также  по переработке материалов на  стороне записи по кредиту  счета 60 производятся в корреспонденции  со счетами учета производственных  запасов, товаров, затрат на  производство и т.п.

К счету 60 на ОАО «Новоельнянский  КХП» открыты следующие субсчета:

60/1 – расчеты с поставщиками

60/4 – расчеты по таре

60/4а – расчеты по  ж/д

60/5 – расчеты по заготовке

На предприятии для  учета поступившей продукции  от поставщика составляется разработочная  ведомость поступления хлебопродуктов (приложение Ж) и тары (приложение И), в которых отражается количество поступившего сырья по весу, по учетной цене, сумма с НДС. Проводки отражаются в Счетных проводках по заводу за месяц. Также ведется журнал завоза продукции за месяц по платежным требованиям (приложение К).Для обобщения информации о поступившем сырье от поставщиков составляется свод по накладным, в котором указываются номер накладной, поставщик, наименование и количество поступившего сырья, цена учетная и сумма с НДС (приложение Л).

Поставка сырья может  осуществляться транспортом поставщика или покупателя. При перевозке  сырья транспортом  выписывается товарно – транспортная накладная (не менее 3 экз.) , а также на НДС выписывается счет – фактура по НДС. Транспортировка может осуществляться автомобильным транспортом или ж/д. При автомобильной транспортировке с каждым водителем заключается договор о материальной ответственности и выписывается ТТН. При поставке ж/д транспортом оформляется ж/д ТЖН (приложение М). При приемке экспедитором товара на ж/д составляется приемный акт (приложение Н)

На конкретную дату  на предприятии составляется список кредиторской задолженности по поставкам (приложение П). На 30.11.2010г. по поставщику Киргизская Республика : 49365041 руб., в т.ч. 30185930 руб. – свыше 3 лет. Сумма всей кредиторской задолженности составляет 266634968 руб., в т.ч. 31509488 руб. задолженность свыше 3 лет.

На предприятии по покупке  сырья ведется книга покупок  (приложение Р)

* На суммы предъявленных  на оплату счетов поставщиков  за поставленные ценности, оказанные  услуги (работы) или фактически поступившие  товары и материалы, потребленные  услуги и работы составляется  бухгалтерская запись:

Д-т 10    «Материалы»,

К-т 60/1    «Расчеты с  поставщиками».

Сумма:5997542 руб. (приложение Р)

* Сумма налога на добавленную  стоимость включается поставщиками  и подрядчиками в счета на  оплату и отражается у покупателя  записью:

Д-т 18/1  «Налог на добавленную  стоимость »

 К-т 60/1 «Расчеты с поставщиками».

Сумма: 999591 руб. (приложение Р)

По действующему законодательству налог на добавленную стоимость  по приобретенным товарно-материальным ценностям или услугам, стоимость  которых списывается на затраты  организации (или издержки обращения), после погашения обязательств перед  поставщиками предъявляется бюджету, т.е. на сумму налога, уплаченного  поставщикам, уменьшаются обязательства  организации перед бюджетом по уплате НДС.

Это отражается записью:

Д-т 68/20   «Расчеты с бюджетом»

К-т 18    «Налог на добавленную  стоимость ».

Сумма : 999591 руб.

Оплата счетов поставщиков, т.е. погашение задолженности перед  ними, отражается на счетах следующей  записью:

Д-т 60/1    «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т 76/3 «Расчеты с дебиторами и кредиторами»

Сумма : 34857244 руб.

     При поступлении  товарно-материальных ценностей,  на которые не получены расчетные  документы поставщиков (неотфактурованные  поставки), по кредиту счета 60 отражается стоимость ценностей,  исходя из цены и других  условий, предусмотренных договором.  Если цена не указана и не  может быть установлена исходя  их условий договора, то для  определения величины кредиторской  задолженности принимается цена, по которой в сравнимых обстоятельствах  организация обычно определяет  цену в отношении аналогичных  ценностей.

Счет 60 дебетуется на суммы  исполнения обязательств, включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции  со счетами учета денежных средств, расчетов с покупателями и заказчиками, иными организациями. Возвращенные поставщиком неиспользованные суммы  аванса отражают по дебету счетов учета  денежных средств и кредиту счета 60. Ранее выданные, но не востребованные авансы списываются на убытки организации.

Для обобщения информации о наличии и движении, принадлежащих  организации материальных ценностей, предназначен активный синтетический  счет 10 “Материалы”, который имеет 11 субсчетов:

1) сырье и материалы;

2) покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали;

3) топливо;

4) тара и тарные материалы;

5) запасные части;

6) прочие материалы;

7) материалы, переданные в переработку на сторону;

8) строительные материалы;

9) инвентарь и хозяйственные принадлежности;

10) специальная оснастка и специальная одежда на складе;

11) специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.

В организации материальные ценности на счете 10 “Материалы” учитываются  по фактической себестоимости их приобретения с отражением разницы  между себестоимостью поступивших  материальных ценностей на счете 16 «Отклонение в стоимости материалов». Образующиеся отклонения списываются  на производство по проценту предшествующего  месяца пропорционально списанным  в отчетном месяце запасам в конце  отчетного периода.

      Материальные  ценности отпускаются со складов  на производственные нужды.  Отпуск  материалов со склада в цех  рассматривается как внутреннее  перемещение.

 Лицо, получающее материалы,  пишет заявку на выписку материалов, а на основании этой заявки  бухгалтер выписывает накладную (приложение С).  В конце отчетного периода созывается комиссия и составляется акт на списание материальных ценностей, в котором указывается наименование списываемых материальных ценностей и нужды, на какие они израсходованы (приложение Т). На основании накладных расхода материалов в бухгалтерии составляется сводная ведомость расхода со склада (приложение У).

Обобщающими документами  по движению материалов является оборотная  ведомость (приложение Ф), отчет о движении материалов (приложение Х).

Для ведения аналитического учета на предприятии открывают  субсчета по счету №10 (1-сырье и  материалы; 2-покупные полуфабрикаты  и комплектующие изделия; 3-топливо; 4-тара и тарные материалы; 5-запасные части; 6-прочие материалы; 7-материалы, переданные в переработку на сторону; 8-строительные материалы; 9-инвентарь  и хозяйственные принадлежности; 10-специальная оснастка и специальная  одежда на складе; 11- специальная оснастка и одежда в эксплуатации;  13- списание стоимости материалов). По дебету счета 10 “Материалы” отражаются остатки  ценностей на начало и конец отчетного  периода и их поступления, а по кредиту― расход (выбытие).

    Учет материалов  на складе ведут материально  ответственные лица (зав. складом,  кладовщик) в книге складского  учета, в карточках складского  учета(приложение Ш). В ней указывается наименование готовой продукции, единицы измерения, приход и расход готовой продукции и выводится остаток. Основанием для записи являются товарно-транспортные и товарные накладные.

   Чтобы придать складскому учету бухгалтерскую достоверность, бухгалтер в присутствии завскладом проверяет правильность оформления документов и правильность записей в книге складского учета, расписывается в книге складского учета и ставит дату проверки. Такая проверка производится один раз в месяц.

• поступило зерно:

Дт 10/1с «Сырье»

Кт 76/3 «расчеты с дебиторами и кредиторами»

Сумма: 2786710 руб. (приложение Щ)

• поступили короба:

Дт 10/7 «Инвентарь»

Кт 76/3 «расчеты с дебиторами и кредиторами»

Сумма: 200 000 руб. (Приложение Э)

• поступили запасные части:

Дт 10/5 «запасные части»