Учет денежных средств

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
3 ОРГАНИЗАЦИЯ И УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ  ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

 
3.1 Учет кассовых операций 
    Для работы с наличными денежными средствами (выдача заработной платы, выдача денег под отчет на командировочные и другие расходы, закупка товарно-материальных ценностей и т.п.) организации обязаны иметь кассу. 
    В настоящее время налично-денежное обращение регулируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденным Банком России 5.01.98 г. № 14-П, Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40. 
      Согласно этим документам работу в кассе организации осуществляет кассир. На него возлагается ответственность за сохранность наличных денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. В небольших организациях обязанности кассира как правило выполняет бухгалтер. 
     Должность кассира на предприятии занимает Козлова Л.П.  
Кассир не имеет право перепоручать выполнение своей работы другим лицам. Если появляется необходимость временной его замены, то исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника. В данном случае работодатель издает соответствующий приказ (решение, постановление). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. 
    Организации имеют право оставлять в кассе на коней рабочего дня наличные денежные средства в пределах лимитов, установленных банками (для данной организации установлен лимит в 75000 (семьдесят пять тысяч) рублей 00 копеек). При этом организации должны сдавать в обслуживающий их банк суммы сверх установленных лимитов. Превышение лимита возможно в течение трех дней – в период выплаты заработной платы. 
     Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. 
      Поступление наличных денежных средств в кассу оформляется квитанцией, она заменяет приходный кассовый ордер на предприятии. В квитанции отмечено от кого получены деньги, за что получены  и какая сумма. Подписывается квитанция плательщиком и кассиром, когда будет произведен расчет. Заполняется в трех экземплярах: первый – приходный кассовый ордер, второй – отчетный документ материально ответственного лица, третий – заказчику. Например, 9 января 2008 года в кассу поступила выручка из магазина в сумме 27779 рублей 92 копейки.  
       Выдача денежных средств из кассы производится расходным кассовым ордером в котором отмечается когда,  кому выданы деньги, в какой сумме. Подписывается ордер руководителем организации, главным бухгалтером и кассиром. Например, расходный кассовый ордер № 2 от 9 января 2008 г.  Выданы деньги под отчет в сумме 2001 рубль 42 копейки Пермяковой Е.Г. 
 
      Все операции по поступлению и расходованию денежных средств заносятся в кассовую книгу. В конце каждого рабочего дня в кассовой книге подсчитываются итоги операций за день, и выводится остаток денег в кассе на следующий день. Записи в ней ведутся в двух экземплярах под копирку, отрывные листы служат для отчета кассира. Синтетический учет ведется в журнале - ордере № 1, но так как учет на предприятии не автоматизиранный, журнал - ордер ведется вручную и является объемным документом. 
       Инвентаризация денежных средств в кассе должна проводиться на 1 число каждого месяца. Ревизия кассы проводится на основании приказа председателя кооператива, инвентаризационной комиссией и в присутствии кассира. Комиссия проверяет фактическое наличие денег и сверяет его с данными документов. По окончании проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств, в котором указывается количество наличных денег на начало проверки, а также сумма излишек или недостач. В СПК колхоз им. Свердлова инвентаризация наличных денежных средств в кассе не проводится. 
      Для учёта наличия и движения денежных средств в кассе организации используется счёт 50 «Касса». Счет активный, по дебету отражается остаток и поступление денежных средств в кассу, а по кредиту – выплата наличных денег из кассы. Рассмотрим схему записей хозяйственных операций по данному счету, на основе сводной ведомости. 
 
