Учет денежных средств и денежных документов в кассе

    В конце ведомости делают надпись  о фактически выплаченной сумме  и сумме, подлежащей депонированию, что удостоверяется подписью кассира. На общую сумму выданных по ведомости денежных средств составляют расходный кассовый ордер или же на платежном поручении указываются его реквизиты.

    Выдача  кассовых ордеров, платежных ведомостей на руки лицам, вносящим или получающим наличные деньги, не разрешается. Принимаются и выдаются наличные деньги по приходным и расходным кассовым ордерам в день их составления.

    При получении приходных и расходных  кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир проверяет:

    • наличие и подлинность подписи  главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;

    • правильность их оформления;

    • наличие перечисленных приложений;

    • на расходном кассовом ордере или  приложенных к нему документах, платежной ведомости — наличие и подлинность подписи руководителя организации.

    В случае выявления кассиром несоответствия в заполнении документов кассир возвращает их бухгалтеру для надлежащего оформления.

    Приходные и расходные кассовые ордера, платежные  ведомости при приеме или выдаче по ним наличных денег подписываются  кассиром, а на приложенных к ним  документах ставится штамп или подпись: «оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

    До  передачи в кассу ордера регистрируются бухгалтером в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1 или 1-а.

    Журнал  по форме 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, а по форме 1-а ведется  по усмотрению руководителя организации  и главного бухгалтера вместо журнала  по форме 1 и открывается один на приходные и расходные кассовые ордера.

    Все поступления и выдачу наличных денег  записывают в кассовую книгу (ф. №  КО-4). Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

    Записи  в кассовую книгу производит кассир в двух экземплярах через копировальную  бумагу шариковой ручкой до полного  использования листков кассовой книги, каждый ее лист состоит из двух равных частей.

    Неотрывная  часть листа (с горизонтальной разлиновкой) как первый экземпляр остается в  кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной разлиновки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

    Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге запрещены. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации. Операции по движению денежных средств следует записывать в кассовую книгу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому, заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, определяет остаток на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

    В организации может вестись книга  учета принятых и выданных кассиром наличных денег (ф. № 2к), если выдаются наличными белорусские рубли главным (старшим) кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (разработчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по проведенным операциям главному (старшему) кассиру.

    Контроль  за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. С этой целью он должен систематически анализировать записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и проверять соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе и расходование кассовой выручки в пределах установленных норм, использование полученных в банке наличных денег по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, а также кассовой выручки (выручки от реализации товарно-материальных ценностей, оказания работникам услуг и прочих денежных поступлений). Ответственность за соблюдением правил ведения кассовых операций несут руководитель организации, главный бухгалтер и кассир, а обслуживающие их банки проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций.

    Бухгалтерский учет кассовых операций. Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи из кассы предназначен активный синтетический счет 50 «Касса». Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту счета. Счет 50 «Касса» имеет пять субсчетов: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы», 50-4 «Валютная касса», 50-5 «Касса филиала».

    Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета, со специальных счетов в банке отражается следующей бухгалтерской проводкой: дебет счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации», кредит счетов 51 «Расчетный счет», 55 «Специальные счета в банках».

    Полученные  в кассу неиспользованные подотчетными лицами денежные средства отражаются бухгалтерской проводкой: дебет счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    Полученные  наличные денежные средства от учредителей  в части внесенных вкладов в уставный фонд организации отражаются бухгалтерской проводкой: дебет счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации», кредит счета 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 1 «Расчеты по вкладам в уставный фонд».

    На  сумму погашения дебиторской  задолженности составляют бухгалтерскую проводку: дебет счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации», кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

    По  кредиту счета 50 «Касса» отражается расход наличных денег. В зависимости  от назначения расходуемых сумм в  учете могут иметь место следующие операции по выдаче денежных средств из кассы. Выданы заработная плата работникам организаций, премии, материальная помощь, а также штрафные санкции: дебет счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 92 «Внереализационные доходы и расходы».

    При выдаче денежных средств на командировочные, хозяйственно-операционные расходы  подотчетным лицам, а также погашение  задолженности по авансовым отчетам: дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации».

    Внесены деньги из кассы на расчетный счет, специальные счета в банках: дебет счетов 51 «Расчетный счет», 55 «Специальные счета в банках», кредит счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации».

    Выявлена  недостача денежных средств в кассе: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации».

    Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется организацией при наличии в ее составе для выполнения уставной деятельности магазинов, автопарков, эксплуатационных участков и других подразделений, расположенных вне места организации и не являющихся обособленными подразделениями.

    На  счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные  документы» учитывают средства, вложенные  в денежные документы (марки государственных  пошлин и сборов, почтовые марки, оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха и санатории, извещения о денежных переводах и др.). Денежные документы  хранятся в кассе организации, их учет ведется по сумме фактических  затрат на их приобретение.

    На  сумму оплаченных путевок в санатории, дома отдыха составляют бухгалтерскую  проводку: дебет счета 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками», кредит счетов 51 «Расчетный счет», 55 «Специальные счета в банках», 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации».

    Стоимость принятой путевки (с учетом НДС) отражают бухгалтерской проводкой: дебет счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы», кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

    На  сумму выданных путевок за счет средств, оплачиваемых организацией, составляют бухгалтерскую проводку: дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы», кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».

    На  сумму поступившей оплаты за счет средств работников организации составляют бухгалтерскую проводку: дебет счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации», кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».

    При списании почтовых марок составляют бухгалтерскую проводку: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные  документы».

    Оприходование проездных документов, полученных от подотчетных лиц, отражается бухгалтерской  проводкой: дебет счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    При отнесении на себестоимость (издержки обращения) стоимости использованных проездных документов составляют бухгалтерскую  проводку: дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на реализацию», кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».

    Списание  стоимости проездных документов, приобретенных организацией для работников в качестве выплат социального характера, отражают бухгалтерской проводкой: дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы», кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».

    На  сумму поступивших и списанных (выданных) денежных документов в организации составляют приходные и расходные кассовые ордера. Аналитический учет ведется в книге учета денежных документов или в отдельном разделе кассовой книги, где на каждый вид денежных документов открывается разворот книги.

    Субсчет 50-4 «Валютная касса» используется организацией при осуществлении ею внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки. Для учета валютной кассовой наличности организация ведет отдельную кассовую книгу, записи в которой осуществляются в разрезе видов валют. Кассовая книга (ф. № КО-4в) заполняется в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. №43. Прием и выдача наличной иностранной валюты производятся по приходному кассовому ордеру (ф. № КО-1в) и расходному (ф. № КО-2в).

    Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для  учета кассовых операций в филиалах, представительствах, выделенных на отдельный баланс.

    Учет  наличия и движения денежных средств в кассе организации при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-4, которая ведется по данным отчетов кассира.

    Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в регистре должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

    Регистром бухгалтерского учета, в котором  на основании отчетов кассира и прилагаемых к ним первичных документов отражают кассовые операции при журнально-ордерной форме учета, является журнал-ордер № 1-АПК. В первой его части отражают кредитовые обороты счета 50 «Касса», а во второй — дебетовые обороты счета 50 «Касса».