Учет наличных денежных средств

 

 

 

Содержание

 

1.Учет наличных денежных средств…………………………………………………………………….3

2. Работа с кассовыми  документами…………………………………………………………………….3

3. Поступление наличных денежных средств в кассу предприятия………………..3

4. Выдача наличных денежных  средств из кассы предприятия……………………….8

5. Списание выданных под  отчет денежных средств на  основании авансового отчета…………………………………………………………………………………………………………………….14

6. Ведение кассовой книги………………………………………………………………………………….17

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Учет наличных денежных средств

Наличные денежные средства являются одним из ключевых объектов бухгалтерского учета. Ни одно предприятие в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности не может обойтись без наличных денег: как минимум, они необходимы для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия. Кроме этого, наличные деньги могут использоваться в расчетах между субъектами хозяйствования (особенно в сделках с участием индивидуальных предпринимателей), для оплаты аренды, расчетов с учредителями, выдачи денежных средств под отчет, а также в целом ряде других случаев.

Для учета наличных денежных средств в плане счетов бухгалтерского учета предназначен счет 50 «Касса», поскольку любое движение наличных денег обязательно должно проводиться через кассу предприятия. Следовательно, учет наличных денежных средств – это учет кассовых операций.

В программе «1С Бухгалтерия 8» реализованы широкие функциональные возможности для учета кассовых операций, и в данной работе мы рассмотрим основные приемы и методы работы по учету наличных денежных средств.

 

Работа с кассовыми документами

Для оформления кассовых операций используются следующие документы:

♦ Приходный кассовый ордер – для отражения факта поступления наличных денежных средств в кассу предприятия;

♦ Расходный кассовый ордер – для отражения факта расхода (выдачи) наличных денежных средств из кассы предприятия;

♦ Авансовый отчет – для списания выданных ранее из кассы наличных денежных средств (к авансовому отчету должны прилагаться документы, подтверждающие целевое использование выданных денежных средств).

Кроме этого, в соответствии с действующим законодательством в бухгалтерии предприятия должна вестись кассовая книга, в которой отражаются все движения наличных денежных средств.

 
Поступление наличных денежных средств в кассу предприятия

Работа с приходными кассовыми ордерами ведется в режиме, который вызывается с помощью команды главного меню Касса ▶ Приходный кассовый ордер. Также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, которая находится в панели функций на вкладке Касса. Независимо от того, каким способом вы воспользовались, на экране открывается окно со списком сохраненных ранее приходных кассовых ордеров (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Список приходных кассовых ордеров

 

Если вы только начинаете работать с программой, данное окно будет пустым, поскольку позиции в него добавляются по мере формирования и сохранения приходных кассовых ордеров. Для каждого документа в соответствующих колонках списка показывается следующая информация:

♦ Признак проведенного документа («птичка»). На рис. 4.1 все представленные в списке документы являются проведенными, Дата и время формирования документа, Номер документа, Вид операции по документу, Сумма документа, Валюта документа, Контрагент по документу (в данном случае контрагентом является предприятие или частное лицо, от которого поступили наличные деньги по данному документу), Наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно – собственной организации), Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа, Произвольный комментарий.

Чтобы ввести новый приходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать клавишу Insert. При этом отобразится окно выбора вида операции (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Выбор операции для создания документ.

В данном окне нужно щелчком мыши выбрать вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК. Отметим, что содержимое окна приходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 4.3 показано окно, соответствующее виду операции Оплата от покупателя.

Рис. 4.3. Окно ввода и редактирования документа

 

Помните, что изменить вид операции по документу вы можете даже после его открытия. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна рядом с меню Действия.

Первое, что нужно указать при создании документа – это дату его формирования. Значение вводится в поле от, которое расположено справа от поля Номер. Вообще-то этот параметр заполняется автоматически, как только вы откроете окно ввода (здесь отобразится рабочая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению.

Затем нужно указать название организации.

Параметр Отразить в налог. учете нужно включить в том случае, если документ нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету. В расположенном ниже поле Счет учета нужно указать счет, на котором ведется учет кассовых операций (обычно это счет 50.01 «Касса»).

Сумма наличных денежных средств, поступление которых в кассу предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма.

Основная часть параметров окна ввода и редактирования приходного кассового ордера находится в центральной части окна, которая содержит две вкладки: Реквизиты платежа и Печать.

Содержимое вкладки Реквизиты платежа показано на рис. 4.3. Первое, что здесь нужно указать – это название предприятия или ФИО физического лица, от которого в кассу поступили наличные деньги.

Следующий параметр, который нужно заполнить – это поле Договор. Здесь указывается номер или название договора с выбранным ранее контрагентом, в соответствии с которым в кассу предприятия поступили наличные деньги по данному документу. Чтобы указать договор, нажмите кнопку выбора и выберите его в открывшемся окне.

В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать).