Таблица 5 - Схема записей хозяйственных операций по счету 50 «Касса» за январь 2008г

Корр. Счет	Содержание операции	Сумма, р.	Корр.    счет	Содержание операции	Сумма, р.
60  70  76  90  91  91-9	Сальдо на 1 июня    Возврат ранее выданных авансов   Возвращена излишне выплаченная заработная плата  Погашение части задолженности дебиторами  Поступила в кассу выручка от реализации продукции  Поступила в кассу выручка от прочей реализации  Поступила выручка из магазина  Дебетовый оборот	2658,26    20000,00  371,20  60121,56  2532511,30  3142,50  85385,50  2701532,06	10-5  10-8  26  44-1  51  60  70  71  76  84	Оплачено наличными приобретение удобрений  Оплачено наличными приобретение запчастей  Оплачены наличными общехозяйственные расходы  Оплачены наличными расходы на продажу  Сданы деньги из кассы на расчетный счет  Из кассы оплачен счет поставщика  Выдана из кассы заработная плата работникам  Выданы деньги под отчет  Выплачены алименты  Оплачено наличными ведение ссудного счета    Кредитовый оборот	3300,00  132,00  2167,00  396,00  1000000,0  289635,88  1324336,2  71452,4  7529,32  129,00  2699077,8
	Сальдо на 1 июля	5112,52

 
 
 
      Следует обратить внимание на проводки такого типа: Дт 10-5 Кт 50, эта проводка отражает расходы, связанные с покупкой.  Правильные проводки: Дт 10 Кт 60 – поступили удобрения от поставщиков, и Дт 60 Кт 50,51 – оплачен счет поставщика. А так же проводка: Дт 84 Кт 50 тоже записывается неверно, нужно: Дт 91 Кт 51. 
3.1.1 Организация движения денежных средств 
     Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. 
     Статья 67 ТК РФ регламентирует форму трудового договора, он должен заключатся в письменной форме, составляться в двух экземплярах, каждый из которой подписывается сторонами. Заверяется печатью работодателя. И после подписания один экземпляр передается работнику, другой работодателю. Трудовой договор включается в личное дело. 
     После того как заключен договор, работодатель издает Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1). В приказе также указывается наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а так же условия приема на работу и характер предстоящей работы. 
 
        После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу работодатель обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций. Затем с кассиром должен быть заключен договор о полно материальной ответственности в двух экземплярах: один передается кассиру, второй – в бухгалтерию (или в отдел кадров). 
       Действие договора распространяется на все время работы кассира с вверенными ему ценностями организации. По истечении срока его следует хранить в архиве в течение 5 лет. 
       Должностные обязанности кассира утверждении Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37. «Квалификационный Справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». 
Согласно данному справочнику кассир должен:  
- осуществлять операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность; 
- получать денежные средства и ценные бумаги в учреждении банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премии, оплаты командировочных и других расходов; 
        - вести на основании приходных и расходных документов кассовую книгу, сверять фактическое наличие денежных сумм и ценным бумаг с книжным остатком; 
- составлять кассовую отчетность и прочее. 
     Банк России устанавливает единые требования по оборудованию и укреплению сигнализационных помещений касс. Помещение кассы должно отвечать следующим требованиям: 
- быть изолированной от других служебных помещений; 
- иметь капитальные станы, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки; 
- закрываться на две двери: внутреннюю и внешнюю; 
- оборудоваться специальным окошком для выдачи денег; 
- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей; прочно прикрепленных к строительным конструкциям пола; 
- располагать исправным огнетушителем. 
    Стены должны быть капитальными. Если это кирпичная складка, то ее толщина должна быть не менее 500 мм. Перекрытия и перегородки так же должны быть капитальными.  
Некапитальные стены, перекрытия, перегородки необходимо укрепить металлическими решетками. 
      Дверь должна быть не менее 40 мм, иметь не менее двух врезных самозащелкивающихся замков, установленных на расстоянии не менее 300 мм друг от друга. Двери должны быть обиты с двух сторон листовой сталью. Окна должны быть не менее 200 х 300 мм. Если больше, то снаружи их следует укрепить металлической решеткой. 
      Вентиляционные шахты, короба и дымоходы должны быть оборудованы металлическими решетками.  
 
     Ключи то металлических шкафов и печати хранятся у кассира, которые запрещено передавать посторонним лицам, либо изготавливать неучтенные дубликаты. Ключи – дублеры должны хранится в пакетах, шкатулках, опечатанных кассиром, у руководителя организации или других уполномоченных на это лиц.  
       Не реже 1 раза в квартал проводится проверка ключей комиссией, назначенная руководителем организации, результаты которой фиксируются в акте.    
       Порядок ведения кассовых операций устанавливает требования к транспортировке денежных средств. Как правило,  сдачу денежных средств из кассы в банк может производить инкассатор, либо кассир. На данном предприятии сдает выручку в банк кассир. Руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств, а в случае необходимости транспортное средство.  
      Кассиру запрещается: 
- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей; 
- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем для их доставки; 
- передвигаться пешком или общественным транспортом; 
- выполнять различные другие поручения и отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.   
     Контроль за организацией бухгалтерского учета на предприятии возлагается на главного бухгалтера. 
     В должностные обязанности главного бухгалтера также входит: 
- организация работы по постановке и ведению бухгалтерского учета организации в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о ее финансовом положении; 
- формирование учетной политики; 
- обязанность возглавлять работу: подготовка и утверждение плана счетов бухгалтерского учета, форм первичных учетных документов, форм внутренней бухгалтерской отчетности, по обеспечению порядка ведения инвентаризации; 
- руководство формирования информационной системы бухгалтерского учета; 
- организация работы по ведению регистров бухгалтерского учета; 
- обеспечение точного и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета; 
- обеспечение контроля за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов; 
-  обеспечение: своевременное перечисление налогов и сборов в бюджеты; 
- обеспечение сохранности бухгалтерских документов и сдачи их в установленном порядке в архив; 
- обязанность руководить работниками бухгалтерии, организовывать работу по повышению их квалификации и прочее. 

3.2 Учет денежных средств  на расчетном счете  

    Денежные расчеты осуществляются организацией либо наличными деньгами, либо в виде безналичных расчетов. Безналичные расчеты осуществляются через банковские расчетные операции. 
    Для открытия расчетного счета необходимо предоставить в банк следующие документы: 
- заявление установленной формы на открытие счета, 
- нотариально заверенные копии устава, учредительного договора и регистрационного свидетельства организации,  
- справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика, 
- копии документов о регистрации организации в качестве плательщиков в Пенсионный фонд и Фонд обязательного медицинского страхования, 
- карточку с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера с оттиском печати организации по установленной форме, заверенную нотариально. 
    Взаимоотношение банка с клиентом регламентируются договором банковского счета. 
    Наличные деньги банк принимает на расчетный счет предприятия по объявлению на взнос наличными. Этот документ заполняют в одном экземпляре. В нем указывают источник поступления денежных средств, назначение взноса и сумму взноса цифрами и прописью. Клиенту банк выдает квитанцию, заверенную печатью и подписью кассира банка. Эта квитанция служит основанием для заполнения бухгалтером расходного кассового ордера и списания денежных средств из кассы. 
      Безналичные перечисления с расчетного счета предприятия банк производит на основании платежного поручения. Платежное поручение – это распоряжение владельца счета обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. 
     По платежным поручениям банк производит перечисления со счета за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в бюджет, во внебюджетные фонды, в пользу физических лиц, в других целях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Так, например, по платежному поручению № 14 от 23.01.2008 Администрация сельского совета перечислила  14203 рубля 2 копейки СПК колхоз им. Свердлова (получатель). В платежном поручении указываются следующие реквизиты: №, дата, вид платежа, сумма, плательщик, банк плательщика, получатель, банк получателя, соответствующие им ИНН и КПП и другие банковские реквизиты. 
 
Регистром аналитического учёта по расчётному счёту являются выписки банка. Такая выписка периодически поступает на предприятие и содержит все операции, проведенные за определенный период времени. 
     Также вместе с выпиской банк предоставляет все документы, на основании которых списываются или зачисляются денежные средства. Одним из таких документов является мемориальный ордер на основании которого с расчетного счета организации банк списывает суммы за кассовое обслуживание. Обрабатывая выписки банка, бухгалтер записывает остаток и зачисленные суммы по дебету счета, а списание по кредиту. 
         Для учета операций по расчетному счету предусмотрен активный счет 51. По дебету отражается остаток денежных средств на счете и поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, по кредиту списание денежных средств с расчетного счета. Регистром синтетического учета является журнал-ордер № 2  
 
Таблица 6 - Схема записей хозяйственных операций по счету 51 «Расчетный счет» за январь 2008г.

Корр.    Счет	Содержание операции	Сумма, р.	Корр.    счет	Содержание операции	Сумма, р.
	Сальдо на 1 января	2160638,95
50  60  62	Денежные средства переведены из кассы на расчетный счет  Возврат ранее выданного аванса  Поступили на расчетный счет денежные средства от покупателей  Дебетовый оборот	1000000,00  54119,84  2648534,20  3702654,04	60  67  68  69  99	С расчетного счета перечислено поставщику за поставленные товары, услуги  С расчетного счета произведены расчеты по долгосрочным кредитам и займам  Перечислены с расчетного счета платежи по НДС в бюджет  Перечислены с расчетного счета взносы в фонд социального страхования  Перечислены с расчетного счета проценты по кредиту  Кредитовый оборот	4533423,00  108000,00  316429,00  209093,6  48249,54  5215195,00
	Сальдо на 1 февраля	648097,8

 
 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ организации и УЧЕТА движения ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ.

 
    После изучения системы учета денежных средств в СПК колхоз им. Свердлова необходимо выделить ряд недостатков и наметить пути совершенствования. 
 
1.  Проведение инвентаризации. 
 
    Как уже было отмечено инвентаризация кассы на предприятии не проводиться. Однако ее проведение необходимо, чтобы избежать не выявленных фактов хищений и недостач. 
    Инвентаризацию денежной наличности в кассе организации проводит ревизор в присутствии главного бухгалтера и материально - ответственного лица.  
    По результатам ревизии составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) в двух экземплярах: первый передается кассиру, сдающему денежные средства и другие, хранящиеся в кассе; второй – кассиру, принявшему денежные средства и другие ценности в кассе; третий – в бухгалтерию.  
    При обнаружении недостачи или излишков ценностей по результатам инвентаризации кассир обязан указать причину их возникновения. По факту недостачи руководитель организации должен принять соответствующее решение и отразить его в акте. Как правило, сумма недостачи взыскивается  с кассира в полном объеме. Если вина кассира не доказана, сумма недостачи списывается на финансовый результат. 
    При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.  
    По итогам инвентаризации могут быть даны предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а так же могут быть вскрыты причины хищений и злоупотреблений. 
    В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются следующим образом: 
Дт 50  Кт 91 – оприходованы в кассу излишки; 
Дт 94  Кт 50 – отражена недостача наличных денег в кассе организации; 
Дт 73-2  Кт 94 – отнесена сумма недостачи на материально-ответственное лицо; 
Дт 70  Кт 73-2 – сумма недостачи удержана из заработной платы материально-ответственного лица; 
Дт 50  Кт 73-2 – сумма недостачи внесена материально-ответственным лицом в кассу.   
        2. Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии. 
 
Бухгалтерский учет в СПК колхоз им. Свердлова не автоматизированный. Все документы, действующие на предприятии заполняются вручную, это приводит к большим затратам человеческих ресурсов, а также при таком учете  наибольшая вероятность допущения ошибок.  
Для совершенствования и упрощения ведения бухгалтерского финансового учета предлагаю использовать новые компьютерные технологии, программы -  «1С: Предприятие». 
Эта программа строго соответствует законодательству и позволяет: 
- вести на одном компьютере бухгалтерский и налоговый учет нескольких предприятий в отдельных информационных базах; 
- использовать как общую систему налогообложения, так и упрощенную систему налогообложения; 
- современный эргономичный интерфейс делает работу бухгалтера максимально удобной и комфортной; 
- высокая автоматизация трудоемких расчетов облегчает повседневную работу бухгалтера, позволяет избежать ошибок и сэкономить время. 
     Текущая работа кассира включает, как правило, выдачу и прием наличных денег, а так же листа кассовой книги на каждый день. Рассмотрим, как это делается с помощью программы 1С: Бухгалтерия 7.7.   
     Для оформления поступления наличных денег в кассу используется приходный кассовый ордер. В меню выбираем Документы – Приходный кассовый ордер (рисунок 4). 
     В экранной форме нужно указать дату, корр. счет, от кого поступили и за что поступили деньги, сумма. Машина сама сформирует печатную форму приходного кассового ордера. Если нажать кнопку Печать, то можно увидеть эту форму. 
 
    продолжение

Рисунок 4 – Приходный кассовый ордер    
 
Аналогичным образом заполняется расходный кассовый ордер. 
 
 
 
Рисунок 5 – Расходный кассовый ордер 
 
Печатная форма – приложение . 
 
 
 
Рисунок 6 – Касса 
 
Чтобы сформировать кассовую книгу нужно нажать на кнопку Кассовая книга (рисунок 6).  
 
Сначала указывается период, на который нужно сформировать кассовую книгу. 
 
   
 
Рисунок 7 – Кассовая книга за период 
 
     Машина выдаст печатную форму кассовой книги в двух экземплярах. После вывода на печать документ оформляется следующим образом, разрезается по линии отреза, соответственно подшивается в кассовую книгу и  сдается в бухгалтерию в виде отчета кассира с документами за день. 
     Что касается платежных документов, программа также позволяет работать с ними с минимальными затратами труда.  
     В строке меню Журналы – Платежные документы – Новый.  Появятся несколько видов документа. Выбираем нужный нам.        
 
  Рисунок 8 – Выбор вида документа 
 
 
 
Рисунок 9 – Платежное поручение 
 
     Заполнив все реквизиты, также формируется печатная форма этого документа. Следует заметить то, что наименование получателей, счет не вводятся постоянно вручную, а заполняются с помощью справочников.  
С помощью программы работа кассира станет наименее трудоемкой, потребует меньше затрат времени и кассир может выполнять в свободное время другую работу. 
Но для автоматизации требуются следующие затраты: 
1)          Приобретение компьютера – 20000 р. 
2)          Приобретение программы – 15000 р. 
3)          Обучение кассира – 5000 р. 
Итого затраты: 40000 р. 
    Заработная плата кассира составляет 3500 р. Его годовая заработная плата: 3500*12 = 42000. 
     При введении автоматизации кассы, должность кассира совместит один из бухгалтеров. Тогда заработная плата этого бухгалтера составит: основная заработная плата (4000 р.)  плюс 50% ставки кассира. Итого 5750 р.  
     Ежегодная экономия составит 21000 р. 
То есть затраты окупятся (40000/21000=1,9) через 1 год 11 месяцев.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

 
     В данной работе была рассмотрена организация и учет движения денежных средств в СПК колхоз им. Свердлова. 
     В штате работников бухгалтерии имеется достаточное количество бухгалтеров, у которых четко распределены обязанности и каждый занимается своим делом. Что значительно улучшает процесс работы. 
    На предприятии имеются некоторые расхождения со стандартами ведения учёта, и поэтому предприятию необходима квалификация кадров.  
Что касается организации движения денежных средств, предприятию необходимо проведение инвентаризации денежных средств, что поможет избежать не выявленных фактов хищений.   Так же правильно оборудованная касса, так как предприятие не имеет изолированного помещения-кассы, она находиться прямо в бухгалтерии.   
Так же существует большой минус в организации трудового процесса – бухгалтерский учет не автоматизированный. Это приводит к тому, что на предприятии большой документооборот, и многие документы (журналы – ордера) являются документами достаточно громоздкими, работа в которых не удобна.  
    Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета предназначена универсальная программа массового назначения «1С: Бухгалтерия»  
Эта программа строго соответствует законодательству и позволяет: 
- вести на одном компьютере бухгалтерский и налоговый учет нескольких предприятий в отдельных информационных базах; 
- использовать как общую систему налогообложения, так и упрощенную систему налогообложения; 
- современный эргономичный интерфейс делает работу бухгалтера максимально удобной и комфортной; 
- высокая автоматизация трудоемких расчетов облегчает повседневную работу бухгалтера, позволяет избежать ошибок и сэкономить время.