Что касается вкладки Печать, то ее содержимое представлено на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Вкладка Печать окна редактирования приходного кассового ордера

В поле Принято от указывается ФИО лица, от которого в кассу предприятия поступили наличные деньги (это может быть, например, доверенное лицо контрагента, указанного на вкладке Реквизиты платежа в поле Контрагент, или индивидуальный предприниматель, и др.).

На вкладке Печать в поле Основание с клавиатуры нужно ввести текст, объясняющий основание для совершения данного платежа.

После ввода всех необходимых данных приходный кассовый ордер можно распечатать. Не забывайте, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки Записать. Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Приходный кассовый ордер, или нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать значение Приходный кассовый ордер.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Что касается остальных параметров данного окна, то они нам уже знакомы.

Чтобы отразить в учете и отчетности факт возврата в кассу предприятия денежных средств, которые ранее были получены подотчетным лицом, используйте вид операции Возврат денежных средств подотчетником. На вкладке Реквизиты платежа окна ввода документа вам нужно будет определить значения только двух параметров – полей Подотчетник и Статья движения ден. средств . В поле Подотчетник указывается ФИО подотчетного лица, возвращающего полученные ранее наличные деньги в кассу предприятия. Для заполнения поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц укажите подотчетника и нажмите клавишу Enter или кнопку Выбрать.

Для отражения в бухгалтерском учете сумм, возвращаемых поставщиками в наличном виде в кассу предприятия, предусмотрен вид операции Возврат денежных средств поставщиком. В данном случае окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя.

Получение наличных денег в банке и оприходование их в кассу предприятия – довольно распространенная операция (например, она необходима для получения денег для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия). В данном случае оформляется приходный кассовый ордер с типом операции Получение наличных денежных средств в банке. Окно ввода и редактирования документа в данном случае будет выглядеть так, как показано на рис. 4.6.

Рис. 4.6. Оформление получения наличных денег, снятых со счета в банке

 

Здесь нужно определить значение трех параметров. В поле Банковский счет из справочника банковских счетов, который вызывается нажатием F4 или кнопки выбора, выбирается название счета предприятия, с которого были сняты наличные деньги.

В поле Счет учета указывается счет учета денежных средств на данном банковском счете (например, 51 «Расчетный счет»).

Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя – с той разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов.

Для вида операции Прочий приход денежных средств в окне ввода и редактирования документа на вкладке Реквизиты платежа будет находиться параметр Счет. В данном поле нужно указать счет бухгалтерского учета, который в проводке будет корреспондировать со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета.

После того как приходный кассовый ордер сформирован и проведен, можно посмотреть результат его проведения. Для этого нужно выполнить команду Действия ▶ Результат проведения документа, которая имеется как в окне списка (предварительно нужно выделить щелчком мыши требуемый документ), так и в окне ввода/редактирования документа. На рис. 4.7 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 4.3.

Рис. 4.7. Результат проведения приходного кассового ордера

 
Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером.

Чтобы оформить расходный кассовый ордер в программе «1С Бухгалтерия 8», нужно в главном меню программы выполнить команду Касса ▶ Расходный кассовый ордер. Также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, которая находится в панели функций на вкладке Касса. В любом случае на экране открывается окно списка документов, изображенное на рис. 4.8.

Рис. 4.8. Окно списка расходных кассовых ордеров

 

Как видно на рисунке, данное окно представляет собой стандартный интерфейс списка.

Далее в соответствующих столбцах для каждого документа отображаются перечисленные ниже сведения.

♦ Дата и время формирования расходного кассового ордера, Номер документа, Вид операции по документу, Сумма выданных из кассы предприятия наличных денежных средств, Валюта, в которой из кассы были выданы деньги, Наименование контрагента по документу (получателя денежных средств), Название организации, из кассы которой выданы денежные средства (как правило, это собственная организация), Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа, Произвольный комментарий.

Для ввода нового документа следует выполнить команду Действия ▶ Добавить или нажать клавишу Insert.

Рис. 4.9. Виды операции для расходного кассового ордера

 

На рис. 4.10 представлено окно ввода и редактирования расходного кассового ордера для вида операции Оплата поставщику.

Рис. 4.10. Ввод расходного кассового ордера на выдачу денег для оплаты поставщику

Ввод даты и времени формирования документа является обязательным: если поле от не заполнено, проведение документа по бухгалтерскому учету будет невозможным.

Затем нужно указать название организации.

В поле Счет учета нужно указать счет бухгалтерского учета, на котором отражается движение денежных средств по данной кассе.

Сумма наличных денежных средств, выдача которых из кассы предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма.

Содержимое вкладки Реквизиты платежа показано на рис. 4.10. Первое, что здесь нужно указать – это название предприятия или ФИО физического лица, которому выдаются наличные деньги; номер договора; Ставка НДС

В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом.